hyr en virtuell assistent och börja delegera

det kommer en tid i varje småföretagares liv när de tittar på sin att göra-lista och inser att de helt enkelt inte kan få allt gjort. För många e—postmeddelanden för att svara, för många kunder ombord, för många marknadsföringskampanjer för att organisera-oavsett fall behöver du hjälp. Ange: virtuella assistenter.

virtuella assistenter (VAs) är avlägsna entreprenörer som kan ta på sig ett antal ”udda jobb” i ditt företag. De kan fokusera på en specifik uppsättning administrativa uppgifter, eller de kan fungera som en jack-of-all-trades. Hur som helst, delegera till en VA hjälper dig att växa ditt företag utan att bränna ut.

hur man vet om du behöver en virtuell assistent

det kan vara svårt att identifiera tipppunkten för när man ska anställa en virtuell assistent, men det finns några vanliga tecken på att det är dags att börja delegera:

• du arbetar långa timmar regelbundet. Speciellt om mycket av din tid spenderas på att göra repetitiva eller tråkiga uppgifter som att svara på sociala medier kommentarer eller kundservice e-post, kanske du vill tänka på att delegera till en VA. Vi pratar om mer än en dålig vecka här eller där—leta efter mönster av dessa långa, tråkiga timmar som händer i flera veckor i rad.

• du förlorar kunder eller kunder eftersom du inte kan svara på e-postmeddelanden i tid. När du börjar förlora pengar eftersom du inte kan hålla jämna steg med din e-post behöver du absolut hjälp. Att förlora kunder är inte ett alternativ för ett växande företag.

• du spenderar din tid på uppgifter med lägre värde. Det här är ditt företag, och du borde spendera din tid på att lägga till värde för företaget på ett sätt som bara du kan. Administrativt arbete är en specifik kompetens, men det är en som du kan delegera. Din hjärna? Det är inte överförbart.

• du gör arbete du inte gillar. Om du gillar några av de tråkiga uppgifterna, håll dig med alla medel. De kan ge dig energi eller gnista ideer som du annars inte skulle ha. Men se till att du gillar ditt arbete. Att göra uppgifter som du ogillar kan leda till utbrändhet, vilket kommer att ha en negativ inverkan på din produktivitet—och ditt företag.

kör siffrorna

din mentala hälsa är den viktigaste faktorn här, men du driver ett företag, så du måste ta en titt på bottenlinjen och väga det mot eventuell överhängande utbrändhet. När det gäller det måste du vara säker på att din assistent sparar mer pengar än vad de kostar.

börja med att spåra din tid. Det är något du borde göra ändå: Det är ett enkelt sätt att upptäcka ineffektivitet och se exakt var din tid går—jämfört med vart du tror att den går. Kolla in vår lista över de bästa tidsspårningsverktygen för att komma igång och hitta det bästa valet för dig. När du väl vet hur mycket tid du spenderar på varje uppgift är det dags att göra lite matematik.

Scenario #1: du spenderar sex till åtta timmar / vecka på att hantera kundfrågor via telefon och e-post. Vid $22/hr skulle det kosta dig $132-176 / vecka för att lägga ut till en virtuell assistent. På samma sex timmar kan du göra något annat (fakturerbart klientarbete, öka marknadsföringsinsatserna på Instagram, vad som är meningsfullt för ditt företag) som skulle göra dig $300-400. I det här fallet visar siffrorna att det är ekonomiskt meningsfullt att få en VA.

Scenario # 2: du spenderar tre timmar/vecka på att hantera en administrativ uppgift på högre nivå som kräver viss bakgrundskunskap om både branschen och din verksamhet/produkt (t.ex. prata med tillverkare). Du måste hitta en VA som har samma nivå av bakgrundskunskap du gör (och betala högre priser i enlighet därmed—säg $30-35/timme), och du har inte en omedelbart lönsam uppgift du kan göra med den tid du skulle spara. I det här fallet är det inte värt att hyra en VA för dig-ännu. När du har tillräckligt med andra uppgifter att delegera, kan du lämna det här, men för tillfället är det mest ekonomiskt att hålla lastbilstransporter längs dig själv.

Scenario # 3: Du har analyserat dina tidsloggar och funnit att du spenderar fem till sju timmar/vecka på administrativt arbete. Du har cirka två till tre timmars lönsamt arbete du kan göra på den tiden, så du skulle mer eller mindre bryta jämnt genom att anställa en assistent. Detta är ofta den svåraste positionen att vara i, eftersom det inte finns någon omedelbar monetär vinst att ha. Om du hatar administratörsarbetet och bara vill ha det av din tallrik, är det värt att anställa en assistent—om bara för din sinnesfrid och för att undvika utbrändhet. Det kan också vara bra att anställa en assistent nu om du har en hektisk säsong som kommer upp om tre månader: när den hektiska säsongen träffar, har du din VA helt ombord. Om du dock tycker om att använda dessa administrativa uppgifter för att varva ner i slutet av en arbetsdag, är delegeringstrycket avstängt.

virtuell assistent vs. personlig assistent

om du har bestämt att du behöver hjälp är det fortfarande värt att bestämma: är en virtuell assistent vägen att gå? Ibland kan en personlig assistent vara det du letar efter. Här är några saker att tänka på när du fattar det beslutet:

• typer av uppgifter: om ditt företag innebär mycket att packa upp föremål för leverans eller köra lokala ärenden, behöver du en personlig assistent.

