genomföra korrekt pre-employment screening är ett kritiskt steg i att anställa en anställd vid University of Florida. Det gör det möjligt för anställningschefen att fatta ett välgrundat beslut om hyran och för att skydda investeringen som anställningschefen håller på att göra. Screening före anställning inkluderar en kriminell bakgrundskontroll, utbildningsverifiering, erfarenhetsverifiering, referenskontroll och hälsobedömning, när så är lämpligt.
UF samarbetar med First Advantage för att effektivisera processen för att genomföra följande screenings före anställning:
- kriminell bakgrundskontroll
- Utbildningsverifiering
- anställningsverifiering
anställningschefer måste fortfarande personligen utföra referenskontroller på sina anställningar. Denna typ av screening före anställning kommer att ge Uf-anställningschefer viktig information om sina anställningar som kan ha en kritisk inverkan på deras anställningsbeslut. För mer information om referenskontroll, inklusive tips eller frågor att ställa, besök sidan genomför en användbar referenskontroll i Ufhr Hiring Center.
First Advantage är ett globalt företag som för närvarande betjänar mer än 35 000 organisationer över hela världen och genomför bakgrundskontroller i mer än 200 länder. Genom UF: s partnerskap med First Advantage kan Uf-anställningsavdelningar uppleva följande fördelar:
- initiera brottslig bakgrundskontroll, utbildningsverifiering och anställningsverifiering genom myUFL-systemet
- spåra alla inlämnade förfrågningar via sin egen portal
- ändra begäran om ett fel (dvs. e-postadress till kandidaten) gjordes
- Avbryt begäran
- ta emot meddelanden när begäran är i vart och ett av följande steg: ordern har skickats till arbetstagaren, ordern har slutförts och ordern har fastställts berättigad eftersom arbetstagarens brottsliga uppdrag är bakgrundskontroll återvände tillfredsställande.
dessutom kommer Uf nyanställda att interagera med First Advantage genom deras lättanvända och mobila vänliga gränssnitt för att underteckna det elektroniska samtyckesformuläret, tillhandahålla nödvändig information för begäran och följa utvecklingen av deras screening före anställning.
åtkomst till systemet
för att komma åt eller skicka in en bakgrundsscreening genom First Advantage måste du ha en av följande säkerhetsroller:
- Uf_epaf_department Admin
- Uf_epaf_level 1 godkännare
För att begära dessa roller måste du fylla i lämpliga utbildningskurser för dessa roller och skicka en begäran via din Säkerhetsadministratör för avdelningen (DSA). För ytterligare information om utbildningen, besök Job and Position Action toolkit. En lista över säkerhetsadministratörer för din avdelning finns i verktyget säkerhetsroller.
verifiering/Screening Typ
för att förenkla beställningsprocessen har följande paket skapats för att rymma följande typer av anställningar:
| paket | typ av hyra |
| basic+Edu+exp verf | detta paket är specifikt för lön/vanlig fakultet, lag, tillägg och postdoktor som är nya eller återvänder till Uf. Denna typ av kontroll inkluderar brottslig screening, verifiering av högsta utbildningsnivå (inklusive gymnasieexamen), verifiering av de senaste 10 åren av anställning och den globala sanktionslistan, inklusive USA: s terroristlista. |
| Basic | detta paket är speciellt för Ops-personal, studenter och doktorander. Endast brottslig screening utförs för detta paket.
(valfritt) detta paket kan användas för att genomföra en brottslig bakgrundskontroll av UF-anställda som överför från en avdelning till en annan på samma löneplan (dvs. Lag till lag). |
| Edu+Exp Verf | detta paket är endast för lön/ordinarie fakultet, lag, adjungerade och postdoktor anställer som är nya eller återvänder till UF och kommer att gå igenom FBI / 435 Livescan check.
detta paket används också för OPS-personal, studenter och doktorander som anställs i en lön/vanlig fakultet, lag, adjungerade och PostDoc-position. viktig anmärkning: första fördelen kommer inte att leda FBI eller 435 livescan. Anställningsavdelningar kommer fortfarande att behöva utföra dessa typer av kontroller via UFHR. |
anställningsverifiering
första fördelen kommer att försöka nå ut till kandidatens arbetsgivare tre gånger inom tre dagar för att utföra anställningsverifiering. Om de inte kan nå arbetsgivaren kommer de att avsluta sitt försök och sedan måste anställningsavdelningen arbeta med kandidaten för att slutföra anställningsverifieringen. Anställningsavdelningen behöver bara utföra anställningsverifiering för att uppfylla de års erfarenhet som krävs för tjänsten.
Utbildningsverifiering
första fördelen kommer att verifiera en examen från en utbildningsinstitution. First Advantage kan bekräfta ett gymnasieexamen upp till doktorsexamen och kan verifiera utbildning inom eller utanför USA om First Advantage inte kan verifiera arbetstagarens utbildning, måste anställningsavdelningen få lämplig dokumentation (ett gymnasieexamen för gymnasiet eller officiella utskrifter för eftergymnasiala grader).
kriminell bakgrundskontroll
First Advantage kommer att genomföra en kriminell bakgrundskontroll på länsnivå för alla platser som arbetstagaren kan ha bott. Sökta platser baseras på adresser som finns i arbetstagarens kredithistoria och/eller tillhandahålls av arbetstagaren vid tidpunkten för undertecknandet av samtycket.
