Die Archivrecherche ist im Allgemeinen komplexer und zeitaufwendiger als die Sekundärrecherche und stellt Herausforderungen bei der Identifizierung, Lokalisierung und Interpretation relevanter Dokumente dar. Obwohl Archive ähnliche Merkmale und Eigenschaften aufweisen, können sie auch in erheblichem Maße variieren. Während öffentlich finanzierte Archive Mandate haben können, die verlangen, dass sie so zugänglich wie möglich sind, andere Arten, wie Unternehmen, religiös, oder private Archive, wird unterschiedliche Grade des Zugriffs und der Auffindbarkeit haben. Einige Materialien können auf andere Weise eingeschränkt werden, z. B. auf solche, die sensible oder Verschlusssachen enthalten, auf unveröffentlichte Werke oder auf Vereinbarungen mit dem Materialspender. Darüber hinaus sind Archivalien oft einzigartig, und der Forscher muss bereit sein, zu reisen, um sie zu erreichen. Selbst wenn Materialien in digitalen Formaten verfügbar sind, kann es Einschränkungen geben, die den Zugriff außerhalb des Standorts verbieten.
Auffinden von Archivbeständen
Vor der Online-Suche waren Unionskataloge ein wichtiges Instrument, um Materialien in Bibliotheken und Archiven zu finden. In den Vereinigten Staaten wurden der National Union Catalog und der National Union Catalog of Manuscript Collections von Forschern verwendet, um Archive zu lokalisieren, obwohl ein Großteil seiner Informationen seitdem in Online-Systeme migriert wurde.
Immer mehr Archiveinrichtungen lassen sich über eine Online-Suche finden. Darüber hinaus bieten Portale wie Europeana, die Digital Public Library of America und die National Library of Australia’s Trove Links zu Mitgliedsinstitutionen.
In Großbritannien hostet JISC den ArchivesHub, während das ArchiveGrid von OCLC ein internationales Portal für hauptsächlich bibliotheksbasierte Institutionen bietet, die MARC als Katalogisierungswerkzeug für ihre Bestände verwenden. Die Association of Canadian Archivists (ACA) hat sich mit dem Softwareunternehmen Artefactual zusammengetan, um ArchivesCanada zu erstellen, während die Australian Society of Archivists dieselbe Software für ihr Archivverzeichnis in Australien verwendet hat. Viele andere Online-Suchwerkzeuge wurden zur Verfügung gestellt, um die Suche und Entdeckung zu erleichtern, einschließlich des Location Register of English Literary Manuscripts and Letters, des Janus guide to archival materials in institutions in Cambridge, UK, und CARTOMAC: Archives littéraires d’Afrique.
Wenn ein Archiv nicht durch Online-Suche oder eine öffentlich gelistete Sammlung gefunden werden kann, muss ein Forscher seine Existenz möglicherweise auf andere Weise aufspüren, z. B. indem er den Zitaten und Referenzen anderer Forscher folgt. Dies gilt insbesondere für Materialien, die von Unternehmen oder anderen Organisationen aufbewahrt werden, die möglicherweise keinen Archivar beschäftigen und sich daher des Umfangs oder Inhalts ihrer Materialien nicht bewusst sind.
In sehr eingeschränkten Archiven kann der Zugriff nur auf Personen mit bestimmten Anmeldeinformationen oder Verbindungen zu Institutionen wie Universitäten und dann nur auf Personen mit einem bestimmten Niveau beschränkt sein. Diejenigen, denen die erforderlichen Anmeldeinformationen fehlen, müssen möglicherweise Einführungsschreiben von einer Person oder Institution anfordern, um sie dem Archiv zur Verfügung zu stellen.
