Eine detaillierte Checkliste für Ihre Familientreffpläne sorgt für Ordnung und geben Ihnen einen Anschein von Ordnung und Richtung, wie Sie versuchen, eine erfolgreiche Veranstaltung für den ganzen Clan zusammen.
Video: So planen Sie ein Familientreffen
Wo soll ich anfangen:
Idealerweise möchten Sie sich und Ihren Helfern mindestens sechs Monate bis 1 Jahr Zeit geben, um Ideen vorzubereiten, zu konsolidieren und alle bezüglich der Veranstaltung zu beraten. Dies sollte den Teilnehmern und geladenen Gästen auch genügend Zeit geben, Reisepläne und andere notwendige Reservierungen zu erstellen, sowie entsprechende Mitteilungen für die Auszeit von der Arbeit oder der Schule einzureichen. Wenn Sie bis zu einem Jahr vor dem Wiedersehen mit der Planung beginnen können, desto besser für Sie und die ganze Familie, da dies eine gründlichere Planung ermöglicht.
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Was Ihre Checkliste enthalten sollte:
Bei der Planung von Familientreffen ist kein Detail zu klein oder unnötig. Listen Sie alles auf und wenn möglich, behalten Sie Ihre Checkliste jederzeit bei sich, damit Sie zu jeder Tageszeit problemlos Aktualisierungen notieren können. Möglicherweise denken Sie plötzlich beim Einkaufen an etwas oder erinnern sich an eine Aufgabe, oder in der Schlange bei der Bank, oder stöbern Sie in Zeitschriften in Ihrem örtlichen Buchladen. Inspiration und kreative Ideen sind überall, also halten Sie Ihre Checkliste griffbereit.
*Tipp: Wenn Sie digital werden möchten, gibt es auch Online-Checklisten und webbasierte Projektmanagement-Tools, die Sie verwenden können, z. B. Checkvist oder Basecamp. Checklisten können online erstellt und zugewiesen werden, und die Mitglieder können die Aufgaben dann auf ihren eigenen Computern, Tablets oder Smartphones aktualisieren.
6 Monate oder mehr vor dem Familientreffen
- Organisieren Sie Ihr(e) Wiedervereinigungskomitee(e)
- Aktualisieren Sie das Familienverzeichnis; stellen Sie sicher, dass Telefonnummern und E-Mail-Adressen korrekt sind
- Kontaktieren Sie Familienmitglieder bezüglich vorgeschlagener Daten und Orte
- Beginnen Sie mit der Suche nach möglichen Veranstaltungsorten und Kosten
- Recherchieren und wählen Sie das Thema der Wiedervereinigung aus
5 Monate vor dem Familientreffen
- Synchronisieren Sie sich mit den Planungskomitees der Wiedervereinigung bezüglich des zu verfolgenden Themas
- Finalisieren Sie das /die Datum /e der Wiedervereinigung
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- Erstellen Sie ein detailliertes Budget
- Make or order reunion invitations
- Einladungen versenden
4 Monate vor dem Familientreffen
- Website für das Familientreffen einrichten; starten Sie Facebook- oder Twitter-Updates
- Wenn Sie Mahlzeiten selbst zubereiten, koordinieren Sie sich mit dem Food Preparation Committee bezüglich des Familientreffen-Menüs
- Wenn Sie einen Catering-Service haben, wenden Sie sich an mögliche professionelle Caterer und erhalten Sie Preisangebote
- Wenn Sie RSVPs von Familienmitgliedern erhalten, aktualisieren Sie die Reservierungen bei Bedarf beim Veranstaltungsort
- Wenden Sie sich bei Bedarf an Unterhaltungs- und andere Veranstaltungsperipheriegeräte
- Planen Sie Spiele und Aktivitäten
3 Monate vor dem Familientreffen
- Wenden Sie sich an einen professionellen Fotografen oder Videofilmer, um die Familienerinnerungsstücke zusammenstellen, die während des Familientreffens ausgestellt werden sollen
- Aktualisieren Sie die Website des Familientreffens mit hilfreichen Ressourcen, Karten und Links zum Familientreffen
- Informieren Sie Familienmitglieder über die Wettbewerbe, Talentpräsentationen und andere Aktivitäten, damit sie mit der Vorbereitung beginnen können
2 Monate vor dem Familientreffen
- Bestellen Sie Erinnerungsstücke an das Wiedersehen wie Stifte, Tassen, Hemden oder andere Kleidung
- Erstellen Sie einen Beispielplan für die während des Familientreffens geplanten Aktivitäten das Wiedersehen
- Kontaktbereich Restaurants, Hotels und andere Einrichtungen und fragen Sie nach Rabatten oder Gutscheinen für große Gruppen
1 Monat vor dem Familientreffen
- Senden Sie Erinnerungsblasten auf der Website des Familientreffens oder per E-Mail und Facebook/Twitter
- Kaufen Sie Ausrüstung, die für die Aktivitäten und Spiele verwendet wird
- Bestätigen Sie Reservierungen beim Veranstaltungsort, bei Unterkünften, Caterern, Unterhaltung usw.
- Themendekorationen für die Veranstaltung abschließen
1-2 Wochen vor dem Familientreffen
- Bestätigen Sie alle Last-Minute-Details mit Ihren Komiteemitgliedern
- Wenn ein Zieltreffen ausgewählt wurde, treffen Sie Petsitting-Vorkehrungen für alle pelzigen Angehörigen, die zu Hause bleiben
- Wenn Sie Lebensmittel für das Familientreffen liefern, planen Sie einen Einkaufsbummel
- Kaufen Sie bei Bedarf Last-Minute-Dekorationen und Zubehör
- Stellen Sie sicher, dass Souvenirartikel, Programme, Hemden und andere Materialien bereit und unterwegs sind
Ihre Checkliste sollte ständig aktualisiert werden, wenn Sie schließen Sie jeden Schritt des Planungsprozesses ab und synchronisieren Sie ihn auch mit anderen Familienmitgliedern, die Ihnen bei der Veranstaltung helfen. Auf diese Weise können Sie die verfügbare Zeit und Ressourcen maximieren und vermeiden, dass Sie bestimmte Schritte wiederholen oder Aufgaben aufgrund einer schlechten Organisation unnötig duplizieren müssen.