i Kanada, Det finns många bidrag och finansieringsmöjligheter öppna för ideella organisationer och växande företag. Vissa är särskilt utformade för att stödja anställning eller kompetensutbildning, medan andra är inriktade på sociala utvecklingsprogram eller innovativa forskningsprojekt.eftersom bidrag är icke återbetalningsbara medel som tillhandahålls av ett företag, förtroende, stiftelse eller statlig avdelning, är bidragsgodkännande en konkurrenskraftig process. Finansiären du ansöker om vill veta hur du planerar att spendera sina pengar. Så för att underbygga din bidragsansökan måste du skicka in en högkvalitativ bidragsbudget som en del av ditt förslag.
Vad är en högkvalitativ Bidragsbudget?
en högkvalitativ bidragsbudget är en fullständig och korrekt beskrivning av dina program-eller projektkostnader och deras behörighet under det bidrag du ansöker om.
tillhandahålla en högkvalitativ budget som en del av din bidragsansökan:
- ökar din Sannolikhet för att bli godkänd
- gör det lättare att köra ditt program eftersom du vet exakt hur mycket du kan spendera
- hjälper dig att förbereda en exakt bidragsrapport snabbare när det är dags att rapportera tillbaka till din finansiär
skriva en budget för ett bidrag är inte detsamma som att skapa din organisations driftsbudget.
medan en driftsbudget beskriver dina förväntade intäkter och kostnader för det kommande året, beskriver en bidragsbudget kostnaderna för projektet du försöker finansiera för den tidsperiod bidraget täcker.
Inte säker på hur man förbereder en budget för ett bidragsförslag? Dessa 3 steg visar dig vägen.
så här förbereder du en Budget för ditt bidragsförslag
Steg 1: Förstå finansiärens krav
innan du förbereder din program-eller forskningsbidragsbudget, kontrollera det format som krävs. Medan vissa finansiärer låter dig använda din egen budgetmall, kommer andra att ge dig en mall som innehåller deras budgetposter och kategorier.
Pro Tips: Om du inte behöver använda finansieringsmallen kan du anpassa bidragsbudgeten till organisationens kontoplan för att göra framtida rapportering enklare.
Här är några andra viktiga punkter som du vill klargöra innan du skriver en budget för bidrag.
vilken specifik budgetinformation behöver du ge?
vill finansiären:
- Information som endast gäller det bidrag du ansöker om,
- Information om programmet eller projektet du vill få finansierat, eller
- din totala driftsbudget
om begäran inte är klar på deras ansökan, försök att få förtydligande från finansiären. Annars är det bäst att förvalta ett program eller projektbudget och ge information som överensstämmer med din bidragsberättelse (mer om detta senare).
vilken typ av utgifter är stödberättigande och vilken tidsperiod täcker bidraget?
- Om omkostnader är berättigade, överväga att lägga till ett extra belopp (~10%) för att täcka kostnader som ditt kontor, datorutrustning eller webbplats eller tjänsteleverantörer som din outsourcade bokhållare eller revisor. Vissa finansiärer kan sätta ett tak på de omkostnader som tillåts. Därför bör du få klarhet från finansiären om omkostnader innan du skapar budgeten.
- förstå den tidsperiod som omfattas av bidraget gör att du kan skapa en liknande tidslinje för din budget.
vilken detaljnivå söker finansiären?
- Om du ber om pengar för att betala en lön, kommer vissa finansiärer vill veta vem lönen betalas till, hur mycket tid de spenderar på ditt program och deras årslön
- Om du ber om pengar för att betala för en händelse eller insamling, vissa finansiärer vill veta detaljer som specifika datum och exakt plats
- Om finansiären inte kräver en detaljerad budget, bör du sträva efter att hålla budgeten enkel. Den budget du lämnar kommer att ligga till grund för din slutrapport som du kommer att skicka tillbaka till finansiären i slutet av bidraget. Därför är det i ditt bästa intresse att hålla budgeten rakt fram och bara inkludera information som tillför värde till förslaget.
steg 2: Arbeta med dina lagkamrater för att bestämma kostnader
skapa budget motivering för bidrag kräver att arbeta med gruppmedlemmarna som ska köra ditt program eller projekt för att räkna ut deras förväntade behov och tillhörande kostnader.
Observera att kostnaderna för att köra ditt program betraktas som direkta kostnader, medan eventuella omkostnader som stöder organisationens Infrastruktur är indirekta kostnader. Se till att du använder ”reella tal” som exakt återspeglar dessa kostnader när du bestämmer vad du ska inkludera i din bidragsbudget.
Här är några saker att tänka på:
- lönekostnader: inkludera information om hur mycket tid ditt program eller forskningspersonal kommer att behöva spendera på ditt projekt
- materialkostnader: ge en uppdelning av de typer och mängder av leveranser som du behöver
- resekostnader: inkludera information som antalet planerade resor och antalet dagar och personer för varje resa
- evenemangskostnader: Dessa kan inkludera kostnaden för att hyra ett utrymme för ditt evenemang eller anställa leverantörer av ljud-och visuell utrustning
- Cateringkostnader: om ditt evenemang eller program kommer att tillgodoses, ge detaljer som antalet personer som deltar och kostnaden per capita
- Presentkostnader: medan ofta förbises, bör förmåner som volontär tack gåvor och honoraria för högtalare också inkluderas
Här är ett exempel på vad du kan inkludera i en budget för ditt bidragsförslag:
glöm inte att det kan finnas kostnader kopplade till att säkerställa att ditt program eller evenemang är tillgängligt. Om ditt program hjälper nya kanadensare att arbeta på sin engelska, till exempel, kan du behöva budgetera för barnomsorg för deltagare som är föräldrar eller översättare för att underlätta ditt program.
Kom ihåg: Ju mer tid du investerar i att undersöka priser, få citat från leverantörer och kontrollera att alla dina kostnader lägger till, desto mer exakt och pålitlig blir din budgetförberedelse. Genom att noggrant granska informationen du har samlat säkerställer du också att du har nödvändiga resurser och teknik för att framgångsrikt genomföra ditt projekt eller program.
steg 3: Se till att din Budget ligger i linje med din berättelse
förutom din budget vill de flesta finansiärer få ett bidragsförslag som förklarar syftet och målen för ditt program eller projekt, hur det kommer att utföras och ditt förväntade resultat.
för att förbättra dina chanser att bli godkänd, se till att din bidragsbudget överensstämmer med din bidragsberättelse. Du kan göra det genom att kontrollera att allt i din berättelse med en kostnad kopplad till det återspeglas i den budget du har förberett.
till exempel:
- Om din är ett årslångt program, bör din berättelse tydligt ange att programmet kommer att köras i ett år, och din budget bör återspegla kostnaderna för samma år
- Om din berättelse säger att ditt program ger engelska klasser till nya invandrare, se till att din budget innehåller någon översättare lönekostnader, dedikerat program personal tid, eller hyreskostnader för utrymme för att rymma dina väljare
med de många finansieringsmöjligheter som finns tillgängliga för din organisation, är det värt att ta sig tid att förstå hur man förbereder en budget för ett bidrag förslag. Om du behöver hjälp med att skapa en exakt budget för din bidragsansökan kan Enkel hjälpa till. Kontakta oss för att ta reda på hur vi hjälper företag och ideella organisationer över hela Kanada med bokföring, finansiell rapportering och budgetering.