10 tips för effektiv e-postkommunikation

e-postkommunikation startade 1971 när Ray Tomlinson skickade det första e-postmeddelandet till sig själv. Medan denna teknik redan är 43 år gammal skickas miljarder e-postmeddelanden varje dag. Ibland läser vi dagligen och skickar fler e-postmeddelanden än att träffa riktiga människor. Men i e-postkommunikation begår vi samma misstag, som vi bör undvika för vårt eget bästa. Så hur kan vi förbättra våra e-postmeddelanden?

nedan finns 10 tips för effektiv e-postkommunikation:

var tydlig och kortfattad

de flesta har för lite tid på dagen för att läsa och svara på e-post. E-postmeddelandet ska vara informativt och direkt. Håll dina e-postmeddelanden korta och tydliga, din läsare kommer att uppskatta det. Överväg att använda punktpunkter eller skriva ett separat e-postmeddelande för varje ämne du behöver kommunicera med någon.

Kom ihåg: långa e-postmeddelanden suger livet ur människor.

var artig

om du inte är på goda villkor med någon, undvik Informellt Språk, jargong, slang och olämpliga förkortningar. Tänk på hur din e-post ”känns” känslomässigt. Om dina känslor kan missförstås, hitta ett annat sätt att formulera dina ord. Var vänlig, respektfull och tacksam.
vill du veta när du ska använda en avslappnad, formell, seriös eller vänlig ton?

använd en tydlig ämnesrad

på grundval av en ämnesrad bestämmer folk om de vill öppna ett e-postmeddelande eller inte. Många får en stor mängd e-postmeddelanden, det är viktigt att beskriva vad läsaren hittar inuti.

Var uppmärksam på stavning och grammatik

detta är ett enkelt sätt att visa att du bryr dig. Försök läsa ditt meddelande högt för att hjälpa dig att fånga grammatikfel eller obekväm formulering som du annars skulle missa.

Tänk på e-post är aldrig privat

ditt meddelande kan vidarebefordras till andra personer utan din vetskap. Om din information är mycket konfidentiell, se till att den kommer till rätt person.

Sätt din huvudpunkt i början

om du svarar på en fråga i någons e-post, sätt svaret nära början. De flesta gillar inte att läsa långa stycken för att få huvudpunkten i slutet av meddelandet.

använd SVARSTANGENTEN

inkludera föregående meddelande när du svarar på ett e-postmeddelande. Starta inte ett nytt e-postmeddelande. Denna praxis sparar din tid och tiden för din mottagare.

var miljövänlig

Undvik att skriva ut e-post när det är möjligt. Du kommer att kunna hålla din kommunikation bättre organiserad och dessutom spara träd.

Undvik att skrika

använd inte alla kepsar, det innebär att skrika. Det är också svårare att läsa skrivna bokstäver som är lika stora, så ge dina läsare en paus.

inkludera din signatur

göm dig inte bakom ett e-postmeddelande och inkludera ditt namn. Stäng ditt meddelande med” Med vänliga hälsningar”,” hälsningar ”eller” allt det bästa”, beroende på situationen. Glöm inte att skriva namnet på ett företag under ditt namn.

inse att när ditt meddelande har skickats är det omöjligt att komma ihåg. Genom att skicka fel meddelande till någon kan du skada och förstöra ditt företag eller karriär. Kontrollera alltid ditt meddelande och mottagarlinjen innan du skickar något e-postmeddelande.