är dina affärspolicyer och procedurer Hjälpandeeller hindrar ditt företags tillväxt?
mycket få människor kan faktiskt säga att de” gillar ”regler (eller åtminstone kommer de inte att erkänna det), men vissa typer av” regler ” är en nödvändighet, åtminstone i vissa situationer. När det gäller ditt företags funktionalitet och din plan för tillväxt kallas de regler som styr ditt företag dina policyer och procedurer.
termen ”policyer och procedurer” är bandied om ganska löst dessa dagar. Du kommer att se termen på praktiskt taget vilken webbplats som helst och den finns i någon form i de flesta företag. Har du specifika policyer och rutiner i din organisation? Om du gör det kan det vara dags att se över hur du hanterar denna viktiga del av ditt företag. Om du inte…låt oss ta en närmare titt på hur du implementerar policyer och rutiner på det mest effektiva sättet för att stödja ditt företags tillväxt.
När det skrivs och presenteras korrekt kan ditt företags policyer och procedurer vara ett 
distinkt strategisk koppling mellan företagets vision och dess dagliga verksamhet. Så varför är detta viktigt för dig?
policyer vs procedurer-Vad är skillnaden mellan dem?
sätt i mycket enkla termer, ditt företags politik levererar sin vision och mål, fokuserar mer på riktningen, samtidigt som den reflekterar direkt tillbaka till sin kultur. Procedurer är å andra sidan ett specifikt system av åtgärder som gör att ditt team effektivt kan genomföra dessa policyer och därigenom uppfylla dessa mål. Du kan säga att politik är en bild av din destination, medan dina rutiner är färdplanen för att komma dit.
Här är några specifika riktlinjer för att skilja mellan policyer och procedurer:
policyer:
- är allmänna till sin natur
- identifiera företagsregler
- förklara varför de finns
- berättar när regeln gäller
- beskriver vem den täcker
- visar hur regeln verkställs
- beskriver konsekvenserna
- beskrivs normalt med enkla meningar& stycken
förfaranden:
- identifiera specifika åtgärder
- förklara när man ska vidta åtgärder
- beskriver alternativ
- visar nödförfaranden
- inkludera varning & varningar
- ger exempel
- visar hur man fyller i formulär
- skrivs normalt med ett dispositionsformat
att övervinna p&p Challenge
en av de utmaningar som du står inför när du utvecklar dina policyer och procedurer är specificitet kontra flexibilitet. Naturligtvis vill du att dina policyer och procedurer ska vara specifika, begripliga och körbara men det är också viktigt att få ett element av flexibilitet i dina processer så att du inte riskerar att vara för ”styv” vilket kan skapa en förlust av motivation. Det är till exempel inte mycket meningsfullt att odla en ledarskapskultur, en ägarmentalitet och ansvarsskyldighet, men då har varje procedur kräver möten eller tillstånd för godkännande av en nyckelprocess. Vissa förfaranden måste vara exakta, men andra lämpar sig väl för en liten regelböjning. Var noga med att skriva dina policyer och procedurer så att du skapar den perfekta balansen mellan exakthet och flexibilitet.
hur vet du när dina policyer och procedurer inte är effektiva?
det kan finnas några tecken på att ditt nuvarande P& P inte matchar ditt företags nuvarande behov. Du kan börja märka försämring av moralen eller effektiviteten i dina system. Håll ögonen öppna för exempel på följande:
- ett ökande antal olyckor eller fel, högre felfrekvens eller kostnadsöverskridanden
- ett ovanligt antal frågor om typiska operativa rutiner eller en känsla av förvirring inom avdelningar
- en märkbar inkonsekvens i anställdas arbetsprestation
- en ökning av stressnivåerna på dina lag
- inkonsekvent granskningsprocess och ökning av anställdas vändning
- en stor mängd avvikelser i förmånsadministration, undantag eller favorisering
om du börjar märka något av dessa tecken kan det vara dags att omvärdera ditt företags politik och förfaranden.
Även om det verkar som om allt går bra och det är ”business as usual”, överväga att granska ditt företags policyer och förfaranden på årlig eller till och med halvårsbasis för att säkerställa att de uppfyller din nuvarande vision om företagskultur. Detta kan vara en del av ditt företags strategiska planeringssessioner när du utvecklas till nya uppsättningar mål och visioner för din framtid.