Czy Twoje zasady i procedury biznesowe pomagają lub utrudniają rozwój Twojej firmy?
niewiele osób może faktycznie powiedzieć, że „lubią” zasady (a przynajmniej się do tego nie przyznają), ale niektóre rodzaje „zasad” są koniecznością, przynajmniej w pewnych sytuacjach. Jeśli chodzi o funkcjonalność Twojej firmy i plan rozwoju, zasady, które rządzą Twoją firmą, nazywane są twoimi zasadami i procedurami.
termin „polityka i procedury” w dzisiejszych czasach jest dość luźny. Można zobaczyć termin na praktycznie każdej stronie internetowej i istnieje w jakiejś formie w większości firm. Czy masz w swojej organizacji określone zasady i procedury? Jeśli to zrobisz, może nadszedł czas, aby ponownie zastanowić się, jak radzisz sobie z tym ważnym elementem Twojej firmy. Jeśli nie … przyjrzyjmy się, jak wdrożyć politykę i procedury w najbardziej efektywny sposób, aby wspierać rozwój Twojej firmy.
Po prawidłowym napisaniu i przedstawieniu polityki i procedur firmy mogą być
wyraźne strategiczne powiązanie między wizją firmy a jej codzienną działalnością. Dlaczego jest to dla Ciebie ważne?
Zasady a procedury-jaka jest między nimi różnica?
mówiąc bardzo prosto, Polityka Twojej firmy realizuje jej wizję i cele, koncentrując się bardziej na kierunku, a jednocześnie odzwierciedlając bezpośrednio jej kulturę. Z drugiej strony procedury to specyficzny system działań, który pozwala Twojemu zespołowi skutecznie wdrażać te polityki, a tym samym realizować te cele. Można powiedzieć, że zasady są obrazem miejsca docelowego, podczas gdy procedury są mapą drogową, aby się tam dostać.
oto kilka szczegółowych wytycznych dotyczących rozróżniania polityk i procedur:
Polityki:
- mają charakter ogólny
- Zidentyfikuj reguły firmy
- wyjaśnij, dlaczego istnieją
- informuje, kiedy reguła ma zastosowanie
- opisuje, kogo dotyczy
- pokazuje, w jaki sposób reguła jest egzekwowana
- opisuje konsekwencje
- są zwykle opisywane za pomocą prostych zdań& akapity
procedury:
- Zidentyfikuj konkretne działania
- wyjaśnij, kiedy podjąć działania
- opisuje alternatywy
- pokazuje procedury awaryjne
- Dołącz Ostrzeżenie& Ostrzeżenia
- podaje przykłady
- pokazuje, jak wypełnić formularze
- są zwykle pisane przy użyciu formatu konturu
p&p wyzwanie
jednym z wyzwań stojących przed Tobą podczas opracowywania polityk i procedur jest specyfika a elastyczność. Oczywiście chcesz, aby twoje zasady i procedury były konkretne, zrozumiałe i wykonalne, ale ważne jest również, aby wprowadzić element elastyczności do swoich procesów, aby nie ryzykować zbyt „sztywności”, co może spowodować utratę motywacji. Na przykład kultywowanie kultury przywództwa, mentalności własności i odpowiedzialności nie ma większego sensu, ale każda procedura wymaga spotkań lub pozwoleń na zatwierdzenie kluczowego procesu. Niektóre procedury muszą być dokładne, ale inne nadają się dobrze do małego naginania zasad. Pamiętaj, aby napisać swoje zasady i procedury, aby stworzyć idealną równowagę między dokładnością i elastycznością.
skąd wiesz, kiedy twoje zasady i procedury nie są skuteczne?
mogą pojawić się pewne oznaki wskazujące, że obecne P& P nie odpowiadają aktualnym potrzebom Twojej firmy. Możesz zacząć zauważać pogorszenie morale lub skuteczność swoich systemów. Miej oczy otwarte na przykłady następujących:
- rosnąca liczba wypadków lub błędów, wyższe wskaźniki awarii lub przekroczenia kosztów
- nietypowa liczba pytań dotyczących typowych procedur operacyjnych lub poczucie dezorientacji w działach
- zauważalna niespójność w wynikach pracy pracowników
- wzrost poziomu stresu w zespołach
- niespójny proces przeglądu i wzrost zwrotu pracowników
- duża ilość rozbieżności w zarządzaniu świadczeniami, wyjątkami lub faworyzowaniem
jeśli zaczniesz zauważać którykolwiek z tych objawów, może nadszedł czas, aby ponownie ocenić firmę zasady i procedury.
nawet jeśli wydaje się, że wszystko idzie dobrze i jest „jak zwykle”, rozważ przegląd zasad i procedur firmy w ujęciu rocznym lub nawet półrocznym, aby upewnić się, że spełniają one obecną wizję kultury firmy. Może to być częścią sesji planowania strategicznego Twojej firmy, gdy ewoluujesz w nowe zestawy celów i wizji na przyszłość.