arkivforskning är i allmänhet mer komplex och tidskrävande än sekundär forskning och presenterar utmaningar för att identifiera, lokalisera och tolka relevanta dokument. Även om arkiv delar liknande egenskaper och egenskaper kan de också variera på betydande sätt. Medan offentligt finansierade arkiv kan ha mandat som kräver att de är så tillgängliga som möjligt, kommer andra typer, såsom företags -, religiösa eller privata arkiv, att ha varierande grad av tillgång och upptäckbarhet. Vissa material kan begränsas på andra sätt, till exempel på de som innehåller känslig eller sekretessbelagd information, opublicerade verk eller införs genom avtal med materialgivaren. Dessutom är arkivregister ofta unika, och forskaren måste vara beredd att resa för att nå dem. Även när material Finns i digitala format kan det finnas begränsningar för dem som förbjuder dem att komma åt dem utanför webbplatsen.
hitta arkivsamlingarredigera
före online-sökning var fackliga kataloger ett viktigt verktyg för att hitta material i bibliotek och arkiv. I USA, National Union Catalog och National Union Catalog of manuskript samlingar har använts av forskare för att lokalisera arkiv, även om mycket av dess information sedan har migrerats till online-system.
ett ökande antal arkivinstitutioner kan hittas via en online-sökning. Dessutom tillhandahåller portaler som Europeana, Digital Public Library of America och National Library of Australia ’ s Trove länkar till medlemsinstitutioner.i Storbritannien är JISC värd för ArchivesHub, medan OCLC: s ArchiveGrid tillhandahåller en internationell portal för mestadels biblioteksbaserade institutioner, som använder MARC som katalogiseringsverktyg för sina innehav. Association of Canadian Archivists (ACA) har samarbetat med mjukvaruföretaget Artefactual för att skapa ArchivesCanada, medan Australian Society of Archivists har använt samma programvara för sin arkivkatalog i Australien. Många andra online-sökverktyg har gjorts tillgängliga för att underlätta sökning och upptäckt, inklusive Platsregistret över Engelska litterära manuskript och brev, Janus guide till arkivmaterial i institutioner i Cambridge, Storbritannien och CARTOMAC: Arkiv litt siraires d ’ Afrique.
om ett arkiv inte kan hittas via onlinesökning eller en offentligt listad samling kan en forskare behöva spåra sin existens på andra sätt, till exempel att följa andra forskares citat och referenser. Detta gäller särskilt för material som innehas av företag eller andra organisationer som inte får anställa en arkivist och därmed vara omedvetna om omfattningen eller innehållet i deras material.
i mycket begränsade arkiv kan Åtkomst endast begränsas till personer med vissa referenser eller anslutningar till institutioner som universitet och då endast till de på en viss nivå. De som saknar nödvändiga referenser kan behöva begära introduktionsbrev från en individ eller institution för att lämna till arkivet.
hitta material inom archivesEdit
arkiv innehåller vanligtvis unika material och deras organisation kan också vara helt unik eller idiosynkratisk för den institution eller organisation som underhåller dem. Detta är en viktig skillnad med bibliotek där material är organiserat enligt standardiserade klassificeringssystem. Traditionellt, arkiv har följt principen om respekt des fonds där härkomst och ursprungliga ordningen upprätthålls även om vissa omarrangemang, fysisk eller intellektuell, kan göras av arkivarien för att underlätta dess användning. En grundläggande riktlinje för arkivbeskrivning är International Standard of Archival Description (General) (ISAD/G eller ISAD), producerad av International Council on Archives (Ica). Amerikanska institutioner kan också vägledas genom att beskriva Arkiv: en innehållsstandard (DAC) och i Kanada av reglerna för Arkivbeskrivning (RAD). Att förstå hur arkivbeskrivningar och hitta hjälpmedel är konstruerade kallas arkiv intelligens.utöver dessa standarder och regler för att skapa papperskopior och online-listor och kataloger kan arkivister också ge tillgång till sina kataloger via API: er eller genom kodningsstandarderna EAD (kodad arkivbeskrivning) (relaterade till fonds, serier och objekt) och EAC (kodad arkivkontext)(de organisationer och personer som skapade arkiven).
hitta hjälpmedel är ett vanligt referensverktyg som skapats av arkivister för att lokalisera material. De finns i olika former, såsom register, kortkataloger eller lager. Många hitta hjälpmedel till arkivdokument är nu värd online som webbsidor eller laddas upp som dokument, till exempel på Library of Congress’ Rare Book & specialsamlingar. Detaljnivån för att hitta hjälpmedel kan variera från detaljerade beskrivningar på objektnivå till grova beskrivningar på samlingsnivå. Om ett arkiv har en stor eftersläpning av obearbetade material kanske det inte finns någon form av hjälp alls. Från omkring 2005 har en ideologi som kallas ”mer produkt, mindre Process” eller MPLP antagits av många nordamerikanska insamlingsarkiv som försöker minska behandlingstiden eller lindra eftersläpningar för att ge tillgång till material tidigare, vars resultat kan beskrivas minimalt hitta hjälpmedel.
