Zaktualizowano styczeń 12, 2021
jesteś prawnie zobowiązany do wstrzymywania podatków od wynagrodzeń w imieniu swoich pracowników, ale uzyskanie prawa do odliczeń od wynagrodzeń i innych odliczeń od wynagrodzeń może być trudne. Wśród pracowników z USA 82% zgłasza w pewnym momencie błąd w wypłacie. A kiedy Wujek sam znajdzie coś złego, może to oznaczać 15% kary lub więcej!
chociaż matematyka, którą musisz wykonać, aby obliczyć odliczenia i odliczenia, nie jest zbyt złożona, może być zniechęcająca, aby wszystkie ruchome części były proste. Dlatego przygotowaliśmy ten szczegółowy przewodnik ze wszystkim, co musisz wiedzieć. A jeśli szukasz bardziej szczegółowych przykładów obliczania płac, zapoznaj się z naszym szczegółowym przewodnikiem.
Jeśli szukasz czegoś konkretnego, kliknij dowolny z poniższych tematów, aby przejść do przodu:
- wynagrodzenie brutto, wynagrodzenie netto i wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu
- potrącanie vs. potrącenia
- obowiązkowe potrącenia płacowe
- dobrowolne potrącenia płacowe
- dodatkowy kredyt! Pracownicy zwolnieni a pracownicy zwolnieni
wynagrodzenie brutto a wynagrodzenie netto
potrącenia i potrącenia stanowią różnicę między wynagrodzeniem brutto a wynagrodzeniem netto. Wynagrodzenie brutto to całkowita kwota, którą pracownik zarabia z wynagrodzenia lub wynagrodzenia godzinowego plus wszelkie premie, prowizje i inne formy rekompensaty. Na przykład, jeśli płacisz pracownikom dwa razy w miesiącu, pracownik najemny, który zarabia 48 000 USD rocznie, otrzyma 2 000 USD w wynagrodzeniu brutto w każdym okresie wypłaty. To wynagrodzenie brutto jest, gdzie większość obliczeń zaczyna się dla IRS „płace podlegające wstrzymaniu” dla wypłat pracowniczych.
niektóre odliczenia od wynagrodzeń są obowiązkowymi podatkami od wynagrodzeń; inne odliczenia są dobrowolne, co oznacza, że twój pracownik ma możliwość ich nie płacić. Wiele dobrowolnych odliczeń, takich jak ubezpieczenie zdrowotne lub składki 401(k), to odliczenia przed opodatkowaniem, które skutkują zmniejszeniem podlegającego opodatkowaniu wynagrodzenia brutto pracownika. Po dokonaniu odliczeń i potrąceń pozostała płaca netto jest tym, co płacisz swoim pracownikom.
potrącenia a potrącenia
potrącenia i potrącenia są często traktowane jako synonimy na Twoich wypłatach. Technicznie rzecz biorąc, termin wstrzymanie odnosi się w szczególności do podatków federalnych lub stanowych, które pobierasz z czeków swoich pracowników i wysyłasz do rządu. Wszystkie zwolnienia są obowiązkowe.
potrącenia są zazwyczaj dobrowolne i obejmują opt-in oszczędności emerytalne, ubezpieczenie zdrowotne lub darowizny. Istnieją również pewne mimowolne potrącenia, na przykład gdy płace są pobierane na spłatę podatków lub alimentów. Niektóre odliczenia są przed opodatkowaniem, co oznacza, że zmniejszają płace brutto za Obliczenia podatkowe. Inne są pobierane po potrąceniu podatków. Nie martw się, jeśli jest to mylące — przyjrzymy się bliżej konkretnym odliczeniom poniżej.
potrącenia i potrącenia mają dwa kluczowe elementy wspólne: pobranie odpowiedniej kwoty dla każdego pracownika, a następnie przesłanie tych środków do właściwej agencji podatkowej lub usługodawcy.
obowiązkowe zwolnienia z płac
federalny podatek dochodowy
Twoim obowiązkiem jako właściciela firmy jest wstrzymanie i zapłacenie federalnego podatku dochodowego dla swoich pracowników. Po pierwsze, pamiętaj, że podatek dochodowy zależy od dwóch czynników: 1) wynagrodzenia brutto lub wynagrodzenia, które płacisz pracownikowi oraz 2) informacji o potrąceniu, które pracownicy podali na formularzu W-4. Znasz już ich stawkę. Ich Formularz W-4 powie Ci, czy musisz wstrzymać dla nich podatki według stawki małżeńskiej lub pojedynczej, ilu osób na utrzymaniu twierdzili, a także wszelkie dodatkowe kwoty, które pracownik chce zatrzymać z tych zarobków.
