E-Mail-Etikette: Wie man Leute nach Dingen fragt und tatsächlich eine Antwort erhält

Wenn das Schreiben eines Briefes vor hundert Jahren dem Hinsetzen mit jemandem in einem ruhigen Raum und dem persönlichen Gespräch entsprach, ist das Schreiben einer E-Mail heute so, als würde man jemanden über eine laute Kreuzung anschreien, während er zu einem Termin eilt.

Jeder ist überlastet und überfordert. Wir existieren in einem Zustand kontinuierlicher partieller Aufmerksamkeit, während wir flink zwischen E-Mails, Textnachrichten, sozialen Medien und dem Web hin und her wechseln. Die E-Mail, die Sie senden, konkurriert nicht nur mit anderen E-Mails um die Aufmerksamkeit von jemandem; es konkurriert mit allem.

Die Chancen stehen gut, dass Ihre E-Mail auf einem Telefon gelesen wird, ebenso wie über 50 Prozent der E-Mails. Wir überfliegen und trimmen unsere Posteingänge unterwegs, reagieren auf dringende Elemente und markieren weniger dringende Elemente, die erneut angezeigt werden sollen, wenn wir wieder an unseren Schreibtischen sind.

Das bedeutet, dass Ihre E-Mail höchstwahrscheinlich auf einen Blick verdaut wird, während der Empfänger am Telefon ist und zwischen anderen Aufgaben hin und her huscht. Im besten Fall wird Ihre Korrespondenz einen schnellen Blitz ihrer Aufmerksamkeit bekommen. Wenn es in diesem vorübergehenden Blick als überzeugend erachtet wird, werden sie wahrscheinlich später darauf zurückkommen. Machen Sie jedoch einen schlechten ersten Eindruck, und das Spiel ist vorbei, bevor Sie überhaupt anfangen.

Unsere information-addled Gehirne fordern einen neuen Ansatz für E-Mail. Wenn alle beschäftigt sind, ist der Respekt vor ihrer Zeit — indem sie so wenig wie möglich davon in Anspruch nehmen – ein wichtiger Weg, um die Menschen dazu zu bringen, Aufmerksamkeit zu erregen. Beim Verfassen von E-Mails bedeutet dies, klar, präzise und umsetzbar zu sein. Sie können dies mit ein paar einfachen Strategien erreichen:

Führen Sie mit der Frage.

Ohne abrupt oder aufdringlich zu sein, ist es wichtig, Ihre Frage an die Spitze Ihrer E—Mail zu setzen – wenn möglich innerhalb des ersten Satzes oder zwei. Ziel ist es, die Aufmerksamkeit des Lesers zu erregen und ihn die angeforderte Aktion sofort verstehen zu lassen. Wenn Sie viel Rigmarole vor Ihre Frage stellen, wird ein ungeduldiger Leser vielleicht nie dazu kommen.Nehmen wir zum Beispiel an, Sie wenden sich an den CEO eines Startups, das Sie bewundern, um sie zu einer Konferenz einzuladen. Sie könnten die Frage so positionieren:

Hallo Catherine — Das ist Mark Holland. Ich leite die beliebte Firestarters-Konferenz, die jedes Jahr über 5.000 Unternehmer ins Staples Center in LA zieht. Ich schreibe Ihnen, um Sie einzuladen, bei unserer Veranstaltung am 5. März 2016 zu sprechen.

Catherine weiß vielleicht nicht, was zum Teufel die Firestarters-Konferenz ist, aber sie weiß etwas Wichtiges: Worum es in dieser E-Mail geht (eine Einladung zum Sprechen). Sie kennt jetzt auch das Datum und den Ort der Veranstaltung und dass es ziemlich beeindruckende Besucherzahlen hat. Jetzt, da die Frage klar ist und ihr Interesse geweckt ist, liest sie eher Marks weitere Details, wo er Hintergrundgeschichte über das Ereignis und beeindruckendere Statistiken enthalten kann, um seinen Fall noch stärker zu machen.

In einer Welt mit kurzer Aufmerksamkeitsspanne ist es am besten, sofort auf den Punkt zu kommen und später zu erklären. Überlegen Sie, was in der zweizeiligen Nachrichtenvorschau angezeigt wird, die der Empfänger beim Scrollen durch seinen Posteingang sieht: Wird er seine Aufmerksamkeit erregen?

Stellen Sie Ihre Glaubwürdigkeit her.

Warum sollte es mich interessieren? ist die stillschweigende Frage, die in den Köpfen der meisten Menschen schwebt, wenn sie eine E-Mail öffnen, besonders wenn sie von jemandem stammt, den sie nicht kennen. Aus diesem Grund ist es entscheidend, Ihre Glaubwürdigkeit frühzeitig in der Botschaft zu etablieren. Sagen Sie Ihrem Leser, warum Sie anders sind, warum Sie erreicht sind oder warum sie auf Sie achten sollten.

