om att skriva ett brev för hundra år sedan motsvarade att sitta ner med någon i ett tyst rum och prata ansikte mot ansikte, skriver ett mail idag som att skrika på någon över en bullrig korsning medan de rusar till ett möte.
alla är överbelastade och overbusy.
alla är överbelastade och overbusy. Vi finns i ett tillstånd av kontinuerlig partiell uppmärksamhet när vi skiftar smidigt fram och tillbaka mellan e-post, textmeddelanden, sociala medier och webben. E-postmeddelandet du skickar konkurrerar inte bara med andra e-postmeddelanden för någons uppmärksamhet; det konkurrerar med allt.
oddsen är att din e-post kommer att läsas på en telefon, liksom över 50 procent av e-postmeddelandena. Vi skummar och trimmer våra inkorgar på språng, svarar på brådskande föremål och flaggar mindre pressande föremål som ska ses över när vi är tillbaka vid våra skrivbord.
det betyder att din e-post sannolikt kommer att smälta i en snabb blick medan mottagaren är på sin telefon, flitting fram och tillbaka mellan andra uppgifter. I bästa fall kommer din korrespondens att få en snabb blixt av deras uppmärksamhet. Om det anses övertygande i den passande blicken, kommer de förmodligen att återvända till det senare. Gör ett dåligt första intryck, fastän, och det är game over innan du ens komma igång.
våra informations addled hjärnor kräver en ny metod för e-post. När alla är upptagna är respekt för sin tid-genom att ta upp så lite av det som möjligt—ett viktigt sätt att få människor att uppmärksamma. När du skriver e-post betyder det att du är tydlig, kortfattad och handlingsbar. Du kan uppnå detta med några enkla strategier:
det här inlägget är ett utdrag ur boken Unsubscribe: hur man dödar e-post ångest, Undvik distraktion och få riktigt arbete gjort av Jocelyn K. Glei.
leda med ask.
Tänk på vad som kommer att visas i förhandsgranskningen av två rader meddelandet mottagaren kommer att se när hon rullar genom sin inkorg: kommer det att fånga hennes uppmärksamhet?
utan att vara abrupt eller påträngande är det viktigt att sätta din fråga högst upp i din e—post-inom den första meningen eller två om möjligt. Målet är att få läsarens uppmärksamhet och få dem att förstå den åtgärd som begärs omedelbart. Om du lägger mycket rigmarole före din fråga, en otålig läsare kanske aldrig kommer till det.låt oss till exempel säga att du når ut till VD för en start du beundrar för att bjuda in henne att prata på en konferens. Du kan placera frågan Så här:
Hej Catherine—det här är Mark Holland. Jag driver den populära Firestarters-konferensen, som drar över 5000 entreprenörer till Staples Center i LA varje år. Jag skriver för att förlänga en inbjudan för dig att tala vid vårt evenemang den 5 mars 2016.
Catherine kanske inte vet vad fan Firestarters-konferensen är, men hon vet något viktigt: Vad det här e-postmeddelandet handlar om (en talande inbjudan). Hon vet nu också datum och plats för evenemanget och att det har ganska imponerande närvaronummer. Nu när frågan är tydlig och hennes intresse är piqued, är hon mer benägna att läsa Marks ytterligare detaljer, där han kan inkludera backstory på evenemanget och mer imponerande statistik för att göra hans fall ännu starkare.
i en kort uppmärksamhet span världen, är det bäst att få rätt till punkten omedelbart och göra din förklara senare. Tänk på vad som kommer att visas i förhandsgranskningen av två rader som mottagaren ser när du bläddrar igenom inkorgen: kommer det att fånga deras uppmärksamhet?
skapa din trovärdighet.
varför ska jag bry mig? är den tysta frågan svävar i de flesta människors sinnen när de öppnar ett e-postmeddelande, särskilt om det är från någon de inte känner. Det är därför viktigt att etablera din trovärdighet tidigt i meddelandet. Berätta för din läsare varför du är annorlunda, varför du är fulländad eller varför de bör vara uppmärksamma på dig.
Om du till exempel skickar e-post till ett varumärke för att begära sponsring kan du skapa din trovärdighet genom att dela datapunkter om din publik och de utmärkelser du har vunnit.
Hej Tom—Jag är Tracy Black, redaktör för Feed Daily, en Webby award–vinnande webbplats med över 2 miljoner besökare i månaden. Jag sätter ihop en ny artikelserie som riktar sig till ambitiösa unga kreativa, och jag ville se om du kanske är intresserad av att sponsra den?
Om du skickar e—post till någon du känner—till exempel att komma i kontakt med en kollega om en brådskande uppgift-kan du legitimera din begäran genom att ange att du är under press från chefen (förutsatt att det är sant).
