Hej!

uppdaterad 12 januari 2021

Du är enligt lag skyldig att hålla inne löneskatter på uppdrag av dina anställda, men att få avdrag och alla andra löneavdrag rätt kan vara svårt. Bland amerikanska arbetare rapporterar 82% att de hittat ett fel i lönechecken någon gång. Och när Uncle Sam hittar något fel kan det innebära en 15% straff eller mer!

medan matematiken du måste göra för att beräkna avdrag och avdrag inte är väldigt komplex, kan det vara skrämmande att hålla alla rörliga delar raka. Därför har vi sammanställt denna detaljerade guide med allt du behöver veta. Och om du letar efter mer specifika exempel på hur du beräknar lön, kolla in vår detaljerade guide.

Om du letar efter något specifikt, klicka gärna på något av ämnena nedan för att hoppa framåt:

• bruttolön, nettolön och skattepliktiga löner
• källskatt vs. avdrag
• obligatoriska löneavdrag
• frivilliga löneavdrag
• Extra kredit! Undantagna mot icke-undantagna anställda

bruttolön vs nettolön

avdrag och källskatt utgör skillnaden mellan bruttolön och nettolön. Bruttolön är det totala belopp som din anställd tjänar från sin lön eller timlön plus eventuella bonusar, provisioner och andra former av ersättning. Till exempel, om du betalar anställda två gånger i månaden, kommer en anställd som tjänar $48,000 per år att tjäna $2,000 i bruttolön varje löneperiod. Denna bruttolön är där de flesta beräkningar börjar för IRS: s ”löner som är föremål för förvaring” för anställdas lönecheckar.

vissa löneavdrag är obligatoriska löneskatter; andra avdrag är frivilliga, vilket innebär att din anställd har möjlighet att inte betala dem. Många frivilliga avdrag som sjukförsäkring eller 401 (k) bidrag är avdrag före skatt som har effekten att minska en anställds skattepliktiga bruttolön. När avdrag och avdrag har gjorts är den återstående nettolönen vad du betalar till dina anställda.

källskatt vs. avdrag

källskatt och avdrag behandlas ofta som synonymer på dina paystubs. Tekniskt hänvisar termen innehav specifikt till federala eller statliga skatter som du tar ut av dina anställdas lönecheckar och skickar till regeringen. Alla innehav är obligatoriska.

avdrag är vanligtvis frivilliga, och de inkluderar opt-in pensionssparande, sjukförsäkring eller donationer. Det finns också några ofrivilliga avdrag, som när lönerna garneras för att betala tillbaka skatter eller barnbidrag. Vissa avdrag är före skatt, vilket innebär att de minskar din bruttolön för skatteberäkningar. Andra tas efter att skatter har hållits kvar. Oroa dig inte om det här är förvirrande — vi tittar närmare på specifika avdrag nedan.

innehav och avdrag har två viktiga delar gemensamt: att ta ut rätt belopp för varje anställd och sedan skicka dessa medel till rätt skattebyrå eller tjänsteleverantör.

obligatoriska löneavdrag

Federal inkomstskatt

det är ditt ansvar som företagare att hålla inne och betala federal inkomstskatt för dina anställda. Kom först ihåg att inkomstskatt bygger på två faktorer: 1) bruttolön eller lön du betalar en anställd och 2) den källinformation som anställda tillhandahöll på deras W-4-formulär. Du vet redan deras lön. Deras W-4 formulär kommer att berätta om du behöver hålla inne skatter för dem på gift eller enda ränta, hur många anhöriga de hävdade, och eventuella ytterligare belopp den anställde vill undanhållas från dessa inkomster.

statlig och lokal inkomstskatt

precis som federal inkomstskatt, kommer du att använda bruttolön som bas för mängden statlig och lokal inkomstskatt att hålla inne. Varje stat sätter dessa priser individuellt (vissa stater har ingen inkomstskatt alls), så du måste bli bekant med de regler som gäller för din plats och anställda. Du bör också se till att du är uppdaterad om de senaste löneskattesatserna.

FICA

FICA, Federal Insurance avgifterna lagen, kräver arbetsgivare att hålla inne Social trygghet och Medicare skatter från anställdas löner. Du får inte bara hålla inne en procentandel av arbetstagarens skattepliktiga bruttolön utan också matcha det bidraget upp till den maximala lönebasgränsen. Dessa procentsatser ändras, så var alltid säker på att du håller tillbaka och matchar rätt belopp för skatteåret. För 2021 bryts FICA-räntan för arbetsgivare ner till 6,2% för Social trygghet och 1.45% För Medicare, eller 7,65% totalt för varje. Läs mer om hur FICA och undanhållande i detalj här.