stanowy i lokalny podatek dochodowy
podobnie jak federalny podatek dochodowy, jako podstawę do wstrzymania kwoty podatku dochodowego stanowego i lokalnego wykorzystasz wynagrodzenie brutto. Każde państwo ustala te stawki indywidualnie (niektóre państwa nie mają podatku dochodowego w ogóle), więc trzeba zapoznać się z zasadami, które mają zastosowanie do lokalizacji i pracowników. Należy również upewnić się, że jesteś na bieżąco z najnowszymi stawkami podatku od wynagrodzeń.
FICA
FICA, Federalna ustawa o składkach ubezpieczeniowych, wymaga od pracodawców od płac pracowników potrącania podatków z Ubezpieczeń Społecznych i Medicare. Musisz nie tylko wstrzymać procent od podlegającego opodatkowaniu wynagrodzenia brutto pracownika, ale także dopasować tę składkę do maksymalnego limitu podstawy wynagrodzenia. Te wartości procentowe zmieniają się, więc zawsze upewnij się, że potrącasz i dopasowujesz odpowiednią kwotę za rok podatkowy. W 2021 r. stawka FICA dla pracodawców spada do 6,2% dla Ubezpieczeń Społecznych i 1.45% dla Medicare, czyli 7,65% dla każdego. Przeczytaj więcej o tym, jak FICA i wstrzymywanie w szczegółach tutaj.
State Unemployment Insurance (SUI)
każde państwo ustala własną stopę ubezpieczenia na wypadek bezrobocia, więc nie ma standardów w Stanach Zjednoczonych.kiedy zarejestrujesz się w swoim stanie jako pracodawca, będą one również wymagać rejestracji w Państwowej Agencji ds. bezrobocia. Ważną rzeczą, o której należy pamiętać przy obliczaniu SUI, jest to, że musisz płacić te podatki w zależności od tego, gdzie mieszka twój pracownik, a nie gdzie prowadzisz swoją firmę. Jeśli masz zespół pracowników zdalnych, może to być nieco skomplikowane, ale większość stanów ma zasoby online, które pomogą Ci znaleźć drogę.
State Disability Insurance
obecnie pięć stanów ma jakąś formę państwowego ubezpieczenia niepełnosprawności, która jest wstrzymywana z wypłat pracowników: Kalifornia, Hawaje, New Jersey, Nowy Jork i Rhode Island. Każdy z nich ma inne wymagania dotyczące stawek u źródła, a także sposobu, w jaki określają płace i inne.
federalny podatek od bezrobocia (Futa)
ten podatek finansuje zasiłki dla bezrobotnych dla pracowników, którzy tracą pracę. Jako pracodawca będziesz musiał obliczyć 6% wynagrodzenia każdego pracownika, aby określić, ile jesteś winien w federalnych podatkach od bezrobocia. Jednak FUTA nie jest potrącana z wynagrodzenia pracownika, więc nie popełnij tego błędu.
pracodawcy są zobowiązani przez prawo do płacenia podatków od bezrobocia, dopóki pracownik nie osiągnie 7000 dolarów wynagrodzenia podlegającego opodatkowaniu w roku kalendarzowym. Po tym, twoja odpowiedzialność za rok dla nich jest spełniona. Federalne podatki od bezrobocia są wypłacane co kwartał. Nie jesteś pewien, czy musisz zapłacić FUTA? Przyjrzyj się szczegółowo Federalnym podatkom na bezrobocie.
deponowanie obowiązkowych podatków od wynagrodzeń
Po wypełnieniu listy płac musisz zdeponować federalne podatki dochodowe, ubezpieczenia społeczne i fundusze Medicare, które zatrzymałeś w IRS. Istnieją dwa harmonogramy wpłat-półtygodniowe lub miesięczne-dla tych płatności. Dowiedz się więcej o prawidłowym harmonogramie dla Twojej firmy w publikacji IRS 15-T. pamiętaj, aby złożyć raport kwartalny na formularzu 941 lub corocznie na formularzu 944 pokazujący płace, które zapłaciłeś, napiwki, które przekazali ci twoi pracownicy oraz podatki od zatrudnienia. Będziesz także musiał przestrzegać zasad depozytu podatkowego państwa.