För mer information eller instruktioner om hur du skickar in en beställning, läs Bakgrundsscreeningen med hjälp av First Advantage simulation and instruction guide.
viktig anmärkning: Alla beställningar måste begäras genom alternativet direkt fördel i första fördel, inte anställningsundersökning.
meddelande till förfrågare
När en beställning skickas, om rutan ”CC: Recruiter on Invitation Email” är markerad, kommer förfrågaren att få ett e-postmeddelande när inbjudan skickas till arbetstagaren. I detta system är ”rekryterare ”detsamma som” requestor.”
dessutom kommer förfrågaren att få ett meddelande när ett påminnelsemail skickas till kandidaten, när First Advantage slutför beställningen och när ordern betecknas som berättigad.
anmälan till kandidater
First Advantage skickar det första inbjudningsmeddelandet till kandidaten strax efter att beställningen har skickats. Kandidaten har sex dagar på sig att svara på det första inbjudningsmeddelandet, och First Advantage skickar ett påminnelsemail till kandidaten var 24: e timme.
beroende på kontrollen och platsen för sökningen kommer First Advantage att nå ut till kandidaten via e-post om ytterligare information krävs. Om den nödvändiga ytterligare informationen är för en sökning inom USA, har kandidaten 48 timmar att svara. Om den nödvändiga informationen är för en sökning utanför USA, har kandidaten 72 timmar att svara.
Sök efter en Order
alla begärare har möjlighet att granska status och resultat av sina order, och de kan söka efter sina order antingen genom Director Advantage eller Employment Screening i First Advantage. Varje alternativ ger olika sökresultat.
direkt fördel
det här alternativet låter dig bara leta efter beställningar som initierats av begäraren, som inte har slutförts av kandidaten eller som har slutförts av First Advantage.
anställningsundersökning
detta alternativ gör det möjligt för begärare att söka efter order som de initierade och även order som initierades av andra Uf-begärare. Detta tillåter dig dock bara att söka efter beställningar som har slutförts av kandidaten.
status och slutresultat
När du söker efter en order kan den som begär det se status för två olika åtgärder: profilstatus och orderstatus.
profilstatus
profilstatus anger den anställdes svar på inbjudningsmeddelandet och det elektroniska samtyckesformuläret. Se följande lista över status:
| Status | Definition |
| inte startat | anställd har inte svarat på inbjudan e-post eller har inte börjat fylla i formuläret. |
| startad | anställd är i färd med att tillhandahålla all nödvändig information och underteckna samtyckesformuläret. |
| Completed | samtyckesformuläret är komplett och redo för första fördelen för att påbörja sökningen. |
orderstatus
orderstatus återspeglar framstegen i sökningen som utförs av First Advantage. Status inkluderar:
| Status | Definition |
| ej beställt | första fördelen har inte påbörjat sökningen eftersom arbetstagaren inte har fyllt i samtyckesformuläret. |
| pågår | första fördelen utför alla begärda sökningar efter ordern. |
| Decisional | första fördelen har slutfört ordern, och ordern faller i en av följande situationer:
1.) Avvikelse mellan informationen från arbetstagaren och informationen första fördelen kunde verifiera. detta betecknas med ordet” gul ” bredvid det beställda objektet på rapporten. Anställningsavdelningarna måste granska rapporterna / resultaten för dessa artiklar, förutom den brottsliga bakgrundskontrollen. |
| kvalificerad | första fördelen har slutfört ordern, och ordern faller i en av följande situationer:
1.) Inga skillnader hittades mellan informationen från arbetstagaren och informationen First Advantage kunde verifiera. detta betecknas med ordet ”grön” eller ”grön O” bredvid det beställda objektet på rapporten. Anställningsavdelningarna måste fortfarande granska rapporten / resultaten för att säkerställa att utbildningsverifieringen och erfarenhetskontrollerna returneras tillfredsställande. |
| Ej stödberättigande | en beställning kommer endast att placeras i denna status efter att UFHR konsulterat anställningsavdelningen. När en order placeras i denna status kommer lämpliga Pre-negativa och åtgärdsbrev att utfärdas till arbetstagaren. |
häva erbjudandet och Fair Credit Reporting Act
om en rapport returnerar otillfredsställande, får en anställningsavdelning inte upphäva erbjudandet utan att först samråda med UFHR. I enlighet med lagen om rättvis kreditrapport måste UFHR utfärda två brev till arbetstagaren innan erbjudandet upphävs. Detta ger arbetstagaren möjlighet att utöva sina rättigheter att bestrida informationen enligt Fair Credit Reporting Act (FCRA). För mer information om Fair Credit Reporting Act, klicka här.