wynajmij wirtualnego asystenta i zacznij delegować

w życiu każdego właściciela małej firmy przychodzi czas, gdy patrzy na swoją listę rzeczy do zrobienia i zdaje sobie sprawę, że po prostu nie może tego zrobić. Zbyt wiele e-maili, aby odpowiedzieć, zbyt wielu klientów do włączenia, zbyt wiele kampanii marketingowych do zorganizowania-niezależnie od przypadku, potrzebujesz pomocy. Wpisz: wirtualni asystenci.

wirtualni asystenci (VAs) to zdalni kontrahenci, którzy mogą podjąć się wielu „dorywczych zadań” w Twojej firmie. Mogą one koncentrować się na jednym konkretnym zestawie zadań administracyjnych, lub mogą służyć jako jack-of-all-trades. Tak czy inaczej, delegowanie do VA pomoże Ci rozwijać swoją firmę bez wypalania.

jak wiedzieć, czy potrzebujesz wirtualnego asystenta

trudno jest określić punkt zwrotny, kiedy zatrudnić wirtualnego asystenta, ale jest kilka typowych oznak, że nadszedł czas, aby zacząć delegować:

• pracujesz długo i regularnie. Zwłaszcza jeśli dużo czasu spędzasz na powtarzających się lub żmudnych zadaniach, takich jak odpowiadanie na komentarze w mediach społecznościowych lub e-maile z obsługą klienta, możesz pomyśleć o delegowaniu do VA. Mówimy o więcej niż jednym złym tygodniu tu lub tam-Szukaj wzorców tych długich, żmudnych godzin, które dzieją się przez kilka tygodni z rzędu.

• tracisz klientów lub klientów, ponieważ nie możesz odpowiadać na maile w odpowiednim czasie. Gdy zaczniesz tracić pieniądze, ponieważ nie możesz nadążyć za pocztą e-mail, absolutnie potrzebujesz pomocy. Utrata klientów nie jest opcją dla rozwijającego się biznesu.

• poświęcasz swój czas na zadania o niższej wartości. To jest Twoja Firma i powinieneś spędzać czas, dodając wartość firmie w sposób, który tylko Ty możesz. Praca administracyjna to specyficzny zestaw umiejętności, ale to taki, który możesz delegować. Twój mózg? To jest niezbywalne.

• wykonujesz pracę, której nie lubisz. Jeśli lubisz niektóre z tych żmudnych zadań, to za wszelką cenę trzymaj się ich. Mogą pobudzić cię do działania lub wywołać pomysły, których w przeciwnym razie byś nie miał. Ale upewnij się, że lubisz swoją pracę. Wykonywanie zadań, których nie lubisz, może prowadzić do wypalenia zawodowego, co będzie miało negatywny wpływ na produktywność—i twoją firmę.

bieganie po liczbach

twoje zdrowie psychiczne jest tutaj najważniejszym czynnikiem, ale prowadzisz firmę, więc musisz spojrzeć na wyniki finansowe i zważyć to na wszelkie nadchodzące wypalenie zawodowe. Jeśli chodzi o to, musisz mieć pewność, że Twój asystent zaoszczędzi ci więcej pieniędzy, niż będą kosztować.

zacznij od śledzenia czasu. I tak powinieneś to robić.: To łatwy sposób na wykrycie nieefektywności i dokładne sprawdzenie, dokąd zmierza twój czas-w porównaniu do tego, dokąd myślisz. Sprawdź naszą listę najlepszych narzędzi do śledzenia czasu, aby rozpocząć i znaleźć najlepszy wybór dla ciebie. Kiedy już wiesz, ile czasu poświęcasz na każde zadanie, nadszedł czas, aby policzyć.

scenariusz #1: spędzasz od sześciu do ośmiu godzin tygodniowo, zajmując się pytaniami klientów przez telefon i e-mail. Przy 22 USD / H kosztowałoby to 132-176 USD / tydzień, aby zlecić to wirtualnemu asystentowi. W ciągu tych samych sześciu godzin możesz robić coś innego (płatna praca z klientem, zwiększenie działań marketingowych na Instagramie, cokolwiek ma sens dla Twojej firmy), co sprawi, że będziesz $300-400. W tym przypadku liczby pokazują, że uzyskanie VA ma dla ciebie sens finansowy.