dobrowolne odliczenia od wynagrodzeń
składki na Plany emerytalne
jako pracodawca masz kilka opcji planów oszczędzania na emeryturę dla pracowników małych firm: SEP-IRA, SIMPLE-IRA lub tradycyjny 401k. Większość składek emerytalnych jest przed opodatkowaniem i często są dopasowywane przez pracodawcę do określonego procentu. W 2021 r. pracownicy mogą wnieść wkład do 19 500 usd na plan 401k. Pracownicy powyżej 50 roku życia mogą dodać dodatkowy wkład w wysokości $7,000, aby uzyskać je do $ 26,000 rocznie.
świadczenia zdrowotne
małe firmy zatrudniające mniej niż 50 pracowników w pełnym wymiarze godzin nie są zobowiązane do świadczenia zdrowotnego dla swoich pracowników, ale jest to najlepsze świadczenie, którego szukają pracownicy. Najczęściej pobieranie kosztów świadczeń zdrowotnych odbywa się jako odliczenie przed opodatkowaniem wynagrodzeń. Pamiętaj, że odliczenia od wynagrodzeń w ramach planu zdrowotnego, w tym płatności za elastyczne konta wydatków lub konta oszczędnościowe, powinny być ustawione jako kwota w dolarach, a nie procent lub wynagrodzenie pracownika.
ubezpieczenie na życie lub ubezpieczenie od inwalidztwa
wielu pracodawców oferuje grupowe programy ubezpieczeń na życie, a także krótkoterminowe i długoterminowe ubezpieczenie na wypadek niepełnosprawności, aby zapewnić, że pracownicy nadal otrzymują część wynagrodzenia, nawet jeśli zostaną niepełnosprawni. Podobnie jak plany opieki zdrowotnej, programy te są często administrowane przez dużą firmę ubezpieczeniową, która może obsługiwać rejestracje dla ciebie. Musisz upewnić się, że odpowiednie potrącenia są dokonywane i wypłacane za każdego pracownika, który zdecyduje się na program.
parkowanie lub dojazdy do pracy
zasiłki dla osób dojeżdżających do pracy pozwalają na odliczenie kosztów parkowania lub opłat tranzytowych na podstawie przed opodatkowaniem dla pracowników. Należy pamiętać, że środki te nie mogą być wykorzystane na pokrycie kosztów związanych z kolarstwem, paliwem lub ubezpieczeniem samochodu. Od 2021 r. limit IRS na koszty transportu lub parkowania wynosi 270 USD na pracownika miesięcznie, a składki nie są już odliczane od podatku dla pracodawcy.
Zdrowie& wellness
programy te mogą być sposobem na promowanie dobrego samopoczucia w miejscu pracy i często obejmują potrącenia z wynagrodzenia za zniżki na członkostwo w siłowni, programy odchudzania, programy rzucania palenia i profilaktyczne badania zdrowotne. Mogą również mieć wypłaty za trafienie określonych bramek. Świadczenia mogą być wolne od podatku, ale zwroty i nagrody dla pracowników nie są. Dotacje na wydatki związane z członkostwem w siłowni mogą być potrącane przez pracodawców jako wydatki na działalność gospodarczą za rok podatkowy, w którym zostały opłacone.
Mundury
Jeśli Twoja firma wymaga mundurów i pobiera od nich opłaty za pracowników, pamiętaj, że potrącenia płac na pokrycie kosztów nie mogą obniżyć stawki godzinowej pracownika poniżej minimalnego wynagrodzenia w wysokości 7,25 USD za godzinę lub wpłynąć na ich wynagrodzenie za nadgodziny zgodnie z Ustawą Fair Labor Standards Act. Możesz jednak odliczyć proporcjonalnie do czasu, o ile ich stawka godzinowa nie zostanie zmniejszona.
składki związkowe
składki związkowe są zwykle obliczane jako określony procent wynagrodzenia brutto pracownika i wypłacane regularnie na rzecz lokalnego związku zawodowego. Wyrok Sądu Najwyższego z 2018 r. w sprawie Janus V. American Federation of State, County, and Municipal Employees (AFSCME) zmienił zasady pobierania opłat od pracowników spoza Unii pracujących w sklepach związkowych. Teraz pracownicy spoza Unii muszą aktywnie zdecydować się na pobranie tych składek. Większość związków ma również specyficzne wymagania dotyczące skal płac i płac, więc poświęć trochę czasu na zapoznanie się z zasadami i regulacjami u swojego partnera związkowego. Składki unijne nie kwalifikują się jako odliczenia przed opodatkowaniem.
