prawdą jest, że prawidłowe potwierdzanie e-maili biznesowych poprawi wskaźnik sukcesu, prowadząc działalność gospodarczą w XXI wieku. Niezliczona liczba e-maili w świecie biznesu jest wysyłana, aby otrzymywać informacje, złożyć żądanie, złożyć skargę lub wykonać plan. Aby profesjonalnie potwierdzić te odmiany wiadomości e-mail, musisz je potwierdzić w oparciu o żądanie nadawcy.
istnieją szczególne sposoby profesjonalnego potwierdzania otrzymywanych e-maili. Zwróć uwagę na te dziesięć wskazówek, aby potwierdzić otrzymanie wiadomości e-mail jako właściciel firmy lub osoba fizyczna.
1 – docenić nadawcę
uznanie jest współpracownikiem uznania. Jako odbiorca możesz zdobyć nadawcę, wysyłając po prostu odpowiedź „dziękuję”, aby potwierdzić otrzymanie wiadomości e-mail. Na przykład Klient wysłał wiadomość e-mail z reklamacją. Pierwszym krokiem do pozyskania takiego Klienta nie jest reakcja, ale uznanie. Możesz wysłać e-mail w następujący sposób:
przykład i-profesjonalne potwierdzenie e-maila
’ Dziękujemy, otrzymaliśmy twój e-mail.”
e-maile, które doceniają nadawcę z pewnością stworzą wrażenie, że odbiorca nie jest snobem.
2 – bądź bezpośredni
bądź bezpośredni, gdy chcesz profesjonalnie potwierdzić wiadomość e-mail. Wyrażaj się jasno i konkretnie. Potwierdź otrzymanie wiadomości e-mail jako osoba fizyczna lub przedstawiciel firmy.
3 – pracuj nad punktem centralnym
punkt centralny otrzymanej wiadomości e-mail powinien być odpowiednio opracowany, aby pokazać, że faktycznie potwierdzasz otrzymanie wiadomości e-mail. Możesz odtworzyć punkty ogniskowe, aby dopasować je do dodatkowych informacji, które chcesz dołączyć jako odpowiedź do nadawcy.
4 – Wyślij wiadomość w określonym czasie
firma może ujawnić swój poziom skuteczności i efektywności poprzez odpowiedź na e-maile klientów.
w przypadku, gdy klient wyśle wiadomość e-mail z reklamacją, możesz potwierdzić wiadomość e-mail, wysyłając termin, w którym podniesione kwestie zostaną rozwiązane. Przykład znajdziesz później w tym poście.
Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail, na którą nie możesz natychmiast się zgłosić, potwierdź wiadomość e-mail i poinformuj nadawcę, kiedy problem zostanie rozwiązany.
5 – uprzejma Prezentacja
powiedzenie „istnieją dwie strony monety” potwierdza fakt, że Warunki rzeczy mogą być pozytywne lub negatywne.
Twoja odpowiedź na e-mail powinna opierać się na informacjach, które przedstawia e-mail. Informacje mogą być pozytywne lub negatywne. Potwierdzenie otrzymania wiadomości e-mail nie powinno odzwierciedlać emocji gniewu i frustracji. Uprzejmie przedstaw swoje potwierdzenie wiadomości e-mail, aby pokazać, że masz do czynienia z poglądami nadawcy.
6 – podaj niezbędne sugestie
zdarza się, że odbiorca potwierdza wiadomość e-mail, ponieważ problemy nie są takie, które można rozwiązać za pomocą wiadomości e-mail. W takich przypadkach należy podać niezbędne sugestie dotyczące sposobu rozwiązania problemów zgłaszanych przez nadawcę. Od nadawcy może być wymagane przyjście do firmy lub spotkanie z kimś. Takie sugestie powinny być jasno sformułowane.
przykład II – profesjonalne potwierdzenie wiadomości e-mail
Drogi Johnie,
żałujemy, że miałeś problemy z przelewem, który wysyłamy na twoje konto bankowe. Być może będziesz musiał odwiedzić swój bank, aby rozwiązać ten problem. Poproś swojego księgowego, aby napisał do nas za pośrednictwem naszego e-maila z obsługą klienta, a on lub ona powinna podać Twój identyfikator partnera, abyśmy mogli zweryfikować Twoją tożsamość.
