ett projektledningskontor (PMO) är en grupp — intern eller extern till ett företag — som sätter, underhåller och säkerställer standarder för projektledning i hela organisationen. De är djurhållare av bästa praxis, projektstatus och riktning — allt på ett ställe.
”i slutet av dagen är PMOs på plats för att hjälpa orgs att leverera värde till sina intressenter till projekt och program”, säger Brian Weiss, vice president, practitioner career development of the Project Management Institute.
enligt PM Solutions research hade 85 procent av företagen en PMO 2016, en ökning med fem procent från 2014. De fann också att 30 procent av företagen utan PMO planerar att genomföra en.PMO: s roll kan förändras när artificiell intelligens och digital transformation tar tag, men i dagens affärsklimat, här är vad en PMO ska göra, vilka typer du bör överväga och vem som verkligen behöver en.
roller och ansvar för en PMO
A PMO ser till att företagets rutiner, praxis och verksamhet går rätt tid, på budget och allt på samma sätt. ”PMOs är där för att säkerställa projekt-och programframgång, och det är kritiskt eftersom organisationer levererar värde genom projekt och program”, säger Weiss. ”Hur de gör det beror på hur de är belägna inom organisationen.”
enligt PMI: s 2017-puls av yrket hade de företag som anpassade sin företagsövergripande PMO till Strategi 38 procent fler projekt uppfyller ursprungliga mål och affärsintentioner än de som inte gjorde det. De hade också 33 procent färre projekt som ansågs misslyckanden.
Michael Fritsch, vice president PMO på Confoe, som både tillhandahåller PMO-tjänster och hjälper företag att skapa sina egna interna PMOs, säger att en bra PMO:
- ger påtagliga, repeterbara, långsiktiga fördelar för verksamheten
- anpassar sig till företagets strategi och kultur
- är smidig nog att anpassa sig som strategiskift
- är en viktig möjliggörare för den högpresterande organisationen
- integrerar data och information från företags strategiska projekt/stöder balanserat styrkort
- möjliggör delning av resurser, metoder, verktyg och tekniker för projektframgång i hela företaget
- identifierar och identifierar utvecklar projektledningsmetodik, bästa praxis och standarder
- tränare, mentorer, tåg och ger tillsyn för projektledare och personal
Även om alla ovanstående är viktiga, säger Fritsch att det sista objektet också är ett sätt för företag att utveckla talang — även utanför PMO.
” det centret för excellens kan också vara karriärvägen”, sa han. ”Det herdar folk genom karriärutveckling.”Det är inte ovanligt, säger han, för projektledare att gå upp till verkställande nivå i ett företag. Detta är också en viktig del av retentionen, så att projektledare inom PMO inte ser det kontoret som slutpunkten för sin karriär (och eventuellt en återvändsgränd och lämnar).
För mer information om hur man skapar en framgångsrik PMO, se ” hur man utvecklar en PMO strategisk plan.”
olika typer av PMO
i ordning med minst stöd till mest stöd är de tre allmänna typerna av PMO stödjande, kontrollerande och direktiv.
- en stödjande PMO är ”kumbaya” – typen av PMO, säger Fritsch, där en PMO ger hjälp om det behövs. ”Kom in, vi ger dig ideer, ger dig bästa praxis och du kan ignorera oss helt och vi säger ingenting.”
- en kontrollerande PMO är inte helt hands off men det är inte heller en uppgiftsmästare. ”Det sätter i viss grad kontroll över projekten”, säger Fritsch. Det ger FÖRETAGET mallar, förfaranden och rapportering. Det är ”den mid-point sweet spot för att upprätthålla vissa standarder, vilket ger allt det stödet, men PMO ansvarar inte för allt”, sa han och tillade att detta är den vanligaste typen av PMO.
- ett direktiv PMO är där PMO leder projektledning av arbetet, stöder och kontrollerar världen och lämnar inget utrymme för wiggle room om att följa de mallar, procedurer och rapporteringskrav som beskrivs av PMO. Dessa är vanligast i högt reglerade, högriskmiljöer.
PMOs kan också vara internt eller externt vänd. Interna PMOs ”överbrygga klyftan mellan lag som gör smidig utveckling och mycket iterativ utveckling”, säger Jeff Grieshaber, senior manager på World Wide Technology. De är också vanliga i organisationer som kör stora program i affärsprocessomvandling.
externa PMOs har många av samma egenskaper som interna, men är också ”riktigt bra på att kommunicera med kunderna och intressenterna och produktteamen som gör utvecklingen av det arbete du hanterar”, säger Grieshaber.
PMOs, som allt, kommer att utvecklas och förändras under den digitala revolutionen. Gartner förväntar sig att PMO: s roll förändras på grund av digital transformation, särskilt när artificiell intelligens blir mer genomgripande och tar på sig traditionella PMO-funktioner. År 2030 förutspår de att flera PMO som nu kan existera inom en organisation kommer att ”sammanfoga till en funktion som handlar om förändring, strategi, projektutveckling och organisationsstyrning”, enligt EN April 2017-rapport.
behöver du en PMO?
det bästa stället att börja när man överväger om du behöver en PMO är att ta en bra, hård titt på hur ditt företag fungerar och se om olika segment av it redan arbetar tillsammans över system och grupper i harmoni, eller om de fungerar som silor med olika system och inte ofta pratar med varandra. Om ditt företag är det senare kan en PMO hjälpa till. Om du håller på att genomföra några betydande projekt eller strategiförändringar — eller den strategi du redan har inte uppfylls, kan en PMO vara rätt för din organisation.
”om du kör projekt har projekten en betydande kostnad eller har betydande påverkan, då kan du verkligen dra nytta av PMO”, säger Fritsch. ”Visst, ju större projekt, desto större budget, ju mer det finns projekt, desto mer kan du dra nytta av en PMO.”
vad företag känner igen som PMOs idag kanske inte är vad de ser i framtiden. Gartner förväntar sig att antalet It-PMOs kommer att minska till följd av den digitala revolutionen, även om vissa kommer att förvandlas till förändringshanteringsfunktioner och bli en del av C-nivåstrategifunktionen. Analysföretaget förväntar sig också att partnerskap mellan människor, smarta maskiner och AI år 2030 kommer att eliminera ”cirka 80 procent av” arbetet ”som representerar huvuddelen av dagens projektledningsdisciplin, praxis och aktiviteter”, enligt rapporten. För PMO-proffs betyder det att anpassa beteende och praxis. För företag betyder det att omfamna förändringar i yrket till förmån för sina organisationer — och deras bottenlinjer.