Wenn Sie beispielsweise einer Marke eine E-Mail senden, um ein Sponsoring anzufordern, können Sie Ihre Glaubwürdigkeit stärken, indem Sie Datenpunkte über Ihr Publikum und die von Ihnen gewonnenen Auszeichnungen austauschen.

Hallo Tom — ich bin Tracy Black, die Redakteurin von Feed Daily, einer mit dem Webby award ausgezeichneten Website mit über 2 Millionen Besuchern pro Monat. Ich stelle eine neue Artikelserie zusammen, die sich an ehrgeizige junge Kreative richtet, und ich wollte sehen, ob Sie daran interessiert sind, sie zu sponsern?

Wenn Sie eine E—Mail an jemanden senden, den Sie kennen — z. B. wenn Sie sich mit einem Kollegen über eine dringende Aufgabe in Verbindung setzen -, können Sie Ihre Anfrage legitimieren, indem Sie angeben, dass Sie vom Chef unter Druck gesetzt werden (vorausgesetzt, das stimmt).

Hallo Tom — Ich verfolge, um zu sehen, ob Sie die neue E-Mail-Anmeldefunktion implementieren konnten? Der CEO möchte, dass dies bis Ende der Woche abgeschlossen ist.

Datenpunkte und Brute-Force sind natürlich nicht Ihre einzigen Optionen. Sie können Glaubwürdigkeit auch herstellen, indem Sie ein scharfer Beobachter der Person sind, die Sie in Verbindung treten. Sie könnten ihnen sagen, wie lange Sie ihre Arbeit verfolgt haben, was Ihnen an dem letzten Blog—Beitrag gefallen hat, den sie geschrieben haben, oder wie ihr Produkt verbessert werden könnte – natürlich mit Fingerspitzengefühl! Solange es nicht kriecht, Die meisten Menschen schätzen es, bemerkt zu werden, und es lässt sie dich wieder bemerken.

Machen Sie den Weg nach vorne klar.

Ich erhalte häufig E-Mails von Leuten, die an einer Art Wissensaustausch interessiert sind, aber nie klarstellen, wie sie möchten, dass ich Maßnahmen ergreife. Wollen sie einen Kaffee trinken? Wollen sie einen Anruf tätigen? Es ist unklar, was bedeutet, dass anstatt zu sagen: „Ja!“ Ich muss antworten, indem ich sie frage, wonach sie mich überhaupt fragen — oder, wahrscheinlicher, überhaupt nicht antworten.

Es ist viel wahrscheinlicher, dass Sie eine Antwort von jemandem erhalten, wenn klar ist, was der nächste Schritt ist. Das macht es dem Empfänger leicht, Ja zu Ihrer Anfrage zu sagen.

Nehmen wir an, Sie wenden sich an einen Filmregisseur, den Sie um Rat fragen. Mailen Sie sie nicht einfach mit:

Ich bin seit Jahren ein Fan Ihrer Arbeit und würde gerne Ihr Gehirn auswählen. Was sagst du?

Schlagen Sie stattdessen etwas Bestimmtes vor:

Ich bin ein langjähriger Bewunderer Ihrer Arbeit und habe größten Respekt vor Ihrer Filmkompetenz. Ich würde Ihnen gerne ein paar Fragen stellen, wie Sie Ihren ersten Film finanziert haben. Würden Sie nächste Woche 15-20 Minuten telefonieren? Mein Zeitplan ist weit offen den ganzen Tag Donnerstag und Freitag, wenn Sie Verfügbarkeit haben dann. Ich verspreche, es kurz zu halten.

Das zweite Beispiel verdeutlicht das Thema und die Tatsache, dass Sie nur einen kurzen Anruf tätigen möchten. Dies bedeutet, dass der Empfänger weiß, dass der Zeitaufwand minimal ist, und weil Sie bereits ein Kalenderdatum vorgeschlagen haben, weiß er, dass der E—Mail—Thread schnell und effizient geschlossen werden kann. Mit anderen Worten, Sie haben ihre Zeit respektiert, und sie wissen jetzt, dass der Umgang mit Ihnen keine weiteren Kopfschmerzen sein wird, die sie nicht brauchen.

Wenn Sie eine Frage stellen, schlagen Sie eine Lösung vor.