Även om de flesta arkivförvar välkomnar forskare och har professionell personal i uppdrag att hjälpa dem, innebär den stora mängden Register att hitta hjälpmedel endast kan vara av begränsad användbarhet: forskaren kommer att behöva jaga igenom stora mängder dokument på jakt efter material som är relevant för hans eller hennes specifika förfrågan. Vissa register kan stängas för allmänhetens tillgång av konfidentialitetsskäl; och andra kan skrivas med arkaisk handskrift, på gamla eller främmande språk eller i teknisk terminologi. Arkivdokument skapades vanligtvis för omedelbara praktiska eller administrativa ändamål, inte till förmån för framtida forskare, och ytterligare kontextuell forskning kan vara nödvändig för att förstå dem. Många av dessa utmaningar förvärras när dokumenten fortfarande är i förvar av det genererande organet eller i privata händer, där ägare eller vårdnadshavare kan vara ovilliga att ge tillgång till externa förfrågningar, och där det kan vara ännu mer rudimentärt eller obefintligt att hitta hjälpmedel.
Consulting arkivmaterialsedit
On-siteEdit
arkivmaterial hålls vanligtvis i slutna staplar och icke-cirkulerande. Användare begär att se specifikt material från arkiven och får endast konsultera dem på plats. Efter att ha lokaliserat den relevanta postplatsen med hjälp av ett sökhjälpmedel eller annat upptäcktsverktyg kan en användare då behöva skicka in begäran till arkiven, till exempel att använda ett förfrågningsformulär. Om ett arkiv har en del av sina innehav i en separat byggnad eller anläggning, tar det dagar eller veckor att hämta material, vilket kräver att en användare lämnar in sina förfrågningar före ett samråd på plats.
ett läsrum är ett utrymme, vanligtvis inom eller nära arkivet, där användare kan konsultera arkivmaterial under personalövervakning. Den unika, ömtåliga eller känsliga karaktären hos vissa material kräver ibland vissa typer av begränsningar för deras användning, hantering och/eller duplicering. Många arkiv begränsar vilka typer av föremål som kan föras in i ett läsrum utifrån, såsom pennor, anteckningsblock, Väskor och till och med kläder, för att skydda mot stöld eller risk för skador på material. Ytterligare begränsningar kan läggas på antalet material som kan konsulteras vid varje given tidpunkt, såsom att begränsa en användare till en låda i taget och kräva att allt material läggs platt och synligt hela tiden. Vissa arkiv ger grundläggande leveranser inklusive skrot papper och pennor eller skum kilar för att stödja ovanligt stora material. Dupliceringstjänster kan vara tillgängliga i arkivet även om policyer, kostnader och tid som krävs kan variera. I allt högre grad tillåter arkiv också användare att använda sina egna enheter, till exempel handhållna kameror, mobiltelefoner och till och med skannrar, för att duplicera material. Användningen av vit eller någon annan handske, även om den är populär i tv-program, krävs inte nödvändigtvis för hantering av arkivdokument på grund av oro över bräcklighet i sidor och text. De kan krävas för hantering av volymer med dåliga bindningar, om handskarna tas bort för de interna sidorna för att förhindra överföring av smuts och annat material och bör användas vid hantering av fotografier. Kontrollera alltid med arkivaren om Handskar krävs eller inte.
arkiv kan också ge tillgång till innehåll via mikrofilm (inklusive informationsblad och andra format) på grund av det ursprungliga arkivets bräcklighet eller popularitet. Digitala kopior kan också tillhandahållas av samma skäl. Innan du ber om åtkomst till originalet, se till att de objekt som har formaterats om är lämpliga för den användning du behöver. Skäl för att be om tillgång till originalinnehåll kan inkludera behovet av att visa en färgbild (arkitektoniskt perspektiv och höjdritningar, kartor och planer etc.) eller av tillgänglighetsskäl (mindre visuell svindel anses vanligtvis inte vara en anledning till tillgång till original, eftersom effekten kan mildras genom långsammare granskning av filmen).
vissa material kan innehålla information som rör levande individers integritet och konfidentialitet, såsom medicinska och studentregister, och kräver särskild vård. Material som kan innehålla personligt identifierbar information, såsom personnummer eller namn, måste hanteras på lämpligt sätt, och ett arkiv kan ge redigerade kopior av material eller neka tillgång till material helt på grund av integritet eller andra rättsliga problem.
Off-site och elektroniskt materialsEdit
fler och fler arkivmaterial digitaliseras eller föds-digitala så att de kan nås utanför webbplatsen via internet eller andra nätverkstjänster. Arkiv som har digitalt material tillgängligt för allmänheten kan göra sina innehav upptäckbara för sökmotorer på internet genom att dela eller avslöja sina elektroniska kataloger och/eller metadata, med hjälp av standarder som Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH). Vissa institutioner har onlineportaler där användare fritt kan få tillgång till digitala material som har gjorts tillgängliga av arkivet, till exempel arkivet i New York Public Library eller Smithsonian Institution Archives. Regeringar och deras närstående institutioner kan använda dessa” elektroniska ”eller” virtuella ” läsrum för att ladda upp dokument och material som har begärts av allmänheten, t.ex. genom FOIA-förfrågningar eller i enlighet med policyer för avslöjande av register.