Hej Tom—Jag följer upp för att se om du kunde implementera den nya e-postregistreringsfunktionen? VD vill se detta insvept i slutet av veckan.
datapunkter och brute authority är naturligtvis inte dina enda alternativ. Du kan också skapa trovärdighet genom att vara en angelägen observatör av den person du kontaktar. Du kan berätta för dem hur länge du har följt deras arbete, vad du tyckte om det senaste blogginlägget de skrev, eller hur deras produkt kan förbättras—med takt naturligtvis! Så länge det inte är fawning, uppskattar de flesta att de märks, och det får dem att märka dig tillbaka.
gör vägen framåt tydlig.
jag får ofta e-postmeddelanden från personer som är intresserade av någon form av kunskapsutbyte men aldrig klargör hur de skulle vilja att jag skulle vidta åtgärder. Vill de ta en kaffe? Vill de göra ett telefonsamtal? Det är oklart, vilket betyder att istället för att säga, ” Ja!”Jag måste svara genom att fråga dem vad de ber mig om i första hand—eller, mer troligt, inte svara alls.
Du är mycket mer benägna att få ett svar från någon om det är klart vad nästa steg är. Det gör det enkelt för mottagaren att säga ja till din begäran.
låt oss säga att du når ut till en filmregissör du beundrar för råd. Skicka inte bara e-post till dem med:
Jag har varit ett fan av ditt arbete i flera år, och jag skulle gärna välja din hjärna. Vad säger du?
föreslå istället något specifikt:
Jag är en långvarig beundrare av ditt arbete och har den största respekten för din filmskapande expertis. Jag skulle gärna ställa några frågor om hur du finansierade din första film. Skulle du vara spel för ett 15-20 minuters telefonsamtal nästa vecka? Mitt schema är öppet hela dagen torsdag och fredag om du har tillgänglighet då. Jag lovar att hålla det kort.
det andra exemplet klargör ämnet till hands och det faktum att du bara vill göra ett kort telefonsamtal. Det betyder att mottagaren vet att tidsåtagandet kommer att vara minimalt och—eftersom du redan har föreslagit ett kalenderdatum—vet de att e-posttråden kan stängas snabbt och effektivt. Med andra ord, du har respekterat deras tid, och de vet nu att hantera dig inte kommer att vara en annan huvudvärk de inte behöver.
om du ställer en fråga, föreslå en lösning.
e-post är inte en bra plats för debatt. Således meddelanden som bara erbjuder en fråga som ”vad tycker du om X?”är generellt ineffektiva. Upptagna människor vill inte räkna ut dina problem för dig, och de vill inte skriva ett långt svar. De vill säga ja eller nej och sedan gå vidare till nästa sak. Så om du vill få ett svar—och för att få din väg—Ställ inte bara frågor: föreslå lösningar.
låt oss föreställa dig att du skickar e-post till din chef för att fråga om du kan delta i en konferens. Du kan skriva:
Hej Tina-jag märkte att folk redan bokar hotell för SXSW-konferensen nästa år. Jag vill gå. Vad tycker du?
eller, du kan skriva,
Hej Tina—jag har funderat på sätt att berika min arbetsförmåga, och det ser ut som om det finns några högtalare och workshops på SXSW nästa år som skulle vara till stor hjälp. Jag kan också sätta ihop en rapport för att dela vad jag har lärt mig med laget efter att jag återvände. Jag har uppskattat kostnaden, och det ser ut som en biljett, hotell och flyg skulle driva företaget om $2,500. Tror du att företaget kan sponsra mig att delta?
det första meddelandet är kort men lat och kräver många fram och tillbaka meddelanden för att klargöra vad som verkligen står på spel. Det andra e-postmeddelandet är längre men innehåller allt som behövs för att konversationen ska lösas omedelbart. Författaren har gjort sina läxor, kostnaderna och fördelarna är tydliga, och det är lätt för chefen att bara säga ja. Att vara proaktiv i din kommunikation tar mer arbete på förhand, men det betalar enorma utdelningar på lång sikt.
var skannbar.
e-postmeddelanden handlar om att få resultat, inte testa mottagarens läsförståelse.
använd kulor, siffror och/eller fetstil för att göra din e-post skummbar och smältbar och betona de viktigaste punkterna. Om du lurar på denna typ av skedmatning av information, fortsätt och komma över den. E-postmeddelanden handlar om att få resultat, inte testa mottagarens läsförståelse. Här är ett exempel på hur du kan sammanfatta nästa steg efter ett kundmöte.
Hej Sharon-bra samtal igår! Jag är glad över nästa steg. Här är en sammanfattning av vad vi diskuterade att göra under den kommande veckan för att möta vår deadline: Action Items for Sharon & Team:
– godkänn reviderade mockups (Due: mån 4/9)- ge slutlig kopia för banners (Due: ons 4/11)- leverera högupplöst fotografi (Due: ons 4/11)
eftersom det här e-postmeddelandet kräver att klienten gör något, vill du att åtgärdsobjekten ska dyka upp ur e—postmeddelandet—alltså den djärva texten—och lätt smälta-alltså kulorna. Förfallodatum kompenseras också inom parentes så att de är lätta att se.
