OBS från Beth: att blockera tid för din ideella personal att planera och arbeta på områden som organisationskultur är avgörande för framgång. Att utforma mötet så att det är effektivt och uppmuntrar teambuilding kan vara svårt. Här är några fantastiska råd från Sarah Axelson.
hur man utformar en effektiv personal reträtt: En lektion från Life – Guest Post av Sarah Axelson från ETR
När är sista gången din organisation höll en personal reträtt? Hjälpte det dig att uppnå dina organisatoriska mål?
för några veckor sedan höll ETR sin årliga personal reträtt. Jag var verkligen inspirerad. Planerarna för detta evenemang erbjöd några värdefulla lektioner för någon organisation om hur man utformar effektiva och engagerande retreater.
Jag är en relativt ny medarbetare på ETR. Detta var min första reträtt, och jag var inte helt säker på vad jag kunde förvänta mig. ”Personal retreats” kan betyda alla möjliga saker: timmar långa strategiska planeringssessioner, granskning av årsrapporter och budgetar, återkopplingssessioner där personal uppmuntras att ställa frågor om ledarskap men ingen talar upp eftersom alla är i samma rum. Listan fortsätter.
jag var optimistisk att ETR: s reträtt skulle vara något annorlunda—att det faktiskt skulle exemplifiera de professionella utvecklingsprinciperna som ETR håller kära.
genom att känna till dessa principer förväntade jag mig att reträtten skulle planeras och organiseras noggrant, med tydlig avsikt om mål. Pre-arbete skulle prime mig för lärande mål. Det skulle finnas gott om aktiviteter som bad mig att tänka hårt, interagera med kollegor, flytta runt i rummet och spendera lite tid i personlig reflektion. Det skulle finnas många möjligheter till meningsfull kontakt ansikte mot ansikte med andra ETRians. Det skulle bli uppföljning.
och naturligtvis skulle vi ha kul medan vi gjorde alla dessa saker. Tur för oss, denna reträtt levereras!
om distributionsprocessen
principerna som används i ETR: s reträtt kommer från distributionsprocessen. Utvecklat av ETR 2014 är detta ett forskningsbaserat tillvägagångssätt för att designa och leverera kompetensbyggande utbildningar. Det återspeglar bästa praxis inom vuxenutbildning och ger en ram som resulterar i positiv förändring.
målet är att se till att vuxna elever är beredda att lära sig ny information och sedan kunna överföra den informationen till ansökan efter evenemanget. Nu var vår personal reträtt faktiskt inte avsedd som en färdighetsbyggnadsträning. Men det visar sig att tillämpa relevanta element från DLP i reträtt mönster är ett effektivt sätt att engagera personal och se till att relevant innehåll ”pinnar.”
Steg 1: var avsiktlig om avsikt
det första steget i DLP är att identifiera projicerade resultat: Vad vill du att eleverna ska uppnå? Vilka är dina mål och mål? Tydlighet i avsikt är nyckeln till varje inlärningshändelse.
ETR: s reträttplaneringsteam satte mål som Goldilocks själv skulle ha varit stolta över. De satte inte baren för lågt och syftade bara till att” nätverka ”med kollegor eller” lära sig något nytt.”De överreagerade inte heller och lovade att leverera en djup förståelse för organisatoriska begrepp som skulle kräva timmar av diskussion och reflektion.
istället var målen helt rätt. Dagen inkluderade en hälsosam blandning av anslutning och social interaktion, med lämpligt arbete med viktiga organisatoriska begrepp som kunde täckas tillräckligt under den tid vi hade tillgängligt.
vår avsikt: att samla vårt lapptäcke av anslutningar
Vi är en distribuerad arbetskraft på 90, med folk som finns runt om i landet. Personalen är i ett av tre kontor i Kalifornien eller är en del av Remote Team (R-team för korta personer som arbetar från sina hemsamhällen, var de än befinner sig). Det är sällsynt att vi ser alla i organisationen, allt på en gång. Därför bad planerarna alla att göra anslutningar vid reträtten med minst 15 personer som de inte hade känt bra tidigare. Efter denna avsikt presenterade planerarna aktiviteter som gjorde detta möjligt.
de ville också att personalen skulle knyta kontakter med våra nyligen omarbetade uppdrag och visionsuttalanden, liksom vårt nyligen utvecklade organisationsnormdokument. De ville stärka förbindelserna med ETR: s Health Equity Framework, en utvecklande modell som är avgörande för allt arbete vi gör.
vårt tema,” ett lapptäcke av anslutningar”, förde oss tillbaka till dessa mål hela dagen.
att ta hand om R-teamet
i en distribuerad arbetskraft som ETR: s, en av nycklarna till att bygga en engagerad och energisk kultur gör en extra insats för att respektera och fira avlägsna arbetare. För detta ändamål, dagen före all-staff-evenemanget, deltog R-laget i en halvdags reträtt av sig själv. Deras reträtt hjälpte till att stärka förbindelserna inom teamet och identifierade praktiska steg för att förbättra deras inkludering och ledarskap i hela organisationen.