Scenariusz # 2: spędzasz trzy godziny tygodniowo, zajmując się zadaniami administracyjnymi wyższego poziomu, które wymagają pewnej wiedzy zarówno na temat branży, jak i Twojej firmy/produktu (np. rozmawiając z producentami). Musisz znaleźć VA, który ma ten sam poziom wiedzy w tle, co robisz (i odpowiednio płacić wyższe stawki—powiedzmy 30-35 USD/godzinę), a nie masz natychmiast opłacalnego zadania, które możesz wykonać z czasem, który zaoszczędzisz. W tym przypadku wynajęcie VA nie jest dla Ciebie tego warte—jeszcze. Gdy masz wystarczająco dużo innych zadań do delegowania, możesz to przekazać, ale na razie najbardziej sensowne jest prowadzenie samochodu ciężarowego.

Scenariusz #3: przeanalizowałeś swój harmonogram i stwierdziłeś, że spędzasz od pięciu do siedmiu godzin tygodniowo na pracy administracyjnej. Masz około dwóch do trzech godzin dochodowej pracy, którą możesz wykonywać w tym czasie, więc mniej więcej będziesz łamać nawet zatrudniając asystenta. Często jest to najtrudniejsza pozycja, ponieważ nie ma natychmiastowego zysku pieniężnego. Jeśli nie znosisz pracy administratora i chcesz ją po prostu usunąć z talerza, warto zatrudnić asystenta-jeśli tylko dla spokoju ducha i uniknięcia wypalenia zawodowego. Dobrym pomysłem może być również zatrudnienie asystenta teraz, jeśli za trzy miesiące zbliża się pracowity sezon: do czasu, gdy nadejdzie pracowity sezon, Twój VA zostanie w pełni wdrożony. Jeśli jednak lubisz korzystać z tych zadań administracyjnych, aby zakończyć pracę pod koniec dnia pracy, presja delegowania jest wyłączona.

Wirtualny asystent vs. osobisty asystent

Jeśli stwierdziłeś, że potrzebujesz pomocy, nadal warto zdecydować: czy wirtualny asystent jest drogą? Czasami, osobisty asystent może być tym, czego szukasz. Oto kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu tej decyzji:

• rodzaje zadań: Jeśli Twoja firma wiąże się z pakowaniem przedmiotów do wysyłki Lub załatwianiem lokalnych spraw, potrzebujesz osobistego asystenta.

• Twoja preferowana forma komunikacji: jeśli czujesz się całkowicie komfortowo komunikując się za pośrednictwem wiadomości tekstowych, e-maili, Slacka i sporadycznych połączeń telefonicznych lub wideo, zdalny VA zrobi wszystko. Jeśli okaże się, że rozwijasz się dzięki bezpośredniej komunikacji, możesz mieć problemy z zarządzaniem wirtualnym asystentem.

• dostępność i koszt talentu: w zależności od tego, gdzie mieszkasz, możesz nie być w stanie znaleźć lokalnego asystenta z wymaganym zestawem umiejętności. Alternatywnie możesz nie być w stanie pozwolić sobie na lokalnego asystenta z wymaganym zestawem umiejętności. To byłby dobry moment, żeby zwrócić się do weterana.

jak znaleźć i zatrudnić wirtualnego asystenta

wiesz, że potrzebujesz VA i masz całkiem dobre pojęcie, jaką pracę powinni dla ciebie wykonywać. Następny krok: znalezienie kogoś. Znalezienie, zatrudnienie i wdrożenie wykonawcy to dogłębny proces, ale oto kilka wskazówek, na początek.

gdzie szukać wirtualnego asystenta

najlepszym sposobem na znalezienie wirtualnego asystenta jest poproszenie sieci o skierowanie. Podobnie jak w przypadku każdej pozycji, ludzie, którzy przychodzą z rekomendacją, są znacznie bardziej skłonni do tego, czego szukasz. Zacznij od opublikowania na LinkedIn, a także wszelkich grup Slack lub Facebook dla właścicieli firm. Pamiętaj, aby uwzględnić rodzaje zadań, w których szukasz pomocy i rodzaj prowadzonej działalności. Im bardziej jesteś konkretny, tym lepsza jakość poleconych osób może cię wysłać.

