det är sant att korrekt erkännande av affärsmeddelanden kommer att förbättra din framgångsgrad, göra affärer i det 21: a århundradet. Otaliga e-postmeddelanden i näringslivet skickas för att ta emot information, göra en efterfrågan, göra ett klagomål eller genomföra en plan. För att erkänna dessa typer av e-postmeddelanden professionellt måste du erkänna dem baserat på avsändarens efterfrågan.
det finns märkliga sätt att erkänna de e-postmeddelanden du får professionellt. Notera dessa tio tips för att bekräfta att du får ett e-postmeddelande som företagsägare eller individ.
1 – uppskatta avsändaren
uppskattning är en associerad med bekräftelse. Som mottagare kan du vinna din avsändare genom att helt enkelt skicka ett tack-svar för att bekräfta mottagandet av e-postmeddelandet. Till exempel skickade din kund ett klagomål via e-post. Det första steget att vinna en sådan kund är inte en reaktion utan uppskattning. Du kan skicka ett mail så här:
exempel i – bekräfta ett e-postmeddelande professionellt
’Tack, vi fick din e-post.’
e-postmeddelanden som uppskattar en avsändare kommer definitivt att skapa ett intryck av att mottagaren inte är en snobb.
2 – var enkel
var direkt när du vill bekräfta ett e-postmeddelande professionellt. Gör dina uttalanden tydliga och vara specifika. Bekräfta mottagandet av e-postmeddelandet som en individ eller en representant för ett företag.
3 – Arbeta med kontaktpunkten
kontaktpunkten för det e-postmeddelande du fick bör arbetas på lämpligt sätt för att visa att du faktiskt bekräftar att du tar emot e-postmeddelandet. Du kan återskapa kontaktpunkterna för att passa den ytterligare information som du vill bifoga som svar till avsändaren.
4-skicka ett tidsbundet meddelande
ett företag kan avslöja deras effektivitetsnivå och effektivitet genom sitt svar på kundernas e-postmeddelanden.
i ett fall där en kund skickar ett e-postmeddelande om klagomål kan du bekräfta e-postmeddelandet genom att skicka en tidsfrist för när de problem som tas upp kommer att åtgärdas. Du hittar ett exempel senare i det här inlägget.
om du får ett e-postmeddelande som du inte omedelbart kan delta i, bekräfta e-postmeddelandet och berätta för avsändaren när problemet kommer att åtgärdas.
5 – artig Presentation
ordspråket ’Det finns två sidor till ett mynt’ bekräftar det faktum att villkoren för saker kan vara antingen positiva eller negativa.
ditt svar på ett e-postmeddelande bör baseras på den information som e-postmeddelandet presenterar. Informationen kan vara antingen positiv eller negativ. Att erkänna att ta emot ett e-postmeddelande bör inte återspegla känslor av ilska och frustration. Presentera din bekräftelse av e-post artigt att visa dig hänsyn till synpunkter från avsändaren.
6-ge de nödvändiga förslagen
det finns tillfällen som en mottagare bekräftar ett e-postmeddelande eftersom problemen inte är sådana som kan lösas via ett e-postmeddelande. I fall av detta slag, ge nödvändiga förslag på hur man löser de problem som avsändaren tar upp. Avsändaren kan behöva komma till företaget eller träffa någon. Sådana förslag bör tydligt anges.
exempel II-bekräfta ett e-postmeddelande professionellt
Dear John,
Vi beklagar att du har haft problem med överföringen av pengar som vi skickar till ditt bankkonto. Du kan behöva besöka din bank för att lösa problemet. Be ditt konto officer att skriva till oss via vår kundsupport e-post, och han eller hon bör citera din affiliate id för att göra det möjligt för oss att verifiera din identitet.
om detta inte löser problemet, vänligen meddela oss så att vi kan vidta ytterligare steg. Tack.
hälsningar,
7 – svara på frågorna
det finns e-postmeddelanden som är fyllda med frågor. Du kan bekräfta att du får sådana e-postmeddelanden genom att ge svar på dessa frågor utan att undanta några. Om du inte snabbt kan svara på dessa frågor, ge bara en tidsgräns för att svaren ska skickas.
ibland finns det frågor som kräver brådskande svar. För frågor av detta slag bör svar ges utan dröjsmål.
8 – involvera avsändaren
det finns några e-postmeddelanden som kräver att du involverar avsändaren. Detta beror på att avsändaren har bidragit till dig på ett positivt sätt och du vill bekräfta mottagandet av deras positiva bidrag. Att involvera dem genom att ge dem möjligheter att ställa frågor i efterföljande e-postmeddelanden eller göra några förfrågningar är ett sätt att involvera avsändaren.
Du kan också involvera avsändaren genom att informera dem om att de kan skicka sina kommentarer om de aktiviteter de bidragit till via e-postmeddelandet du fick.
exempel III-bekräfta ett e-postmeddelande professionellt
Hej James,
Tack för ett snabbt svar. Jag är glad att du hittade webbappen mycket användbar. Du kommer definitivt att upptäcka mer funktionalitet under de närmaste dagarna.
kontakta mig gärna för en funktionsförfrågan, förslag eller klagomål när som helst. Jag kommer att vara mycket glad att hjälpa till på något sätt.
Med vänliga hälsningar,
9 – markera din avsändares unika egenskaper
Du kan få ett e-postmeddelande som visar avsändarens förmågor, till exempel ett e-postmeddelande som behandlar jobbansökan med avsändarens CV bifogat det. Din bekräftelse av sådan e-post bör ange avsändarens professionella prestationer för att påpeka att avsändarens CV kontrollerades och företaget respekterar avsändarens prestationer.
exempel III-bekräfta ett e-postmeddelande professionellt
kära Ruth,
Vi är glada att du är intresserad av att arbeta med vårt företag. Vi är glada att du har avslutat din MBA i en sådan ung ålder.
ditt CV har skickats till vår personalavdelning. Du kan kontakta oss om du inte får ett meddelande från dem inom de närmaste fem arbetsdagarna.
Vi önskar dig det bästa i din ansökan.
hälsningar,
10 – detaljerad Information
detaljerad information måste tillhandahållas i bekräftelseinformation för att undvika förvirring. Du bör bekräfta avsändarens e-post genom att tillhandahålla detaljerad information som datum för att nödvändiga procedurer ska utföras.
till exempel bör en bekräftelse för en anställningsintervju ge detaljerad information om Datum för intervjun, tid och plats.
efter att ett företag har skickat e-post till sina kunder som begär sina kunders tillfredsställelse på sina varor och tjänster, kan en kund skicka ett bekräftelsemail för att uppskatta företagets tjänster. Kunden bör tillhandahålla adekvat information som specifika produkter som gör att företagets tjänster förtjänar uppskattningsmeddelandet.
slutsats
Sammanfattningsvis, kom ihåg att vikten av att professionellt erkänna e-postmeddelanden inte kan överskattas. Att göra detta hela tiden hjälper dig att sticka ut från konkurrenspaketet och hålla dina kunder tillbaka.