529 education savings plans
prawie wszystkie państwa mają teraz pewną formę odroczonego podatku 529 education savings plan, który oferuje wygodny sposób oszczędzania dla pracowników. Niektóre plany państwowe mają minimalne wymagania dotyczące wkładu wraz z innymi zasadami planu 529. Większość z nich jest zarządzana przez duże firmy inwestycyjne, ale każde państwo ma przydatną stronę internetową pełną informacji na temat potrąceń płacowych 529.
dawanie w miejscu pracy lub darowizny na cele charytatywne
automatyczne dawanie pozwala pracownikom wspierać ich ulubioną sprawę poprzez potrącenie wcześniej wybranej kwoty z wypłaty przez cały rok. Pamiętaj, aby uzyskać pisemną lub elektroniczną zgodę na tego typu odliczenie i współpracować z renomowanym partnerem, takim jak United Way.
uposażenie płac
chociaż pracownicy nie muszą wyrażać zgody na polecenia uposażenia swoich płac, nadal są uznawani za dobrowolnych, ponieważ nie są częścią obowiązkowych rządowych zwolnień podatkowych. Sąd może zażądać od pracodawcy wypłaty wynagrodzenia z tytułu niepłacenia długu lub alimentów na dziecko lub z innych powodów. Zazwyczaj zamówienie odbioru będzie dostarczane z instrukcjami, w jaki sposób należy wysłać te płatności.
dodatkowy kredyt! Pracownicy zwolnieni vs. pracownicy zwolnieni
Ustawa o uczciwych standardach pracy ustanowiła obecne minimalne wynagrodzenie, Zasady nadgodzin i inne standardy pracy, które musisz znać, aby uzyskać prawo do płac. Zdefiniowano również kategorie pracowników, które dotyczą przede wszystkim ochrony nadgodzin.
- pracownicy”zwolnieni” mogą zarabiać Nadgodziny według stawki 1,5-krotności zwykłej stawki godzinowej i muszą być wypłacani w wysokości co najmniej 7,25 USD za godzinę.
- „zwolnieni” pracownicy (zwolnieni z pracy w godzinach nadliczbowych) muszą być zatrudnieni, zarabiać co najmniej 455 USD tygodniowo i wykonywać funkcje takie jak obowiązki wykonawcze, administracyjne lub zawodowe.
zrozumienie tego rozróżnienia jest niezbędne dla Twojej listy płac (i ostatecznie odliczeń), ponieważ musisz obliczyć wynagrodzenie za nadgodziny jako część wynagrodzenia brutto dla pracowników zwolnionych z podatku. Nie wspominając już o tym, że naruszenia mogą być kosztowne; pracodawcy, którzy naruszają przepisy dotyczące płacy minimalnej FLSA lub wynagrodzenia za nadgodziny, mogą być prawnie odpowiedzialni zarówno za niedobór płacy, jak i za szkody. Rząd oferuje ten poręczny przewodnik, który pomoże Ci zapewnić zgodność. Pamiętaj, aby sprawdzić swoje wymagania dotyczące nadgodzin również tutaj.
Jak to wpływa na odliczenia od wynagrodzeń? W pewnych okolicznościach pracodawcy mogą odliczyć wynagrodzenie, gdy zwolnieni pracownicy opuszczają pracę.
to (w końcu) wszystko, ludzie!
potrącenia wynagrodzeń nie zawsze są zabawne, ale ich prawidłowe wykonanie jest ważną częścią skutecznego prowadzenia firmy. Mamy nadzieję, że ten przewodnik był dla Ciebie pomocny podczas planowania kolejnego biegu wynagrodzeń i budowania zespołu, który pomoże Ci osiągnąć wszystkie Twoje cele.