Jeśli nie możesz zatrudnić za pośrednictwem poleceń, oto kilka innych opcji:

Użyj usługi wirtualnego asystenta.

usługi wirtualnego asystenta są w zasadzie agencjami online dla wirtualnych asystentów. Oznacza to, że nie musisz sam pozyskiwać asystenta, co może zaoszczędzić Ci trochę czasu. Minusem, oczywiście, jest to, że jesteś mniej prawdopodobne, aby ktoś specjalizuje się w danym rodzaju modelu biznesowego lub branży.

• Zirtual jest skierowany w szczególności do przedsiębiorców i profesjonalistów. Plany zaczynają się od $398 / miesiąc za 12 godzin zadań od amerykańskiego, wykształconego asystenta.

• UAssistMe jest bardziej przystępny cenowo, ale skupia się bardziej na pracy ściśle administracyjnej (np.księgowość, Obsługa klienta, transkrypcje i zarządzanie pocztą e-mail). Plany zaczynają się od $299 / miesiąc za 20 godzin zadań.

użyj ogólnego rynku freelance.

Freelance marketplaces pozwalają kontrahentom zasadniczo prezentować swoją pracę Tobie. Możesz publikować zadania, które musisz wykonać, a ludzie odpowiedzą swoimi informacjami i stawkami. Korzystanie z rynku może otworzyć Cię na wielu wykwalifikowanych wykonawców, ale to wiąże się z minusem: będziesz musiał przesiać ogromną liczbę aplikacji, z których wiele nie jest tak wielkich. (Popularne posty otrzymają od 25 do 100 ofert, a czasami więcej). Jesteś również zmuszony do przejrzenia firmowego systemu wiadomości i narzędzi rozliczeniowych, ponieważ wykonawcy są karani za poruszanie się poza wbudowanym systemem. Fakt, że wykonawcy muszą rozliczać się z opłat, które pobiera rynek, często oznacza, że możesz uzyskać lepsze stawki w innym miejscu.

• Guru ma ponad trzy miliony kontrahentów na całym świecie, obejmujących szeroki zakres umiejętności. Opcje płatności Guru obejmują płacenie według zadania, kamienia milowego lub godziny; możesz też zapłacić według cyklicznego harmonogramu, który może dobrze sprawdzać się w przypadku bieżącego uzgodnienia z wykonawcą.

• Task Pigeon ’ s virtual assistant marketplace jest pochodną ogólnego rynku zadań. Chociaż nie jest to podstawowa działalność Task Pigeon, otrzymujesz niezawodność zaufanego zespołu zarządzania zadaniami sprawdzającego asystentów. W przypadku płatności dokonujesz przedsprzedaży, a następnie określasz swoje potrzeby.

• PeoplePerHour umożliwia publikowanie pracy lub przeglądanie istniejących freelancerów, a Pula talentów obejmuje szeroki zakres profesjonalnych usług, od projektowania przez tworzenie stron internetowych po pracę administracyjną. Ceny są godzinowe lub stałe, w zależności od projektu.

• Freelancer jest nieco bardziej nastawiony na wyspecjalizowanych freelancerów (pomyśl o projektantach, copywriterach itp.), więc jest to świetne miejsce, jeśli szukasz kogoś z konkretnym pochodzeniem. Opcje płatności obejmują płatności milestone lub płatności po zakończeniu.

co można oczekiwać, aby zapłacić za wirtualnego asystenta

jak w przypadku większości zawodów, stawki za VAs są na całej mapie. Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać, gdy patrzysz na wirtualnych asystentów i ich stawki:

rodzaj pracy: Jeśli szukasz pracy administracyjnej na poziomie podstawowym (zarządzanie pocztą e-mail, Podstawowa obsługa klienta itp.), prawdopodobnie będziesz płacić $15-25 / godz. Jeśli szukasz zadań na wyższym poziomie (zarządzanie projektami, strategia treści itp.), możesz patrzeć na $50 / godzinę lub więcej. Upwork opublikował swoje średnie stawki za różne zadania, co może pomóc w uzyskaniu lepszego oszacowania.

szybkość: należy pamiętać, patrząc na stawki godzinowe, że niektórzy ludzie pracują szybciej niż inni. Ktoś, kto pobiera 50 USD / godzinę, może ukończyć projekt trzy razy szybciej – i z taką samą jakością-jak ktoś, kto pobiera 25 USD / godzinę, co czyni go bardziej korzystnym finansowo dla Ciebie. Nie daj się zwieść bardzo niskim stawkom godzinowym.