Auffinden von Materialien innerhalb von Archivenbearbeiten
Archive enthalten normalerweise einzigartige Materialien, und ihre Organisation kann auch für die Institution oder Organisation, die sie verwaltet, völlig einzigartig oder eigenwillig sein. Dies ist ein wichtiger Unterschied zu Bibliotheken, in denen Material nach standardisierten Klassifizierungssystemen organisiert ist. Traditionell sind Archive dem Prinzip des Respekts des Fonds gefolgt, bei dem die Herkunft und die ursprüngliche Reihenfolge beibehalten werden, obwohl der Archivar einige physische oder intellektuelle Umordnungen vornehmen kann, um seine Verwendung zu erleichtern. Eine grundlegende Richtlinie für die Archivbeschreibung ist der International Standard of Archival Description (General) (ISAD / G oder ISAD), der vom International Council on Archives (ICA) erstellt wurde. Amerikanische Institutionen können sich auch an der Beschreibung von Archiven orientieren: ein Inhaltsstandard (DACS) und in Kanada nach den Regeln der Archivbeschreibung (RAD). Zu verstehen, wie Archivbeschreibungen und Findhilfen aufgebaut sind, wird als Archivintelligenz bezeichnet.Zusätzlich zu diesen Standards und Regeln für die Erstellung von Hardcopy- und Online-Listen und Katalogen können Archivare auch über APIs oder über die Codierungsstandards EAD (Encoded Archival description) (in Bezug auf die Fonds, Serien und Objekte) und EAC (Encoded Archival context) (die Organisationen und Personen, die die Archive erstellt haben) auf ihre Kataloge zugreifen.
Findhilfen sind ein häufiges Nachschlagewerk, das von Archivaren zum Auffinden von Materialien erstellt wurde. Sie kommen in einer Vielzahl von Formen, wie Register, Kartenkataloge oder Inventare. Viele Fundhilfen für Archivdokumente werden jetzt online als Webseiten gehostet oder als Dokumente hochgeladen, z. B. in den Sondersammlungen Rare Book & der Library of Congress. Der Detaillierungsgrad bei der Suche nach Hilfsmitteln kann von granularen Beschreibungen auf Elementebene bis hin zu groben Beschreibungen auf Sammlungsebene variieren. Wenn ein Archiv einen großen Rückstand an unverarbeiteten Materialien hat, gibt es möglicherweise überhaupt keine Findhilfe. Ab etwa 2005 wurde eine Ideologie, die als „Mehr Produkt, weniger Prozess“ oder MPLP bekannt ist, von vielen nordamerikanischen Sammelarchiven übernommen, um die Bearbeitungszeit zu verkürzen oder Rückstände zu verringern, um den Zugang zu Materialien früher zu ermöglichen.
Obwohl die meisten Archivrepositorien Forscher willkommen heißen und über professionelles Personal verfügen, das sie unterstützt, bedeutet die große Menge an Datensätzen, dass Suchhilfen möglicherweise nur von begrenztem Nutzen sind: der Forscher muss durch große Mengen Dokumente auf der Suche nach dem Material jagen, das zu seiner oder speziellen Untersuchung relevant ist. Einige Aufzeichnungen können aus Gründen der Vertraulichkeit für den öffentlichen Zugang gesperrt sein; und andere können in archaischer Handschrift geschrieben sein, in alten oder fremden Sprachen, oder in technischer Terminologie. Archivdokumente wurden im Allgemeinen für unmittelbare praktische oder administrative Zwecke erstellt, nicht zum Nutzen zukünftiger Forscher, und zusätzliche kontextbezogene Forschung kann notwendig sein, um sie zu verstehen. Viele dieser Herausforderungen werden noch verschärft, wenn sich die Aufzeichnungen noch in der Obhut der erzeugenden Stelle oder in privaten Händen befinden, wo Eigentümer oder Verwalter möglicherweise nicht bereit sind, externen Nachforschern Zugang zu gewähren, und wo Suchhilfen möglicherweise noch rudimentärer oder nicht vorhanden sind.
Consulting archival materialsEdit
On-SiteEdit
Archivalien werden normalerweise in geschlossenen Stapeln aufbewahrt und sind nicht zirkulierend. Benutzer verlangen, bestimmte Materialien aus den Archiven zu sehen und können sie nur vor Ort konsultieren. Nach dem Auffinden des relevanten Datensatzspeichers mithilfe einer Suchhilfe oder eines anderen Erkennungstools muss ein Benutzer die Anforderung möglicherweise an die Archive senden, z. B. mithilfe eines Anforderungsformulars. Wenn ein Archiv einen Teil seiner Bestände in einem separaten Gebäude oder einer separaten Einrichtung hat, kann es Tage oder Wochen dauern, bis Materialien abgerufen werden, sodass ein Benutzer seine Anfragen vor einer Konsultation vor Ort einreichen muss.