E-Mail ist kein guter Ort für Debatten. Daher Nachrichten, die nichts als eine Frage wie „Was denkst du über X?“ sind im Allgemeinen unwirksam. Beschäftigte Leute wollen Ihre Probleme nicht für Sie herausfinden und keine lange Antwort schreiben. Sie wollen Ja oder Nein sagen und dann zur nächsten Sache übergehen. Wenn Sie also eine Antwort erhalten möchten — und sich durchsetzen möchten – stellen Sie nicht nur Fragen, sondern schlagen Sie Lösungen vor.

Stellen wir uns vor, Sie senden Ihrem Chef eine E-Mail, um zu fragen, ob Sie an einer Konferenz teilnehmen können. Sie könnten schreiben:

Hallo Tina – Mir ist aufgefallen, dass die Leute bereits Hotels für die SXSW-Konferenz im nächsten Jahr buchen. Ich würde gerne gehen. Was meinst du?

Oder, Sie könnten schreiben,

Hallo Tina — Ich habe über Möglichkeiten nachgedacht, meine Arbeitsfähigkeiten zu bereichern, und es sieht so aus, als gäbe es nächstes Jahr auf der SXSW einige Referenten und Workshops, die sehr hilfreich wären. Ich kann auch einen Bericht zusammenstellen, um das, was ich gelernt habe, nach meiner Rückkehr mit dem Team zu teilen. Ich habe die Kosten geschätzt, und es sieht so aus, als würden ein Ticket, ein Hotel und ein Flugpreis das Unternehmen etwa 2.500 Dollar kosten. Glaubst du, die Firma könnte mich sponsern?

Die erste Nachricht ist kurz, aber faul und erfordert zahlreiche Hin- und Her-Nachrichten, um zu klären, worum es wirklich geht. Die zweite E-Mail ist länger, enthält jedoch alles, was für eine sofortige Lösung des Gesprächs erforderlich ist. Die Autorin hat ihre Hausaufgaben gemacht, Kosten und Nutzen sind klar und der Chef kann leicht ja sagen. Proaktiv in Ihrer Kommunikation zu sein, erfordert mehr Arbeit im Voraus, zahlt sich aber auf lange Sicht enorm aus.

Scannbar sein.

Verwenden Sie Aufzählungszeichen, Zahlen und / oder Fettdruck, um Ihre E-Mail überspringbar und verdaulich zu machen und die wichtigsten Punkte hervorzuheben. Wenn Sie sich über diese Art der Löffelfütterung von Informationen lustig machen, kommen Sie darüber hinweg. Bei E-Mails geht es darum, Ergebnisse zu erzielen und nicht das Leseverständnis Ihres Empfängers zu testen. Hier ist ein Beispiel, wie Sie die nächsten Schritte nach einem Kundengespräch zusammenfassen können.

Hallo Sharon— Toller Anruf gestern! Ich bin gespannt auf die nächsten Schritte. Hier ist eine Zusammenfassung dessen, was wir in der kommenden Woche besprochen haben, um unsere Frist einzuhalten: Aktionselemente für Sharon & Team:

– Genehmigen Sie überarbeitete Modelle (Fällig: Mo 4/9)- Stellen Sie die endgültige Kopie für Banner bereit (Fällig: Mi 4/11)- Liefern Sie hochauflösende Fotografie (Fällig: Mi 4/11)

iese E-Mail erfordert, dass der Client etwas tut, Sie möchten, dass die Aktionselemente aus der E—Mail herausspringen — also der fette Text — und leicht verdaulich sind – also die Aufzählungszeichen. Fälligkeitsdaten werden auch in Klammern gesetzt, damit sie leicht zu sehen sind.

Denken Sie daran: Wenn Sie wirklich Dinge erledigen wollen, hängt der Erfolg davon ab, dass es Ihrem Leser leicht fällt, die E-Mail schnell zu verarbeiten und die wichtigsten Punkte zu verstehen.

Geben Sie ihnen eine Frist.

Ist Ihre E-Mail dringend? Braucht es jetzt eine Antwort? In zwei Tagen? In zwei Wochen? Es mag Sie überraschen zu erfahren, dass vielbeschäftigte Menschen Fristen lieben, weil sie dabei helfen, genau dann Prioritäten zu setzen, wenn Dinge erledigt werden müssen. Tatsächlich habe ich festgestellt, dass E-Mails, die keinen Zeitplan haben, eher ignoriert werden. Sie möchten sicherlich nicht herrisch oder übermäßig anspruchsvoll sein, aber geben Sie Ihrem Leser einen höflichen Kontext für das Timing.

Wenn Sie einem engen Kollegen eine E-Mail über eine dringende Aufgabe senden, können Sie das Timing ziemlich einfach festlegen:

Damit das Projekt im Zeitplan bleibt, benötige ich nach Möglichkeit in den nächsten 24 Stunden eine Antwort von Ihnen.

