10 Tipps für eine effektive E-Mail-Kommunikation

Die E-Mail-Kommunikation begann 1971, als Ray Tomlinson die erste E-Mail an sich selbst schickte. Während diese Technologie bereits 43 Jahre alt ist, werden täglich Milliarden von E-Mails gesendet. Manchmal lesen und senden wir täglich mehr E-Mails, als echte Menschen zu treffen. Dennoch begehen wir in der E-Mail-Kommunikation die gleichen Fehler, die wir zu unserem eigenen Besten vermeiden sollten. Wie können wir unsere E-Mails verbessern?

Nachfolgend finden Sie 10 Tipps für eine effektive E-Mail-Kommunikation:

Seien Sie klar und prägnant

Die meisten Menschen haben zu wenig Zeit am Tag, um E-Mails zu lesen und zu beantworten. Der Text der E-Mail sollte informativ und direkt sein. Halten Sie Ihre E-Mails kurz und klar, Ihr Leser wird es zu schätzen wissen. Erwägen Sie die Verwendung von Aufzählungszeichen oder das Schreiben einer separaten E-Mail für jedes Thema, das Sie für die Kommunikation mit jemandem benötigen.

Denken Sie daran: Lange E-Mails saugen Menschen das Leben aus.

Seien Sie höflich

Vermeiden Sie informelle Sprache, Jargon, Slang und unangemessene Abkürzungen, es sei denn, Sie haben gute Beziehungen zu jemandem. Denken Sie darüber nach, wie sich Ihre E-Mail emotional „anfühlt“. Wenn Ihre Gefühle missverstanden werden könnten, finden Sie einen anderen Weg, wie Sie Ihre Worte formulieren können. Sei freundlich, respektvoll und dankbar.
Möchten Sie wissen, wann Sie einen ungezwungenen, formellen, ernsten oder freundlichen Ton verwenden sollten?

Verwenden Sie eine klare Betreffzeile

Anhand einer Betreffzeile entscheiden Personen, ob sie eine E-Mail öffnen oder nicht. Viele Menschen erhalten eine große Menge an E-Mails, es ist wichtig zu beschreiben, was der Leser darin findet.

Achten Sie auf Rechtschreibung und Grammatik

Dies ist eine einfache Möglichkeit zu zeigen, dass Sie sich interessieren. Versuchen Sie, Ihre Nachricht laut vorzulesen, um Grammatikfehler oder unbequeme Formulierungen zu erkennen, die Sie sonst möglicherweise übersehen.

Denken Sie daran, dass E-Mails niemals privat sind

Ihre Nachricht könnte ohne Ihr Wissen an andere Personen weitergeleitet werden. Wenn Ihre Informationen streng vertraulich sind, stellen Sie sicher, dass sie an die richtige Person gelangen.

Setzen Sie Ihren Hauptpunkt an den Anfang

Wenn Sie eine Frage in einer E-Mail beantworten, setzen Sie die Antwort an den Anfang. Die meisten Leute lesen nicht gerne lange Absätze, um den Hauptpunkt am Ende der Nachricht zu erhalten.

Verwenden Sie die Antworttaste

Fügen Sie die vorherige Nachricht ein, wenn Sie eine E-Mail beantworten. Starten Sie keine neue E-Mail. Diese Praxis spart Ihre Zeit und die Zeit Ihres Empfängers.

Seien Sie umweltfreundlich

Vermeiden Sie das Drucken von E-Mails, wann immer dies möglich ist. Sie können Ihre Kommunikation besser organisieren und außerdem Bäume retten.

Vermeiden Sie es zu SCHREIEN

Verwenden Sie keine Großbuchstaben, es bedeutet Schreien. Es ist auch SCHWIERIGER, getippte Buchstaben zu lesen, die alle gleich groß sind, also geben Sie Ihren Lesern eine Pause.

Fügen Sie Ihre Unterschrift hinzu

Verstecken Sie sich nicht hinter einer E-Mail und geben Sie Ihren Namen an. Schließen Sie Ihre Nachricht je nach Situation mit „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Alles Gute“. Vergessen Sie nicht, den Namen einer Firma unter Ihren Namen zu schreiben.

Erkenne, dass es unmöglich ist, dich daran zu erinnern, sobald deine Nachricht gesendet wurde. Wenn Sie jemandem die falsche Nachricht senden, können Sie Ihr Geschäft oder Ihre Karriere beschädigen und ruinieren. Überprüfen Sie immer Ihre Nachricht und die Empfängerzeile, bevor Sie eine E-Mail senden.