• din föredragna kommunikationsform: om du är helt bekväm att kommunicera via SMS, e-post, Slack och enstaka telefon-eller videosamtal, kommer en fjärrva att göra tricket. Om du upptäcker att du trivs med kommunikation ansikte mot ansikte kan du ha problem med att hantera en virtuell assistent.

• tillgänglighet och kostnad för talang: beroende på var du bor kanske du inte kan hitta en lokal assistent med den kompetens du behöver. Alternativt kanske du inte har råd med en lokal assistent med den kompetens du behöver. Det skulle vara en bra tid att vända sig till en VA.

hur man hittar och hyr en virtuell assistent

Du vet att du behöver en VA och du har en ganska bra uppfattning om vilken typ av arbete de ska göra för dig. Nästa steg: hitta någon. Att hitta, anställa och ombord på en entreprenör är en djupgående process, men här är några riktlinjer för att komma igång.

var ska man leta efter en virtuell assistent

det bästa sättet att hitta en virtuell assistent är att be ditt nätverk om hänvisningar. Precis som med alla positioner är människor som kommer med en rekommendation mycket mer benägna att ha det du letar efter. Börja med att publicera på LinkedIn, liksom eventuella Slack-eller Facebook-grupper för företagare. Se till att inkludera de typer av uppgifter som du letar efter hjälp med och vilken typ av verksamhet du kör. Ju mer specifik du är, desto bättre kvalitet på remisser människor kan skicka dig.

Om du inte kan hyra genom hänvisningar, här är några andra alternativ:

använd en virtuell assistenttjänst.

virtuella assistenttjänster är i grunden onlinebyråer för virtuella assistenter. Det betyder att du inte behöver skaffa assistenten själv, vilket kan spara lite tid. Nackdelen är naturligtvis att du är mindre benägna att få någon specialiserad på din specifika typ av affärsmodell eller bransch.

• Zirtual riktar sig specifikt mot entreprenörer och yrkesverksamma. Planerna börjar på $398 / månad för 12 timmars uppgifter från en USA-baserad, högskoleutbildad assistent.

• UAssistMe är billigare men har mer fokus på strikt administrativt arbete (e.g., bokföring, kundservice, transkriptioner och e-posthantering). Planerna börjar på $299 / månad för 20 timmars uppgifter.

använd en allmän frilansmarknad.

Frilans marknadsplatser tillåter entreprenörer att i huvudsak slå sitt arbete till dig. Du kan lägga upp de uppgifter du behöver gjort, och folk kommer att svara med sin information och priser. Att använda en marknadsplats kan öppna dig för många kvalificerade entreprenörer, men det kommer med en nackdel: du måste söka igenom ett stort antal applikationer, många av dem inte så bra. (Populära inlägg kommer att få allt från 25 till 100 bud, och ibland mer). Du är också tvungen att gå igenom företagets meddelandesystem och faktureringsverktyg eftersom entreprenörer straffas för att flytta utanför det inbyggda systemet. Det faktum att entreprenörer måste redogöra för de avgifter som marknaden tar ut dem ofta innebär att du kan få bättre priser på annat håll.

• Guru Har över tre miljoner entreprenörer över hela världen och täcker ett brett utbud av färdigheter. Gurus betalningsalternativ inkluderar att betala per uppgift, milstolpe eller timme; eller du kan betala på ett återkommande schema, vilket kan fungera bra för ett pågående entreprenörsarrangemang.

• Task Pigeon virtuella assistent marketplace är en utlöpare av dess allmänna uppgift marknadsplats. Även om detta inte är den primära verksamheten i Task Pigeon, får du tillförlitligheten hos ett pålitligt uppgiftshanteringsteam som kontrollerar assistenterna. För betalning köper du timmar i förväg och anger sedan vad dina behov är.

• PeoplePerHour låter dig lägga upp ett jobb eller bläddra bland befintliga frilansare, och talangpoolen täcker ett brett utbud av professionella tjänster, från design till webbutveckling till administrativt arbete. Prissättningen är antingen timme eller fast, beroende på projektet.