Wenn Sie eine Einladung an jemanden richten, den Sie noch nicht getroffen haben, können Sie Ihre Follow-up-Timeline höflich teilen:

Ich bin sicher, dass Sie beschäftigt sind und Zeit haben möchten, über diese Gelegenheit nachzudenken. Ich melde mich in zwei Wochen, wenn ich nichts von dir gehört habe.

Oder sagen Sie, Sie möchten Ihrem Chef oder einem Kunden erlauben, eine Entscheidung abzuwägen, müssen aber vorwärts gehen, wenn sie nicht rechtzeitig antworten:

Wenn ich bis Freitag, den 17.

Das Einfügen einer Frist ist wie das Ablegen eines Ankers: Es behebt Ihre Anfrage in Raum und Zeit und macht es wahrscheinlicher, dass sie bemerkt und erledigt wird.

Schreiben Sie Ihre Betreffzeilen wie Überschriften.

Damit Ihre E-Mail gelesen werden kann, muss sie geöffnet werden. Ihr Ziel sollte es sein, eine Betreffzeile zu verfassen, die klar und im Idealfall provokativ ist. Es ist so, als würde man eine überzeugende Überschrift für einen Artikel oder Blog-Beitrag schreiben, auf den die Leute klicken sollen.

Angenommen, Sie sind ein erfolgreicher Musiker, der sich an einen Designer wendet, um das Cover für Ihre neue Platte zu erstellen. Sie haben ein anständiges Publikum, also erwarten Sie, dass das Album gut abschneidet. Sie könnten Folgendes verwenden:

Betreff: Design Gig

Es ist genau, aber es fehlt an Spezifität und lässt Ihre E-Mail wie ein bescheidenes Angebot klingen. Alternativ können Sie Folgendes verwenden:

Betreff: Cover-Design für eine hochkarätige Albumveröffentlichung?

Das ist immer noch genau, aber es weckt Neugier, indem es klarstellt, was genau das Projekt ist und eine gute Belichtung verspricht. Besonders wenn Sie eine „Ask“ -E-Mail an jemanden schreiben, den Sie noch nie zuvor getroffen haben, funktioniert die Betreffzeile wie ein erster Eindruck. Und Sie haben nur eine Chance, einen ersten Eindruck zu hinterlassen.

Bearbeiten Sie Ihre Nachrichten rücksichtslos.

Nachdem Sie Ihre E-Mail verfasst haben, überprüfen Sie sie mit einem unsympathischen Auge und entfernen Sie alles Unnötige. Von Anfang an klar und prägnant zu sein, spart Zeit für alle. Es braucht mehr Zeit, um eine enge und auf den Punkt gebrachte E-Mail zu erstellen, aber diese bearbeitete E-Mail wird auch viel wahrscheinlicher eine Antwort erhalten.Für ein zweites Auge auf Ihre E-Mails, überprüfen Sie diese 25 Apps, um Ihren E-Mail-Betreff, Körper und mehr zu perfektionieren.

Vorschau aller Nachrichten auf Ihrem Telefon.

Wie bereits erwähnt, wird Ihre E-Mail-Nachricht höchstwahrscheinlich zuerst auf einem Telefon geöffnet. Daher ist es ratsam zu verstehen, wie Ihre Nachricht in mobilen E-Mail-Apps aussehen wird. Was auf einem riesigen Desktop-Bildschirm verdaulich erscheint, sieht oft aus wie Krieg und Frieden auf einem Mobiltelefon. Zeigen Sie eine Vorschau Ihrer Nachricht auf dem kleinen Bildschirm an, und wenn sie immer noch viel zu lang aussieht, bearbeiten Sie sie rücksichtslos erneut. Wenn Ihre Nachricht den Eindruck erweckt, überwältigend zu sein, wird sie wahrscheinlich ignoriert.Stellen Sie sicher, dass Ihre E—Mails überall gut aussehen — und eine gute Leistung erbringen – mit unserem Leitfaden zum A / b-Testen Ihrer E-Mails, der Tools zum Testen Ihrer E-Mails auf Mobilgeräten enthält.

Wenn Sie der Meinung sind, dass dies alles nach viel Arbeit für eine kleine alte E-Mail klingt, denken Sie so darüber nach: Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Zielgruppe zu berücksichtigen und Ihre Nachricht im Voraus an ihre Aufmerksamkeitsspanne anzupassen, werden Ihre E-Mails effektiver sein, Sie werden eher bekommen, was Sie wollen, und Sie müssen letztendlich weniger Zeit mit E-Mails verbringen. Ist es nicht das, was alle wollen?

Alle Illustrationen des Künstlers Tomba Lobos aus dem Buch Abbestellen.