Statlig arbetslöshetsförsäkring (SUI)

varje stat sätter sin egen arbetslöshetsförsäkring, så det finns ingen standard över hela USA när du registrerar dig hos din stat som arbetsgivare, de kommer också att kräva att du registrerar dig hos den statliga arbetslöshetsbyrån också. Det viktiga att komma ihåg när du beräknar SUI är att du måste betala dessa skatter baserat på var din anställd bor, inte var du driver ditt företag. Om du har ett team av fjärrarbetare kan det bli lite komplicerat, men de flesta stater har online-resurser som hjälper dig att hitta din väg.

Statlig handikappförsäkring

För närvarande har fem stater någon form av statlig handikappförsäkring som hålls kvar från anställdas lönecheckar: Kalifornien, Hawaii, New Jersey, New York och Rhode Island. Var och en har olika krav på källräntor samt hur de definierar löner och mer.

Federal arbetslöshetsskatt (FUTA)

denna skatt finansierar arbetslöshetsförmåner för anställda som förlorar sina jobb. Som arbetsgivare måste du beräkna 6% av lönen som varje anställd tjänar för att bestämma hur mycket du är skyldig i federala arbetslöshetsskatter. FUTA hålls dock inte kvar från arbetstagarens löner, så gör inte det misstaget.

arbetsgivare är skyldiga enligt lag att betala arbetslöshetsskatter tills en anställd når $7,000 i skattepliktiga löner för kalenderåret. Därefter uppfylls ditt ansvar för året för dem. Federala arbetslöshetsskatter betalas kvartalsvis. Är du inte säker på om du måste betala FUTA? Ta en detaljerad titt på federala arbetslöshetsskatter.

deponera obligatoriska löneskatter

När du har slutfört löneavgiften måste du sätta in de federala inkomstskatterna, socialförsäkringen och Medicare-fonderna som du behöll hos IRS. Det finns två insättningsplaner-halvvecka eller månad – för dessa betalningar. Läs mer om rätt schema för ditt företag i IRS publikation 15-T. kom ihåg att lämna in din kvartalsrapport på blankett 941 eller årligen på blankett 944 som visar de löner du har betalat, de tips dina anställda har rapporterat till dig och dina anställningsskatter. Du måste också följa reglerna för statlig skatteinsättning.

frivilliga löneavdrag

pensionsplanbidrag

som arbetsgivare har du några alternativ för pensionssparande planer för småföretagare: SEP-IRA, SIMPLE-IRA eller en traditionell 401k. de flesta pensionsavgifter är före skatt och matchas ofta av arbetsgivaren upp till en viss procentandel. För 2021 kan anställda bidra med upp till $19 500 till en 401k-plan. Arbetare över 50 år kan lägga till ett extra catch-up bidrag på $7,000 för att få dem till $26,000 årligen.

hälsofördelar

småföretag med färre än 50 heltidsanställda är inte skyldiga att ge hälsofördelar till sina anställda, men det är den bästa fördelen som anställda söker. Oftast görs insamling av vårdförmåner som ett löneavdrag före skatt. Kom ihåg att hälsoplanens löneavdrag inklusive betalningar för flexibla utgiftskonton eller hälsosparkonton bör ställas in som ett dollarbelopp och inte en procentandel eller arbetstagarens lön.

livförsäkring eller handikappförsäkring

många arbetsgivare erbjuder grupplivförsäkringsprogram samt kortfristig och långsiktig funktionshinder för att säkerställa att anställda fortfarande får en del av sin lön även om de blir funktionshindrade. Liksom vårdplaner administreras dessa program ofta av ett stort försäkringsbolag som kan hantera registreringar åt dig. Du måste se till att rätt avdrag görs och betalas för varje anställd som väljer programmet.

