napisany przez: Eman Abouzeid
terminy takie jak kupowanie, kupowanie i zaopatrzenie są często używane zamiennie. Jednak CIPS rozróżnia ” zakup & zamówienia” w następujący sposób:
zakup: jest zdefiniowany jako „funkcje związane z zakupem towarów i usług wymaganych przez organizację”. Zakup jest tylko jednym z aspektów szerszej funkcji zamówień i obejmuje takie działania, jak zamawianie, przyspieszanie, odbiór towarów na magazynie i płatność na rzecz dostawców.
zamówienia: definiuje się jako”działania związane z nabywaniem produktów lub usług”. Zamówienia są szerszym terminem niż zakupy; zwykle przyjmuje się, że obejmują działania przed zawarciem umowy kupna. Na przykład:
– Identyfikacja potrzeby.
– Sourcing (czyli identyfikacja i ocena potencjalnych dostawców).
– działania po zawarciu umowy (zarządzanie kontraktami & zarządzanie relacjami z dostawcami).
na podstawie tej analizy podstawowe procesy zakupów i zamówień są podsumowane w następujący sposób:
proces zakupów obejmuje:
– otrzymywanie zapotrzebowania na zakup (PR) od działu użytkownika.
– pozyskiwanie ofert od dostawców i ich ocena.
– złożenie oficjalnego zamówienia zakupu (PO).
– przyjmowanie produktów/materiałów na magazyn.
– dokonywanie płatności na rzecz dostawców.
proces zamówień obejmuje:
– monitoring rynku dostaw.
– identyfikacja potencjalnych dostawców.
– przygotowanie listy zatwierdzonych dostawców.
– określenie właściwych potrzeb wewnętrznych działów użytkowników.
– przekształcanie potrzeb w jasne specyfikacje, które mogą być zrozumiałe dla dostawców.
– pozyskiwanie i ocena cytatów.
– wybór odpowiednich dostawców.
– skuteczne negocjacje.
– opracowanie umowy.
– zarządzanie kontraktami.
– Płatność.
– zarządzanie relacjami z dostawcami.
na podstawie wyżej wymienionych:
zamówienia to parasol/szersze określenie obejmuje zakupy.
zamówienia są procesem szerszym niż zakupy, ponieważ obejmują kilka działań przed faktycznym zakupem (tj. określenie właściwych potrzeb, przygotowanie jasnych specyfikacji, badanie rynku)& kilka działań po faktycznym zakupie (tj. zarządzanie relacjami z dostawcami, zarządzanie kontraktami).
zakup jest bardziej „reaktywny” na potrzeby wewnętrzne. Tymczasem zamówienia mają „proaktywne” podejście, ponieważ współpracuje z działem użytkowników w identyfikowaniu właściwych potrzeb. Ponadto zamówienia przyczyniają się do projektowania produktu, wykorzystując jego wiedzę rynkową.
zakup jest bardziej „transakcyjny” – skupia się tylko na transakcjach zakupowych, a nie relacjach z dostawcami.
zakupy są bardziej „relacyjne” – koncentrują się na nawiązywaniu i utrzymywaniu owocnych i konstruktywnych długoterminowych relacji z wykwalifikowanymi dostawcami/dostawcami.
zakupy mają „krótkoterminowe cele” – osiągnięcie 5 praw (właściwa jakość – właściwa ilość – właściwa Cena – właściwe miejsce-właściwy czas).
zakup jest bardziej „strategiczny lub ma cele długoterminowe”-przyczynia się do osiągnięcia przewagi konkurencyjnej organizacji i jej celów strategicznych.
podsumowując:
zamówienia są szerszym pojęciem niż zakupy i mają szerszy proces niż zakupy.
zakupy są bardziej proaktywne, relacyjne i mają strategiczne podejście niż zakupy.
dziękuję za poświęcenie czasu na przeczytanie mojego artykułu!