Die Erstattung darf den IRS-Satz für Geschäftsreisen nicht überschreiten. Parkplätze und Mautgebühren sind zusätzliche Abzüge, da sie nicht im Standardkilometerpreis enthalten sind.
Was ist ein „angemessener Zeitraum“? Die IRS gibt an, dass es sich um eine Situation mit Fakten und Umständen handelt. Es gibt jedoch Richtlinien, die festlegen, was einen angemessenen Zeitraum darstellt.
Wenn der Arbeitnehmer einen Vorschuss erhalten hat, muss dieser innerhalb von 30 Tagen nach dem Reisedatum gewährt worden sein. Die Kosten müssen innerhalb von 60 Tagen nach Zahlung der Kosten nachgewiesen werden.
Excess Erstattung- Jede überschüssige Erstattung muss innerhalb von 120 Tagen nach Erhalt einer Erklärung des Arbeitgebers zurückgegeben werden, die ausstehenden Fortschritte auflistet.Dies sind IRS-Richtlinien, und ein Unternehmen kann restriktivere Regeln implementieren. Zum Beispiel kann das Unternehmen eine Begründung für Ausgaben über 25 US-Dollar anstelle des IRS-Limits von 75 US-Dollar verlangen.
Ebenso kann das Unternehmen Meilen zu einem niedrigeren Satz als dem IRS-Standardsatz bezahlen. Erstattungen im Rahmen eines rechenschaftspflichtigen Plans sind kein zu versteuerndes Einkommen für Mitarbeiter und werden nicht in den 1040er Jahren der Mitarbeiter ausgewiesen. Nicht erstattete Ausgaben können von den Mitarbeitern nicht mehr abgezogen werden.
Nonaccountable plans
Die Alternative zu einem rechenschaftspflichtigen Plan ist ein Allowance- oder Nonaccountable-Plan. Per Definition ist ein nicht rechenschaftspflichtiger Plan einer, der die Anforderungen eines rechenschaftspflichtigen Plans nicht erfüllt.Routinemäßig beinhalten diese Pläne, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen festgelegten Betrag oder eine Zulage für Reisen zur Verfügung stellt. Der Arbeitnehmer berücksichtigt dem Arbeitgeber nicht die Ausgaben dieser Mittel.
Der Freibetrag ist das zu versteuernde Einkommen und sollte auf dem W-2 des Arbeitnehmers enthalten sein. Wie oben erwähnt, hat der TCJA die Auswirkung von Auslagen auf die Rendite eines Mitarbeiters erheblich verändert, da sie nicht mehr als Einzelabzug abzugsfähig sind.Dies erhöht die Wichtigkeit, Erstattungspläne zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wissen, wie sich diese Änderungen auf sie auswirken können
Gewöhnlich und notwendig
Unabhängig davon, ob eine Ausgabe vom Arbeitgeber erstattet wird oder auf den Arbeitnehmer fällt, gelten die gleichen IRS-Richtlinien. Eine Ausgabe muss nach den IRS-Regeln normal und notwendig sein.
Die Begriffe „gewöhnlich“ und „notwendig“ haben spezifische Bedeutungen für Steuerzwecke, und die gemeinsame Verwendung dieser Wörter ist hier nicht anwendbar.Gewöhnliche Ausgaben sind Ausgaben, die allgemein verwendet und von allgemeinen Industriestandards akzeptiert werden – das heißt, Ausgaben für Dinge, die normalerweise benötigt werden, um ein Unternehmen zu führen. Eine Ausgabe ist notwendig, wenn sie für die Führung des Unternehmens hilfreich und angemessen ist.
Konzentrieren Sie sich auf das Wort „hilfreich.“ Die Kosten sind hilfreich, aber nicht erforderlich, um einen Beruf oder ein Geschäft ordnungsgemäß durchzuführen.
Was gewöhnlich und notwendig ist, hängt auch von der individuellen Situation ab. Es kann normal und notwendig sein, Geschäfte mit einem Kunden in einem teuren Restaurant zu besprechen und einen Limousinenservice bei der Aushandlung eines Multimillionen-Dollar-Vertrags anzubieten. Im Gegensatz dazu wäre es nicht üblich und notwendig, dasselbe für einen Kunden zu tun, der jährlich 500 US-Dollar kauft.
Eine Ausgabe muss sowohl gewöhnlich als auch notwendig sein, um abzugsfähig oder erstattungsfähig zu sein. Der IRS hat auch das Recht, ein „verschwenderisches“ Kriterium auf Geschäftsausgaben anzuwenden und kann alle Ausgaben verbieten, die er für verschwenderisch oder extravagant hält. Dieses Kriterium wird normalerweise nur unter extremen Umständen angewendet.
Sowohl aus Sicht der IRS als auch aus ethischer Sicht ist es wichtig, dass alle Mitarbeitererstattungen ordnungsgemäß und gerecht gehandhabt werden. Dieser Bereich kann leicht missbraucht werden. Das Festlegen und Befolgen von Richtlinien für diese Ausgaben ist eine Notwendigkeit, damit ein Unternehmen finanziell rechenschaftspflichtig ist und IRS-Anfragen vermeidet. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Victor Evans unter [email protected] , Ross Walker bei [email protected] oder Ihren VonLehman Steuerberater.