Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, prędzej czy później będziesz musiał śledzić codzienne wydatki swojej firmy, budując swoje przedsięwzięcie od podstaw.
może się to wydawać niepotrzebne, gdy zaczynasz działalność, ponieważ mniejsze wydatki kapitałowe mogą wydawać się nieistotne i mieć niewielki wpływ na Twoją firmę. Ale im szybciej zaczniesz utrzymywać raport wydatków biznesowych w regularnych odstępach czasu, tym mniej pracy musisz zrobić w sezonie podatkowym i czasach, gdy twój kapitał Operacyjny jest niski.
Co To jest raport wydatków biznesowych?
Jeśli nazwa jest jakąkolwiek wskazówką, raporty wydatków biznesowych wydają się śledzić każdy cent, który wydajesz podczas prowadzenia firmy, ale chociaż jest to do pewnego stopnia prawdą, nie jest to dokładnie to, czym są. Raporty wydatków są zasadniczo formularze, które liczą wszystkie pieniądze wydane na podróże, posiłki, zakwaterowanie, szkolenia, koszty dodatkowe, i rozrywki, że pracownik lub właściciel firmy kupuje z własnej kieszeni, w przeciwieństwie do korzystania z wcześniej podanej diety.
formularz lub raport jest wypełniany regularnie (zazwyczaj miesięcznie lub kwartalnie), a następnie przesyłany do księgowego firmy, działu księgowości lub właściciela. Po uzasadnieniu wydatków pokwitowaniem zakupu i zatwierdzeniem firmy, osoba, która złożyła raport, otrzymuje czek na zwrot poniesionych wydatków.
powody, dla których musisz użyć raportu wydatków biznesowych
raporty wydatków mogą być żmudnym obowiązkiem, ale ostatecznie służą najlepszym interesom firmy w przypadku sporu finansowego lub audytu. Składając te raporty regularnie, możesz upewnić się, że ty i Twoi pracownicy prawidłowo budżetują wydatki niezbędne do utrzymania bezpieczeństwa finansowego Twojej firmy, a także utrzymania morale i dobrej woli firmy.
żaden pracownik (lub właściciel firmy) nigdy nie chciałby wykorzystać swoich środków osobistych do wykonania pracy, do której jest zatrudniony za wynagrodzeniem. Tak więc prowadzenie i wypełnianie raportu wydatków pozostawia wszystkie strony zaangażowane w lepszą sytuację finansową niż umożliwienie ponoszenia takich kosztów przez pracownika lub właściciela, a nie przez firmę.
Jeśli jesteś solopreneurem lub prowadzisz mikroprzedsiębiorstwo, raporty wydatków mogą wydawać się głupie, ale znowu są tak samo ważne dla Twojej firmy, jak dla pracownika korporacji takiej jak Apple czy Disney. Śledzenie, gdzie wydajesz środki, aby zaangażować się w działalność zawodową małej firmy, jest częścią kontroli podatkowej Twojej firmy i powinno być używane podczas składania podatków, aby dokładnie rozliczać, ile pieniędzy Twoja firma wydała przez cały rok.
jak zrobić raport wydatków, który jest dostosowany do Twojej firmy
poszczególne branże mogą dyktować, co formularze raportu wydatków twojej małej firmy muszą zawierać w oparciu o to, jakie koszty są standardowe dla Twojej firmy do prowadzenia działalności. Na przykład, jeśli liczba twoich pracowników jest w sprzedaży i oczekuje się, że od czasu do czasu przyjmą potencjalnych i stałych klientów na lunch lub kolację, formularz raportu wydatków Twojej firmy powinien odzwierciedlać możliwość przedłożenia przez członka zespołu sprzedaży pokwitowania na jedzenie i rozrywkę oraz szczegóły kosztów łatwo, aby mogli zostać zwróceni za kwotę wydaną na wygrywanie i wyżywienie klienta. Dlatego wpis lub kod posiłków powinien być standardem w formularzu raportu wydatków firmy.
Innym przykładem skutecznego dostosowania raportów wydatków twojej małej firmy do Twoich potrzeb jest dopuszczenie kodu lub wpisu dedykowanego opłatom szkoleniowym lub konferencyjnym. W wielu branżach, aby pozostać konkurencyjnym, konieczne jest bycie na bieżąco z nowymi technologiami, sesjami burzy mózgów think-tanków lub odnowieniami certyfikatów. Jeśli Twoja firma nie regularnie uwzględnia takich wydarzeń i warsztatów w rocznym budżecie, włączenie tej opcji do spersonalizowanego raportu wydatków w celu zwrotu kosztów jest wygodnym i rozsądnym wyborem.
szablony lub Próbki ogólnych raportów wydatków biznesowych można łatwo znaleźć online, ale każda mała firma jest wyjątkowa i powinieneś próbować modyfikować dowolne szablony, aby odzwierciedlić konkretne potrzeby biznesowe. Czasami szablony te są tylko w formacie drukowanym, a inne są cyfrowe. Tak czy inaczej, pamiętaj, aby upewnić się, że wszystkie koszty wymagane do zwrotu są poparte fakturą lub paragonem. Jest to nie tylko solidna miara dla Twoich plików księgowych, ale może być również potrzebna, jeśli konieczna będzie kontrola podatkowa.
Jeśli nigdy wcześniej nie korzystałeś z raportu wydatków i nie możesz określić, czy chcesz użyć formularza papierowego lub opcji online, zacznij od raportu papierowego, dopóki nie zaczniesz go wypełniać, zanim przejdziesz do usługi lub aplikacji cyfrowej opartej na chmurze.
poniżej znajduje się przykład podstawowego raportu wydatków dla małych firm:
Ten szablon może być uproszczony, ale rejestruje minimum tego, co powinny śledzić raporty wydatków Twojej firmy, i może być łatwo zmodyfikowany, aby uwzględnić więcej kategorii lub różnych zdarzeń. Pracownicy, którzy często podróżują na konferencje, zabawiają klientów lub biorą udział w kilku warsztatach i sesjach szkoleniowych każdego roku, powinni mieć możliwość wpisania wszystkich swoich danych za miesiąc (lub dłużej) w każdym formularzu.
jeśli powyższy szablon jest zbyt prymitywny, proste wyszukiwanie online może ujawnić duży wybór opcji papierowych i cyfrowych raportów wydatków do wyboru. Jeśli interesują Cię Usługi Śledzenia raportów wydatków oparte na chmurze, firmy takie jak Procurify, Zoho Expense i Rydoo oferują popularne systemy, które sprawiają, że rejestrowanie wydatków jest proste i intuicyjne.
jak przejąć kontrolę fiskalną nad małą firmą
właściciele małych firm mądrze byłoby zacząć korzystać z raportów wydatków, gdy tylko będą w stanie w procesie uruchamiania swojej firmy. Oprócz zapewnienia możliwości śledzenia, gdzie pieniądze twojej małej firmy idą w danym momencie, pozwalają przygotować się do sezonu podatkowego i wyprzedzić audyt, a także zapewniają pracownikom, że czują się doceniani, wiedząc, że ich firma pokrywa wydatki poniesione podczas ich pracy.
firma odnosząca sukcesy to taka, w której kontrola skarbowa jest mocno zabezpieczona w rękach właściciela firmy, a ustalony system raportowania wydatków biznesowych może pomóc w osiągnięciu tego celu.