om du äger ett litet företag, förr eller senare, du kommer att behöva spåra ditt företags dagliga utgifter som du bygger ditt företag från grunden.
det kan tyckas onödigt när du först börjar, eftersom dina mindre kapitalkostnader kan verka oväsentliga och har liten effekt på ditt företag. Men ju tidigare du börjar upprätthålla en affärsutgiftsrapport regelbundet, desto mindre arbete måste du göra under skattesäsongen och tider när ditt operativa kapital är lågt.
Vad är en business Expense Report?
Om namnet är någon indikation, verkar affärsutgiftsrapporter som om de skulle spåra varje cent du spenderar när du driver ditt företag, men även om det är sant i viss utsträckning är det inte exakt vad de är. Kostnadsrapporter är i huvudsak former som stämmer alla pengar som spenderas på resor, måltider, logi, utbildning, oförutsedda händelser och underhållning som en anställd eller företagsägare köper ur sin egen ficka i motsats till att använda en tidigare tillhandahållen per dag.
formuläret eller rapporten fylls i regelbundet (vanligtvis månadsvis eller kvartalsvis) och skickas sedan till företagets bokförare, leverantörsskuldavdelning eller ägare. När utgifterna har motiverats med kvitto för inköp och företagsgodkännande skickas den som lämnade in rapporten en check för ersättning av utgifter.
anledningar till att du behöver använda en Affärsutgiftsrapport
kostnadsrapporter kan vara en tråkig syssla, men i slutändan tjänar de företagets bästa intressen vid en finansiell tvist eller revision. Genom att lämna in dessa rapporter regelbundet kan du se till att du och dina anställda budgeterar ordentligt för utgifter som är nödvändiga för att hålla ditt företag ekonomiskt säkert, samt upprätthålla företagets moral och goodwill.
ingen anställd (eller företagsägare) skulle någonsin vilja använda sina personliga medel för att göra det jobb de anställs för att göra för en lön. Så att hålla och lämna in en kostnadsrapport lämnar alla parter som är involverade i en bättre ekonomisk situation än att låta sådana kostnader antas av arbetstagaren eller ägaren istället för av företaget.
Om du är en solopreneur eller om du driver ett mikroföretag kan kostnadsrapporter verka dumma, men igen är de lika viktiga för ditt företag som de är för en anställd hos ett företag som Apple eller Disney. Spårning där du spenderar dina pengar för att delta i ditt lilla företags yrkesverksamhet är en del av ditt företags skattekontroll och bör användas när du lämnar in skatter för att exakt redogöra för hur mycket pengar ditt företag har spenderat under hela året.
hur man gör en kostnadsrapport som är skräddarsydd för ditt företag
enskilda branscher kan diktera vad ditt lilla företags kostnadsrapportformulär måste innehålla baserat på vilka kostnader som är standard för ditt företag att göra affärer. Till exempel, om ett antal av dina anställda är i försäljning, och de förväntas ibland ta potentiella och etablerade kunder ut till lunch eller middag, bör ditt företags kostnadsrapportformulär återspegla möjligheten för säljteammedlemmen att skicka in ett kvitto för mat och underhållning och detaljerna i kostnaden enkelt så att de kan få ersättning för det belopp som spenderas på att äta och äta en klient. Därför bör inträde eller kod för måltider vara standard på ditt företags kostnadsrapportformulär.
ett annat exempel på att effektivt skräddarsy ditt småföretags kostnadsrapporter för dina behov är att möjliggöra en kod eller inträde tillägnad utbildning eller konferensavgifter. I många branscher idag är det nödvändigt att hålla koll på ny teknik, tankesmedja brainstorming sessioner eller certifieringsförnyelser för att förbli konkurrenskraftiga. Om ditt företag inte regelbundet redogör för sådana evenemang och workshops i den årliga budgeten, är det ett bekvämt och förnuftigt val att inkludera det alternativet på en anpassad kostnadsrapport för ersättning.
mallar eller prover av allmänna affärsutgiftsrapporter kan enkelt hittas online, men varje litet företag är unikt och du bör försöka ändra mallar för att spegla dina specifika affärsbehov. Ibland är dessa mallar endast i tryckt pappersformat och andra är alla digitala. Hur som helst, kom ihåg att se till att alla kostnader som begärs för återbetalning stöds av en faktura eller kvitto. Detta är inte bara ett bra mått för dina bokföringsfiler utan kan också behövas om en skatterevision är nödvändig.
Om du aldrig har använt en kostnadsrapport tidigare och inte kan avgöra om du vill använda ett pappersblankett eller ett onlinealternativ, börja med en pappersrapport tills du blir vana att fylla i en innan du flyttar till en molnbaserad tjänst eller digital applikation.
ett exempel på en grundläggande small business expense report ingår nedan:
den här mallen kan vara förenklad, men den fångar det minsta av vad ditt företags kostnadsrapporter ska spåra och kan enkelt ändras för att inkludera fler kategorier eller en mängd olika händelser. Anställda som ofta reser till konferenser, underhåller kunder eller deltar i flera träningsverkstäder och sessioner varje år bör kunna ange all sin information för månaden (eller längre) på varje formulär.
om mallen ovan är för rudimentär kan en enkel onlinesökning avslöja ett stort urval av pappers-och digitala kostnadsrapportalternativ att välja mellan. Om du är intresserad av molnbaserade expense report tracking-tjänster erbjuder företag som Procurify, Zoho Expense och Rydoo populära system som gör kostnadsinspelning enkel och intuitiv.
hur man tar skattekontroll över ditt lilla företag
småföretagare skulle vara klokt att börja använda kostnadsrapporter så snart de kan i processen att få sitt företag från marken. Förutom att ge dig möjlighet att hålla reda på var ditt lilla företags pengar går när som helst, tillåter de dig att förbereda dig för skattesäsongen och hålla dig före en revision, samt försäkrar anställda att de känner sig värderade att veta att deras företag täcker de utgifter som uppkommit medan de var inriktade på att göra sina jobb.
ett framgångsrikt företag är ett där skattekontrollen är ordentligt säkrad i företagets ägares händer, och ett etablerat system för affärsutgifter kan hjälpa dig att uppnå det.