Parkering eller pendling

Pendlarförmåner gör att du kan dra av kostnaden för parkering eller transitavgifter före skatt för dina anställda. Observera att dessa medel inte kan användas för att kompensera kostnaderna för cykelrelaterade utgifter, bränsle eller bilförsäkring. Från och med 2021 är IRS-gränsen för transport-eller parkeringskostnader $270 per anställd per månad, och bidrag är inte längre avdragsgilla för arbetsgivaren.

hälsa& wellness

dessa program kan vara ett sätt att hjälpa till att främja välbefinnande på arbetsplatsen och innehåller ofta löneavdrag för rabatterade gym medlemskap, viktminskningsprogram, rökavvänjningsprogram och förebyggande hälsoundersökningar. De kan också ha utbetalningar för att träffa vissa mål. Förmåner kan vara skattefria, men ersättningar och belöningar för anställda är det inte. Subventioner för gymmedlemskapskostnader kan dras av av arbetsgivare som företagskostnader för det skatteår då de betalades.

uniformer

Om ditt företag kräver uniformer och debiterar anställda för dem, kom ihåg att löneavdrag för att täcka kostnaden inte kan minska en arbetstagares timlön under minimilönen på $7.25 per timme eller påverka deras övertidslön enligt Fair Labor Standards Act. Du får dock prorera avdraget över en tidsperiod så länge deras timpris inte sänks.

fackliga avgifter

fackliga avgifter beräknas vanligtvis som en förutbestämd procentandel av arbetstagarens bruttolön och betalas regelbundet till din lokala fackförening. Högsta domstolen 2018 Janus mot American Federation of State, County and Municipal Employees (AFSCME) ändrade reglerna för att samla in avgifter från icke-fackliga anställda som arbetar i fackliga butiker. Nu måste icke-fackliga anställda aktivt välja att få dessa avgifter samlade. De flesta fackföreningar har också specifika krav på löneskalor och löner, så ta dig tid att granska reglerna och förordningarna med din fackliga partner. Unionsavgifter räknas inte som avdrag före skatt.

529 utbildningsbesparingsplaner

nästan alla stater har nu någon form av skatteuppskjuten 529 utbildningsbesparingsplan som erbjuder ett bekvämt sätt för anställda att spara. Vissa statliga planer har minimikrav på bidrag tillsammans med andra 529-planregler. De flesta hanteras av stora investeringsbolag, men varje stat har en användbar webbplats full av information om 529 löneavdrag.

Arbetsplatsbidrag eller välgörenhetsbidrag

Automatisk givning gör det möjligt för anställda att stödja sin favorit orsak genom att ha ett förvalt belopp som dras av från lönechecken under hela året. Kom ihåg att få en skriftlig eller elektronisk opt-in för denna typ av avdrag och arbeta med en ansedd partner som United Way.

lönegarnering

medan anställda inte behöver samtycka till order för garnering av sina löner, anses de fortfarande frivilliga eftersom de inte ingår i obligatoriska statliga skatteinnehav. En domstol kan kräva att en arbetsgivare garnera löner för utebliven betalning av skuld eller barnbidrag, eller andra skäl. Vanligtvis kommer en garneringsorder med instruktioner om hur du behöver skicka dessa betalningar.

extra kredit! Undantagna mot icke-undantagna anställda

Fair Labor Standards Act fastställde nuvarande minimilön, övertidsregler och andra arbetsnormer som du behöver vara bekant med för att få lön rätt. Det definierade också anställdas kategorier som främst avser övertidsskydd.

• ”icke-undantagna” anställda kan tjäna övertidslön med en hastighet av 1,5 gånger deras ordinarie timpris och måste betalas minst den federala minimilönen på $7,25 per timme.
• ” undantagna ” anställda (de som är undantagna från att tjäna Övertid) måste avlönas, tjäna minst $455 per vecka och utföra jobbfunktioner som verkställande, administrativa eller professionella uppgifter.

att förstå denna skillnad är viktigt för din lön (och i slutändan dina avdrag) eftersom du måste beräkna övertidslön som en del av bruttolön för icke-undantagna anställda. För att inte tala om att överträdelser kan vara dyra; arbetsgivare som bryter mot FLSA minimilön eller övertidsersättning lagar kan vara juridiskt ansvarig för både lönebrist och skador. Regeringen erbjuder denna praktiska guide för att säkerställa att du är kompatibel. Kom ihåg att kontrollera dina statliga övertidskrav här också.

hur denna faktor i löneavdrag? Under vissa omständigheter kan arbetsgivare dra av lön när undantagna anställda saknar arbete.

det är (äntligen)allt, folk!

löneavdrag kanske inte alltid är kul, men att få dem rätt är en viktig del av att driva ditt företag framgångsrikt. Vi hoppas att den här guiden har varit till hjälp för dig när du planerar din nästa lönekörning och bygger laget som hjälper dig att uppnå alla dina mål.