poziom doświadczenia: weź pod uwagę poziom doświadczenia VA. Może to być kuszące, aby przejść do najtańszej opcji można znaleźć, ale duże doświadczenie może być różnica między jakości pracy i pracy, że kończy się konieczności ponownego siebie.

opinie klientów: Przejrzyj opinie klientów na stronie internetowej VA i / lub ich rekomendacje LinkedIn i poproś o kilka referencji klientów, aby skontaktować się z nimi za pośrednictwem poczty e-mail. Jeśli ktoś nie jest w stanie skontaktować cię z co najmniej dwiema lub trzema osobami, dla których wcześniej pracował, może to oznaczać, że wie, że nie otrzyma żadnych świecących rekomendacji.

przygotowanie do delegowania

przed uruchomieniem nowego VA należy przygotować dwa rodzaje dokumentacji, które ułatwią proces wdrażania i delegowania.

standardowe procedury operacyjne

standardowe procedury operacyjne (SOP) są zasadniczo podręcznikami do zadań, które będziesz prosił asystenta o rozwiązanie. Powinni dać asystentowi wszystkie informacje, których potrzebują, aby móc wykonać zadanie.

możesz oczywiście napisać to w dokumencie, ale sugerujemy zacząć od screencastu. Jeśli zarejestrujesz się podczas wykonywania zadania, możesz upewnić się, że w dokumentacji nie zostaną pominięte żadne pominięte kroki. Jeśli piszesz coś z pamięci, łatwo przegapić drobne szczegóły.

• Jing jest darmowy i szybki w konfiguracji. Po nagraniu screencast możesz przesłać go na swój serwer i uzyskać screencast.com link, aby wysłać do swojego asystenta-lub można go pobrać jako plik. Jing ma limit czasu na pięć minut, ale jeśli głównie chcesz robić szybkie screencasty—i nie chcesz płacić za usługę—jest to najlepszy wybór.

• Snagit daje możliwość dodawania adnotacji do filmów dla większej przejrzystości. Jeśli masz skomplikowane zadania, których wyjaśnienie zajmie więcej niż kilka minut, lub chcesz być w stanie wyróżnić określone części ekranu lub dodać wskazówki na ekranie, jest to dobra opcja. Cena: $49.95 bez limitu czasu screencasting.

Po wykonaniu screencastu możesz przepisać instrukcje, jeśli chcesz mieć je również na piśmie. (Warto zapytać asystenta, czy byłoby to dla nich korzystne.) Nie zapomnij umieścić linki do wszystkich screencastów w folderze dysku Google lub notatniku Evernote i udostępnić go asystentowi, aby mógł łatwo wyszukiwać.

Szablony

Jeśli nie masz jeszcze szablonów do swojej pracy, powinieneś rozpocząć proces dokumentacji. Powinieneś również dostarczyć swojemu nowemu asystentowi przykłady gotowych szablonów, aby mógł lepiej zrozumieć twój styl komunikacji Podczas współpracy z zewnętrznymi stronami.

używając automatyzacji jako swojego VA

po dokładnym rozważeniu możesz zdecydować, że nie jesteś gotowy na zatrudnienie wirtualnego asystenta, albo dlatego, że nie ma to sensu finansowego, albo dlatego, że nie masz wystarczająco dużo do delegowania. A może musisz natychmiast zdjąć trochę pracy z talerza, szukając asystenta. Tak czy inaczej, automatyzacja procesów jest dobrym miejscem do rozpoczęcia.

Zapier może zautomatyzować prawie każdy proces, ale oto kilka gotowych sugestii dotyczących zadań, które w przeciwnym razie możesz przekazać VA.

• automatycznie Dodawaj swoje posty na blogu do mediów społecznościowych.

• Usprawnij proces wdrażania nowego klienta.

• aktualizacja inwentarza bez ręcznego wprowadzania danych.

zatrudnienie wirtualnego asystenta to duże zaangażowanie, ale może się opłacić zarówno finansowo, jak i psychicznie. Jeśli wykonasz swoje badania, dobrze zatrudnisz i położysz podwaliny, będziesz przygotowany na sukces. A gdy twój nowy VA zostanie uruchomiony, będziesz miał więcej czasu i energii, aby poświęcić na rzeczy, które mają największe znaczenie dla Ciebie i Twojej firmy.

Hero image from FirmBee via . Obraz dwóch osób z zeszytami z rawpixel.com przez Pexels.