Jeśli to nie rozwiąże tego problemu, daj nam znać, abyśmy mogli podjąć dalsze kroki. Dziękuję.
Pozdrawiam,
7-Odpowiedz na pytania
Możesz potwierdzić otrzymywanie takich e-maili, udzielając odpowiedzi na te pytania bez zwolnienia. Jeśli nie możesz szybko odpowiedzieć na te pytania, po prostu podaj termin, w którym odpowiedzi zostaną wysłane.
czasami pojawiają się pytania, które wymagają pilnych odpowiedzi. W przypadku pytań tego rodzaju odpowiedzi należy udzielić bezzwłocznie.
8 – zaangażuj nadawcę
niektóre wiadomości e-mail wymagają zaangażowania nadawcy. Dzieje się tak dlatego, że nadawca wniósł do ciebie pozytywny wkład i chcesz Potwierdzić otrzymanie jego pozytywnego wkładu. Zaangażowanie ich poprzez umożliwienie im zadawania pytań w kolejnych wiadomościach e-mail lub składania próśb jest sposobem zaangażowania nadawcy.
Możesz również zaangażować nadawcę, informując go, że może wysyłać swoje komentarze na temat działań, do których przyczynił się za pośrednictwem otrzymanego e-maila.
przykład III-profesjonalne potwierdzenie wiadomości e-mail
cześć James,
dziękuję za szybką odpowiedź. Cieszę się, że aplikacja internetowa okazała się bardzo przydatna. Na pewno odkryjesz więcej funkcjonalności w ciągu najbliższych kilku dni.
w każdej chwili możesz skontaktować się ze mną w sprawie prośby o funkcję, sugestii lub skargi. Z przyjemnością pomogę w jakikolwiek sposób.
Pozdrawiam,
9 – podkreśl wyjątkowość nadawcy
Możesz otrzymać wiadomość e-mail, która pokazuje umiejętności nadawcy, na przykład wiadomość e-mail, która dotyczy podania o pracę z dołączonym CV nadawcy. Potwierdzenie takiej wiadomości e-mail powinno wskazywać na osiągnięcia zawodowe nadawcy, aby wskazać, że CV nadawcy zostało sprawdzone, a firma szanuje osiągnięcia nadawcy.
przykład III – profesjonalne potwierdzenie wiadomości e-mail
Droga Ruth,
cieszymy się, że jesteś zainteresowany współpracą z naszą firmą. Cieszymy się, że ukończyłeś studia MBA w tak młodym wieku.
Twoje CV zostało przekazane do naszego działu kadr. Możesz skontaktować się z nami, jeśli nie otrzymasz od nich wiadomości w ciągu najbliższych pięciu dni roboczych.
życzymy jak najlepiej w Twojej aplikacji.
Pozdrawiam,
10-szczegółowe informacje
szczegółowe informacje należy podać w informacji potwierdzającej, aby uniknąć nieporozumień. Należy potwierdzić wiadomość e-mail nadawcy, podając szczegółowe informacje, takie jak daty przeprowadzenia niezbędnych procedur.
na przykład potwierdzenie rozmowy kwalifikacyjnej powinno zawierać szczegółowe informacje na temat daty rozmowy kwalifikacyjnej, godziny i miejsca.
Po tym, jak firma wysłała e-maile do swoich klientów z prośbą o poziom zadowolenia klientów z ich towarów i usług, klient może wysłać wiadomość e-mail z potwierdzeniem, aby docenić usługi firmy. Klient powinien podać odpowiednie informacje, takie jak konkretne produkty, które sprawiają, że usługi firmy zasługują na uznanie e-mail.
wnioski
Podsumowując, należy pamiętać, że znaczenie profesjonalnego potwierdzania wiadomości e-mail nie może być przesadnie podkreślone. Robienie tego przez cały czas pomoże Ci wyróżnić się na tle konkurencji i sprawić, że twoi klienci będą wracać.