Använda visuella hjälpmedel under en presentation eller träningspass

typer av visuella hjälpmedel

det finns en mängd olika typer av visuella hjälpmedel, du måste bestämma vilken som passar din presentation och din publik.

PowerPoint

Microsoft PowerPoint används ofta för presentationer eftersom det är enkelt att skapa attraktiva och professionella presentationer och det är enkelt att ändra och omorganisera innehåll jämfört med andra visuella hjälpmedel. Du kan infoga en rad visuella objekt i bilderna som förbättrar publikens fokus. Dessutom kan publiken i allmänhet se bildspel bättre än andra visuella hjälpmedel och du behöver inte möta dem. Din presentation kan dock se oprofessionell ut om den här programvaran används dåligt.

Tips:

1. har en tydlig och enkel bakgrund.
2. Undvik att använda för många olika typer av teckensnitt eller teckenstorlekar.
3. använd bara animeringar för ett syfte, till exempel för att avslöja stadierna i en process, annars kan detta vara distraherande och se amatörmässigt ut.
4. använd en stor teckenstorlek-minst 24pt.
5. använd punktpunkter för att sammanfatta viktiga punkter.
6. överväg att ge utdelningar av diagram eftersom publiken kommer att hitta diagrammen lättare att läsa.
7. Undvik att lägga för mycket text på en bild.
8. Undvik att använda röd eller grön text eftersom det är svårt att läsa.
9. Det bör bara finnas en nyckelpunkt för varje bild.
10. ha alltid en reservplan om det finns ett tekniskt problem och du kan inte visa bilderna på dagen, till exempel ta med utdelningar eller en affisch.

Whiteboards

Whiteboards är bra för att ge ytterligare förklaringar, till exempel att visa ordningen på en process, skapa diagram eller förklara komplexa ord eller fraser. De används ofta för att visa rubriker och skriva ner publikförslag. Whiteboards är också idealiska för att visa viktig information under hela presentationen, till exempel nyckeldefinitioner, eftersom publiken bara kan titta på whiteboard för en påminnelse.

Tips:

• se till att tillräckligt med tid har gått för publiken att anteckna innan du gnuggar något av whiteboard.
• skriv kortfattat för att undvika att vända bort från publiken för länge.
• handskrift måste vara stor och läsbar.
• öva på förhand eftersom du kanske känner dig nervös för att skriva framför en publik vid den tiden.

Handouts

Handouts är papper som innehåller nyckelinformation från din presentation eller de kan ge ytterligare information. De hindrar dig från att överväldiga publiken eftersom det kommer att finnas mindre information om bilderna och därför mindre information de behöver skriva ner.

Tips:

Du måste tänka på när du vill ge publiken handouts:

• om det ges i början och mitten av din presentation kan publiken läsa snarare än att lyssna på dig eller de kanske inte uppmärksammar vad du säger eftersom de redan har informationen.
• om det ges i slutet av presentationen publiken kan försöka ta massor av anteckningar som kan minska mängden information de faktiskt förstår.

för att hantera detta, ge publiken delvis färdiga utdelningar så att de måste lyssna på vad du säger för att kunna fylla i luckorna. Att förse publiken med grafer och diagram i förväg är också fördelaktigt eftersom publiken kommer att hitta dem lättare att läsa än till exempel från en bild.

• Tips om hur du skapar utdelningar för din presentation

videoklipp

att använda videor är en stor väntan på att engagera publiken och öka deras intresse. Använd video för att ta med rörelse, bilder och ljud i din presentation.

Tips:

• se till att alla videor som används är relevanta för presentationens innehåll.
• visa bara så mycket av videon som behövs.
• visa aldrig ett riktigt långt klipp.
• videor kan vara svåra att passa in i strukturen i en presentation så se till att du berättar för publiken varför du visar dem ett klipp och berätta för dem vad de ska leta efter.
• informera publiken hur länge videon kommer att pågå.

Flip chart

Flip chart erbjuder en låg kostnad och låg teknisk lösning för att spela in och förmedla information när du talar. De är mer fördelaktiga för mindre publik och de är favoriserade för brainstorming sessioner eftersom du enkelt kan samla ideer. Blädderblock används också i stor utsträckning för att sammanfatta information och, som med en whiteboard, kan du använda dem för att visa permanent bakgrundsinformation.