Kom ihåg: om du verkligen vill få saker gjorda beror framgång på att det är enkelt för din läsare att snabbt bearbeta e-postmeddelandet och förstå de framträdande punkterna.
ge dem en tidsfrist.
är din e-post brådskande? Behöver det ett svar nu? Om två dagar? Om två veckor? Det kan överraska dig att lära dig att upptagna människor älskar deadlines eftersom de hjälper till att prioritera exakt när saker behöver göras. Faktum är att jag har funnit att e-postmeddelanden som inte har någon tidtabell är mer benägna att ignoreras. Du vill verkligen inte vara imperious eller alltför krävande, men ge din läsare något artigt sammanhang för timing.
Om du skickar e-post till en nära kollega om en brådskande uppgift kan du vara ganska enkel om timing:
för att projektet ska hålla sig i schema behöver jag ett svar från dig inom de närmaste 24 timmarna om möjligt.
om du utökar en inbjudan till någon du inte har träffat kan du artigt dela din uppföljningstidslinje:
Jag är säker på att du är upptagen och vill ha tid att mulla denna möjlighet över. Jag följer upp om två veckor om jag inte har hört från dig.
eller säg att du vill låta din chef eller en klient väga in ett beslut men måste gå vidare om de inte svarar i tid:
om jag inte hör tillbaka från dig senast den här fredagen den 17 augusti går jag vidare och fortsätter med den lösning jag har föreslagit ovan.
inklusive en tidsfrist är som att släppa ett ankare: Det fixar din begäran i tid och rum, vilket gör det mer sannolikt att bli märkt och bli klar.
Skriv dina ämnesrader som rubriker.
för att din e-post ska läsas måste den öppnas. Ditt mål bör vara att komponera en ämnesrad som är tydlig och helst provocerande. Det är ungefär som att skriva en övertygande rubrik för en artikel eller blogginlägg som du vill att folk ska klicka på.låt oss säga att du är en framgångsrik musiker som når ut till en designer om att göra omslaget till din nya skiva. Du har en anständig publik, så du förväntar dig att albumet ska fungera bra. Du kan använda:
ämne: Design Gig
det är korrekt, men det saknar specificitet och får din e-post att låta som ett humdrum erbjudande. Alternativt kan du använda:
ämne: omslagsdesign för högprofilerad albumutgivning?
detta är fortfarande korrekt, men det väcker nyfikenhet genom att klargöra exakt vad projektet är och lovar god exponering. Speciellt när du skriver ett ”Fråga” – e-postmeddelande till någon du aldrig har träffat tidigare, ämnesraden fungerar som ett första intryck. Och du får bara en chans att göra ett första intryck.
var noga med att inte sälja din e—posttitel, men det är ett av de 20 bästa e-postfelen att undvika.
redigera dina meddelanden hänsynslöst.
När du har utarbetat din e-post, granska den igen med ett osympatiskt öga och ta ut allt onödigt. Att vara tydlig och koncis från get-go sparar tid för alla. Det tar mer tid att skapa en tight Och to-the-point e-post, men det redigerade e-postmeddelandet kommer också att vara mycket mer benägna att få ett svar.
för ett andra öga på dina e-postmeddelanden, kolla dessa 25 appar för att perfekta ditt e-postämne, kropp och mer.
förhandsgranska alla meddelanden på din telefon.
som tidigare nämnts kommer ditt e-postmeddelande troligen att öppnas först på en telefon. Därför är det klokt att förstå hur ditt meddelande kommer att se ut i mobila e-postappar. Det som verkar smältbart på en massiv skrivbordsskärm ser ofta ut _krig och fred _på en mobiltelefon. Förhandsgranska ditt meddelande på den lilla skärmen, och om det fortfarande ser alltför lång, hänsynslöst redigera den igen. Om ditt meddelande ger intrycket av att vara överväldigande kommer det förmodligen att ignoreras.
se till att dina e—postmeddelanden ser bra ut överallt—och fungerar bra-med vår guide till A / b-testning av dina e-postmeddelanden, som innehåller verktyg för att testa dina e-postmeddelanden på mobilen.
Om du tycker att det här låter som mycket arbete för en liten gammal e-post, tänk på det här sättet: om du tar dig tid att överväga din publik och skräddarsy ditt meddelande till deras uppmärksamhet på framsidan, kommer dina e-postmeddelanden att bli effektivare, du kommer att vara mer benägna att få vad du vill, och du kommer i slutändan att spendera mindre tid på e-post. Är det inte vad alla vill?
vill du ha en bättre app som hjälper dig att hantera din egen e-postinkorg? Kolla in vår sammanfattning av de 10 bästa e-postapparna, eller använd vår Gmail-guide för att optimera Gmail för ditt arbetsflöde.
alla illustrationer av konstnären Tomba Lobos från boken Unsubscribe.