steg 2: Ställ scenen genom Priming
Primingfasen för DLP sätter scenen för lärande innan evenemanget äger rum genom två processer: förbedömning och förarbete. Pre-assessment samlar en känsla av deltagarnas nuvarande kunskap och skicklighet så att facilitatorer kan skräddarsy träningsdesign för att ”träffa deltagarna där de är.”
på samma sätt får pre-work deltagarna att fokusera på innehållet som kommer att levereras under evenemanget. De slutför några viktiga aktiviteter på egen hand, tänker på problemen och använder sedan mötestiden för att bearbeta och tillämpa informationen tillsammans.
som ETRians tycker jag att det är säkert att säga att vi visste att förarbetet skulle komma. Och det gjorde det, men inte på det sättet som så ofta känns som upptagen arbete. Förhandsbedömningen frågade vad vi ville få ut av reträtten. Det inkluderade objekt som var roliga och fick oss att känna oss del av något större—som att lägga till en låt vi älskade till ”ETR-spellistan.”(Den här musiken spelades i mötesrummet under övergångar och raster. Kopior av spellistan ingick i alla deltagarmapparna. Låt mig berätta, vår personal har en fantastisk smak i musik!)
Vi deltog också i förarbetet med mångfald och inkludering. Vi engagerade oss i en genomtänkt dialog med våra kollegor om några ganska svåra frågor. Detta är något vi inte ofta får dyka in under upptagna dagar. Detta arbete var kopplat till en aktivitet i reträtten som behandlade liknande problem.
primingarbetet tog inte mycket tid, men värdet på förarbetet var lika med det arbete vi gjorde på retreat day. Jag kan inte överdriva vikten av denna del av en lärande händelse.
steg 3: överföring av lärande
lärande överföring är hjärtat i varje lärande händelse. Här är några vanliga element för engagemang:
en inkluderande, elevfokuserad miljö
gruppinteraktion, diskussion och delning
utveckling av konkreta åtgärdssteg
vår reträtt hade alla dessa element. Jag blev mest imponerad av hur sömlösa de var, och hur de flyttade dagen framåt på ett spännande och engagerande sätt.
under de åtta timmarna vi var tillsammans deltog vår grupp i mer än 15 unika aktiviteter, övningar eller diskussioner. Utformningen av dessa aktiviteter återspeglar två viktiga principer för vuxnas uppmärksamhet: (1) de flesta vuxna har relativt korta uppmärksamhetsspänningar, och (2) uppmärksamheten kommer att förbättras när människor trivs, motiveras i vad de gör och matas (eller åtminstone inte är hungriga, törstiga, stressade etc.).
vår retreat hade gott om god mat. Vi satt aldrig och lyssnade i mer än 10-15 minuter. Längre aktiviteter avbröts av fysisk rörelse som stödde inlärningsmålen (t.ex. ”Rotera till ett nytt bord och diskutera denna fråga…”).
aktiviteter separerades av popup-fönster, härliga små tre minuters segment där anställda ”poppade upp” och delade information om något användbart för andra att veta. Våra popup-fönster täckte vår aktiva ETR Steppers grupp, ledarskapsteam kontorstid, och sociala medier strategier inom och utanför organisationen.
genom allt var det viktigt att vi var engagerade i lärandet, även när det bara kändes som kul.
steg 4: Genomförandet och bortom
avsikten med de flesta lärande händelser är att hjälpa eleverna tillämpa informationen—att ändra något till det bättre när de återvänder till sina arbetsinställningar. DLP föreslår att detta uppnås bäst genom uppföljningsstöd och efterbedömning. Dessa steg förstärker innehållet, färdigheterna och informationen från inlärningsevenemanget. De påminner deltagarna om vad de lärde sig och uppmuntrar dem att tillämpa nya färdigheter, även om de inte längre befinner sig i inlärningsmiljön.
inte mer än en dag eller två efter vår personal reträtt, planeringsteamet operationalizing vår uppföljning stöd. De mailade en checklista ” så vår reträtt lärdomar, anslutningar och åtaganden överleva.”Det inkluderade åtgärdssteg (bokstavligen:” gå med i ETR-stepparna och trivas!”), nyckelinlärning och påminnelser om var och hur man får tillgång till resurser som diskuteras under reträtten.
glöm inte det roliga!
Vi gjorde mycket arbete under dagen, och vi modellerade distributionsprocessen på ett sätt som jag tyckte var otroligt värdefullt. Det jag älskade mest om reträtten var dock att inget av det var på bekostnad av att ha kul. Julie Dirksen, författare till den fantastiska bokdesignen för hur människor lär sig (2016), påpekar att ”mycket av det som gör en bra inlärningsupplevelse handlar inte om innehållet, utan om hur innehållet lärs ut.”
för ETR betydde det Musik, Spel, foton med kollegor och så mycket mer. Det var verkligen en underbar upplevelse, en som jag inte kan vänta med att upprepa nästa år. Jag kan bara hoppas att de av er som inte arbetar på ETR kan ta lite av vår reträtt och införa det i din egen, så att din personal retreats kan bli allt mer spännande platser för lärande och anslutning.
Sarah Axelson, MSW, är utbildningschef på ETR. Hon leder konceptualisering, expansion och ledning av ETR: s utbildnings-och yrkesutvecklingsarbete. Hon kan nås på [email protected].