ersättning får inte överstiga IRS-kursen för affärsresor. Parkering och vägtullar är ytterligare avdrag eftersom de inte ingår i standard körsträcka.
vad är en ”rimlig tidsperiod”? IRS säger att det är en fakta-och-omständigheter situation. Den har dock riktlinjer som anger vad som utgör en rimlig tidsperiod.
om arbetstagaren fått ett förskott måste det ha givits inom 30 dagar från resedatumet. Kostnaden måste underbyggas inom 60 dagar efter att kostnaden har betalats.
Överskottsersättning – eventuell överskottsersättning måste returneras inom 120 dagar efter mottagandet av ett uttalande från arbetsgivaren som listar utestående förskott.
dessa är IRS riktlinjer, och ett företag är fritt att genomföra mer restriktiva regler. Till exempel kan företaget kräva underbyggnad för utgifter över $25, snarare än IRS $75-gränsen.
På samma sätt kan företaget betala för körsträcka med en hastighet som är lägre än IRS-standardkursen. Ersättningar enligt en ansvarig plan är inte skattepliktiga inkomster till anställda och visas inte på anställdas 1040-tal. icke-återbetalda utgifter får inte längre dras av av de anställda.
Nonaccountable plans
alternativet till en ansvarig plan är en ersättning eller icke-accountable plan. Per definition är en oåtkomlig plan en som inte uppfyller kraven i en ansvarig plan.rutinmässigt innebär dessa planer att arbetsgivaren tillhandahåller ett bestämt belopp eller en ersättning till arbetstagaren för resor. Arbetstagaren tar inte hänsyn till arbetsgivaren för utgifterna för dessa medel.
ersättningsbeloppet är skattepliktig inkomst och bör ingå i arbetstagarens W-2. Som nämnts ovan har TCJA väsentligt förändrat effekten av Out-of-pocket-utgifter på en anställds avkastning, eftersom de inte längre är avdragsgilla som ett specificerat avdrag.
detta ökar vikten av att granska ersättningsplaner och se till att anställda är medvetna om hur dessa förändringar kan påverka dem
vanliga och nödvändiga
oavsett om en kostnad återbetalas av arbetsgivaren eller faller på arbetstagaren gäller samma IRS-riktlinjer. En kostnad måste vara vanlig och nödvändig enligt IRS-reglerna.
termerna ”vanliga” och ”nödvändiga” har specifika betydelser för skattemässiga ändamål, och den gemensamma användningen av dessa ord är inte tillämplig här.
vanliga utgifter är utgifter som vanligtvis används och accepteras av allmänna branschstandarder – det vill säga utgifter för saker som vanligtvis behövs för att driva ett företag. En kostnad är nödvändig om det är användbart och lämpligt att driva verksamheten.
fokusera på ordet ” hjälpsam.”Kostnaden är till hjälp, men inte nödvändig, för att bedriva ett yrke eller företag på rätt sätt.
vad som är vanligt och nödvändigt beror också på den enskilda situationen. Det kan vara vanligt och nödvändigt att diskutera affärer med en kund på en dyr restaurang och tillhandahålla limousineservice vid förhandlingar om ett kontrakt på flera miljoner dollar. Däremot skulle det inte anses vara vanligt och nödvändigt att göra detsamma för en kund som köper $500 årligen.
en kostnad måste vara både vanlig och nödvändig för att vara avdragsgill eller återbetalningsbar. IRS har också rätt att tillämpa ett ”överdådigt” kriterier för affärsutgifter och kan inte tillåta några utgifter som den anser vara överdådiga eller extravaganta. Dessa kriterier tillämpas normalt endast under extrema omständigheter.
det är viktigt ur ett IRS-perspektiv, liksom ur etisk synvinkel, att alla anställdas ersättningar hanteras korrekt och rättvist. Detta område kan lätt missbrukas. Att ställa in och följa policyer för dessa utgifter är en nödvändighet för att låta ett företag vara ekonomiskt ansvarigt och undvika IRS-förfrågningar. Om du har några frågor kontakta Victor Evans på [email protected], Ross Walker på [email protected] eller din vonlehman skatterådgivare.