Tips:

• innan presentationen, placera flipdiagrammet på en plats som du enkelt kan komma åt.
• Förbered alla ark du kan i förväg, även om du bara kan skriva ner rubrikerna.
• blädderblock kan flyttas så att du kan undvika att vända bort från publiken – stå bredvid den och fortsätta att möta publiken.
• har bara en huvudide per ark.
• skriv läsbart, till stor del och i blockhuvudstäder så det är mer synligt.
• Kontrollera med publiken att de kan läsa texten – använd inte ett blädderblock om det finns en stor publik.
• skriv bara i svart och blått bläck. Rött bläck är bra för att cirkla eller understryka.
• använd en penna skriv anteckningar till dig själv i förväg så att du kommer ihåg vad du ska inkludera – publiken kommer inte att se detta skrivande. Att rita linjer i penna i förväg kan också hålla din handskrift rak.
• Vänd tillbaka genom arken för att konsolidera poäng.
• öva på att skriva på flip chart advance eftersom du kan känna dig nervös vid presentationen.

affischer

affischtavlor kan skapas med olika visuella enheter, till exempel grafer och bilder. De är i allmänhet ganska bärbara och du kan göra dem så detaljerade som du vill. De kan dock vara dyra att producera om affischen är ganska komplex.

Tips:

• en affisch per meddelande eller tema
• Använd färg
• använd blockhuvudstäder
• Undvik att använda affischer när du presenterar för stora målgrupper eftersom de inte kommer att kunna se innehållet

Produkt, objekt eller artefakter

objekt kan vara användbara verktyg för att göra en inverkan eller till och med för att göra ett tråkigt ämne mer intressant. Ibland behövs de av tekniska och praktiska skäl, till exempel att visa en modell eller genomföra ett experiment.

Tips:

• Om du presenterar för en liten publik överväga att passera objektet runt men ge tillräckligt med tid så att de inte behöver dela sin uppmärksamhet mellan objektet och vad du säger.
• om publiken är stor, se till att du flyttar objektet så att alla ser det.
• publiken kommer att bli mer distraherad från vad du säger när de tittar på objektet så håll det dolt till rätt tid och ge bakgrundsinformationen innan du avslöjar den.
• förklara varför du använder objektet.
• Om du genomför ett experiment eller demonstration, rör dig långsamt med överdrivna rörelser så att publiken kan följa. Förklara också exakt vad som händer.

två exempel på levande produktdemos:

viktiga punkter för att använda visuella hjälpmedel

försök att ta reda på hur presentationsrummet är i förväg, till exempel rummets layout, utrustningen etc, så att du kan se om dina visuella hjälpmedel är lämpliga och om de kommer att göra det arbeta där men alltid ha en beredskapsplan oavsett. Kom också ihåg att publiken borde kunna förstå en bild nästan omedelbart.

öva

innan presentationen, se till att du tränar med dina visuella hjälpmedel så att du vet hur du använder utrustningen. Om något går fel har du större chans att lösa problemet.

Använd färg

forskning tyder på att användning av färg ökar människors motivation att läsa och deras entusiasm för en presentation. Programvara som PowerPoint är bra för att producera färgbilder.

att använda färghjulet kan hjälpa dig när du väljer presentationsfärger:

• färger mittemot varandra i hjulet kompletterar varandra och de skapar kontrast. Att använda kompletterande färger gör din text mer läsbar.
• färger bredvid varandra är analoga och de är harmoniska. Att använda analoga färger gör din presentation mer enhetlig.

Adobe colour wheel, som hjälper dig att välja kompletterande färger för din presentationsdesign.

Undvik att använda för många färger i din presentation eftersom det kan se rörigt och oprofessionellt ut och hålla dina färgteman kontinuerliga, till exempel om du markerar alla nyckelord på en bild i blått, fortsätt att göra detta under hela presentationen. Var också försiktig med färgföreningar, till exempel i många kulturer är rött kopplat till fara. Försök att representera dina ord och ämnen med färger som är meningsfulla och lämpliga.

många människor är blågröna eller rödgröna färgblinda så undvik att sätta dessa färger bredvid varandra i till exempel en graf. Om du inte kan undvika att placera dessa färger bredvid varandra, använd text för att tydligt märka objekt.

bevis

forskning tyder på att information som visas visuellt är väl ihågkommen: ”lagring av information tre dagar efter ett möte eller annan händelse är sex gånger större när information presenteras med visuella och muntliga medel än när informationen presenteras av det talade ordet ensam.” (USA. Department of Labor Osha Office of Training and Education, 1996)

det finns också betydande bevis som tyder på att de flesta lärande sker visuellt – vissa forskare föreslår att 83% av mänskligt lärande sker visuellt. Psykologen Bruner genomförde flera studier som tyder på att människor kommer ihåg 80% av vad de ser och gör, 20% av vad de läser och bara 10% av vad de hör.

I sammanfattning

Visuella hjälpmedel är värda att inkludera i dina presentationer eftersom de kan hjälpa dig att förklara information mer sammanhängande vilket gör presentationen lättare för dig och lär dig lättare för publiken. De hjälper också till att lägga till variation i din presentation vilket gör det mer intressant för publiken. Om publiken förstår vad du säger och de är mer engagerade, är de mer benägna att övertalas av dig.