• Freelancer är lite mer inriktad mot specialiserade frilansare (tänk designers, copywriters, etc.), så det är ett bra ställe att gå om du letar efter någon med en specifik bakgrund. Betalningsalternativ inkluderar milstolpe betalningar eller vid slutförandet betalningar.

vad du kan förvänta dig att betala för en virtuell assistent

som med de flesta yrken är priserna för VAs över hela kartan. Här är några saker att tänka på när du tittar på virtuella assistenter och deras priser:

typ av arbete: om du tittar på administrationsarbete på grundnivå (e-posthantering, grundläggande kundservice etc.), du kommer förmodligen att betala $15-25 / timme. Om du letar efter uppgifter på högre nivå (Projektledning, innehållsstrategi etc.), du kan titta på $50 / timme eller mer. Upwork har skrivit sina genomsnittliga priser för olika uppgifter, vilket kan hjälpa dig att få en bättre uppskattning.

hastighet: Tänk på när du tittar på timpriser att vissa människor arbetar snabbare än andra. Någon som tar ut $50 / timme kan slutföra ett projekt tre gånger snabbare—och med samma kvalitet—som någon som tar ut $25/timme, vilket gör det mer ekonomiskt fördelaktigt för dig. Låt dig inte luras av extremt låga timpriser.

erfarenhetsnivå: ta hänsyn till VA: s erfarenhetsnivå. Det kan vara frestande att välja det billigaste alternativet du hittar, men lång erfarenhet kan vara skillnaden mellan kvalitetsarbete och arbete som du slutar behöva göra om dig själv.

Kundberättelser: Titta på kundbevis på VA: s webbplats och/eller deras LinkedIn-rekommendationer, och be om några kundreferenser att nå ut via e-post. Om någon inte kan sätta dig i kontakt med minst två eller tre personer som de har arbetat för tidigare, kan det innebära att de vet att de inte skulle få några glödande rekommendationer.

redo att delegera

innan din nya VA startar bör du vara förberedd med två typer av dokumentation som gör onboarding-och delegeringsprocessen enklare.

Standardoperationsprocedurer

Standardoperationsprocedurer (SOPs) är i huvudsak manualer för de uppgifter du ber assistenten att ta itu med. De bör ge assistenten all information de behöver för att kunna få jobbet gjort.

Du kan naturligtvis skriva upp det i ett dokument, men vi föreslår att du börjar med en screencast. Om du registrerar dig själv när du slutför uppgiften kan du se till att det inte finns några missade steg i dokumentationen. Om du skriver ut något från minnet är det lätt att missa de små detaljerna.

• Jing är gratis och snabb att ställa in. När du har spelat in din screencast kan du ladda upp den till deras server och få en screencast.com länk för att skicka till din assistent-eller så kan du ladda ner den som en fil. Jing har en fem minuters tidsgräns, men om du oftast vill göra snabba screencasts—och inte vill betala för tjänsten—är det ditt bästa val.

• Snagit ger dig möjlighet att lägga till anteckningar till dina videoklipp för extra tydlighet. Om du har komplicerade uppgifter som tar mer än några minuter att förklara, eller om du vill kunna markera specifika delar av skärmen eller lägga till signaler på skärmen, är detta ett bra alternativ. Prissättning: $49.95 utan screencasting tidsgräns.

När du har gjort screencast kan du välja att transkribera instruktionerna om du vill ha det skriftligt också. (Det är värt att fråga din assistent om det skulle vara till nytta för dem.) Glöm inte att lägga länkar till alla screencasts i en Google Drive-mapp eller Evernote-anteckningsbok och dela det med assistenten så att de enkelt kan söka.

mallar

Om du inte redan har mallar för ditt arbete vill du få den dokumentationsprocessen igång. Du bör också ge din nya assistent exempel på färdiga mallar så att de bättre kan förstå din kommunikationsstil när de interagerar med externa parter.

använda automatisering som din VA

efter noggrant övervägande kan du bestämma att du inte är helt redo att anställa en virtuell assistent, antingen för att det inte ger ekonomisk mening eller för att du inte har tillräckligt med att delegera. Eller kanske måste du ta lite arbete av din tallrik omedelbart medan du letar efter en assistent. Hur som helst, automatisera dina processer är ett bra ställe att börja.

Zapier kan automatisera nästan vilken process som helst, men här är några färdiga förslag på uppgifter som du annars skulle kunna lämna till en VA.

• Lägg automatiskt till dina blogginlägg i sociala medier.

• effektivisera din nya klient onboarding process.

• uppdatera inventering utan manuell datainmatning.

att anställa en virtuell assistent är ett stort engagemang, men det kan löna sig i spader, både ekonomiskt och mentalt. Om du gör din forskning, anställer bra och lägger grunden, kommer du att ställas in för framgång. Och när din nya VA är igång, Har du mer tid och energi att spendera på de saker som betyder mest för dig och ditt företag.

hjälte bild från FirmBee via . Bild av två personer med anteckningsböcker från rawpixel.com via Pexels.