Ein Lesesaal ist ein Raum, normalerweise innerhalb oder in der Nähe des Archivs, in dem Benutzer unter Aufsicht des Personals Archivmaterial einsehen können. Die einzigartige, zerbrechliche oder empfindliche Natur einiger Materialien erfordert manchmal bestimmte Arten von Einschränkungen bei ihrer Verwendung, Handhabung und / oder Vervielfältigung. Viele Archive beschränken, welche Arten von Gegenständen von außen in einen Lesesaal gebracht werden können, wie Bleistifte, Notizblöcke, Taschen und sogar Kleidung, um sich vor Diebstahl oder Materialschäden zu schützen. Weitere Beschränkungen können der Anzahl der Materialien auferlegt werden, die zu einem bestimmten Zeitpunkt konsultiert werden können, z. B. die Beschränkung eines Benutzers auf jeweils eine Box und die Anforderung, dass alle Materialien flach und jederzeit sichtbar sind. Einige Archive bieten Grundversorgung einschließlich Altpapier und Bleistifte oder Schaumkeile für ungewöhnlich große Materialien unterstützen. Duplikationsdienste können im Archiv verfügbar sein, obwohl die Richtlinien, Kosten, und die erforderliche Zeit kann variieren. In zunehmendem Maße können Benutzer in Archiven auch ihre eigenen Geräte wie Handkameras, Mobiltelefone und sogar Scanner verwenden, um Materialien zu duplizieren. Die Verwendung von weißen oder anderen Handschuhen, die in Fernsehprogrammen beliebt sind, ist für den Umgang mit Archivdokumenten aufgrund von Bedenken hinsichtlich der Zerbrechlichkeit von Seiten und Text nicht unbedingt erforderlich. Sie können für die Handhabung von Bänden mit schlechten Bindungen erforderlich sein, wenn die Handschuhe für die internen Seiten entfernt werden, um die Übertragung von Schmutz und anderem Material zu verhindern, und sollten beim Umgang mit Fotos verwendet werden. Erkundigen Sie sich immer beim Archivar, ob Handschuhe erforderlich sind oder nicht.
Archive können aufgrund der Fragilität oder Beliebtheit des Originalarchivs auch den Zugriff auf Inhalte über Mikrofilm (einschließlich Fiche und anderer Formate) ermöglichen. Aus demselben Grund können auch digitale Kopien bereitgestellt werden. Bevor Sie um Zugriff auf das Original bitten, stellen Sie sicher, dass die neu formatierten Elemente für die gewünschte Verwendung geeignet sind. Gründe für die Beantragung des Zugangs zu Originalinhalten könnten die Notwendigkeit sein, ein Farbbild (architektonische Perspektiv- und Höhenzeichnungen, Karten und Pläne usw.) anzuzeigen.) oder aus Gründen der Zugänglichkeit (geringfügiger visueller Schwindel wird normalerweise nicht als Grund für den Zugriff auf Originale angesehen, da der Effekt durch langsameres Lesen des Films gemildert werden kann).Einige Materialien können Informationen enthalten, die die Privatsphäre und Vertraulichkeit lebender Personen betreffen, wie z. B. Kranken- und Studentenakten, und erfordern besondere Sorgfalt. Materialien, die möglicherweise personenbezogene Daten enthalten, wie z. B. Sozialversicherungsnummern oder Namen, müssen angemessen behandelt werden, und ein Archiv kann zensierte Kopien von Materialien bereitstellen oder den Zugriff auf Materialien aufgrund von Datenschutz- oder anderen rechtlichen Bedenken vollständig verweigern.
Off-site und elektronische materialienbearbeiten
Immer mehr Archivalien werden digitalisiert oder sind Born-digital, so dass sie über das Internet oder andere vernetzte Dienste außerhalb des Standorts abgerufen werden können. Archive, die über öffentlich zugängliche digitale Materialien verfügen, können ihre Bestände für Internetsuchmaschinen auffindbar machen, indem sie ihre elektronischen Kataloge und / oder Metadaten mithilfe von Standards wie dem Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) freigeben oder offenlegen. Einige Institutionen verfügen über Online-Portale, auf denen Benutzer frei auf digitale Materialien zugreifen können, die vom Archiv zur Verfügung gestellt wurden, z. B. das Archiv der New York Public Library oder das Archiv der Smithsonian Institution. Regierungen und ihre verbundenen Institutionen können diese „elektronischen“ oder „virtuellen“ Lesesäle verwenden, um Dokumente und Materialien hochzuladen, die von der Öffentlichkeit angefordert wurden, z. B. durch FOIA-Anfragen oder in Übereinstimmung mit den Offenlegungsrichtlinien für Aufzeichnungen.