Jeśli napisanie listu sto lat temu było równoznaczne z siedzeniem z kimś w cichym pokoju i rozmową twarzą w twarz, napisanie e-maila dzisiaj jest jak krzyczenie na kogoś na hałaśliwym skrzyżowaniu, gdy spieszy się na spotkanie.
każdy jest przeciążony i przeciążony.
każdy jest przeciążony i przeciążony. Istniejemy w stanie ciągłej częściowej uwagi, gdy płynnie przesuwamy się między pocztą e-mail, wiadomościami tekstowymi, mediami społecznościowymi i Internetem. E-mail, który wysyłasz, nie tylko konkuruje z innymi e-mailami o czyjąś uwagę; konkuruje ze wszystkim.
jest szansa, że twój e-mail zostanie odczytany przez telefon, podobnie jak ponad 50 procent e-maili. Przeglądamy i przycinamy nasze skrzynki odbiorcze w podróży, reagując na pilne przedmioty i oznaczając mniej pilne przedmioty, które należy ponownie odwiedzić, gdy wrócimy do naszych biurek.
oznacza to, że twój e-mail najprawdopodobniej zostanie strawiony na szybki rzut oka, gdy odbiornik jest w telefonie, przelatując tam iz powrotem między innymi zadaniami. W najlepszym przypadku Twoja korespondencja otrzyma szybki błysk ich uwagi. Jeśli zostanie to uznane za przekonujące w tym mimośrodzie, prawdopodobnie powrócą do niego później. Zrób jednak słabe pierwsze wrażenie, a gra jest skończona, zanim jeszcze zaczniesz.
nasze informatyczne mózgi wymagają nowego podejścia do poczty elektronicznej. Kiedy wszyscy są zajęci, szanowanie swojego czasu – biorąc go tak mało, jak to możliwe—jest kluczowym sposobem na zwrócenie uwagi ludzi. Podczas tworzenia wiadomości e-mail oznacza to, że jest jasne, zwięzłe i możliwe do zastosowania. Możesz to osiągnąć za pomocą kilku prostych strategii:
ten post jest fragmentem książki Unsubscribe: How To Kill Email Anxiety, Avoid Distraction, and Get Real Work Done, Jocelyn K. Glei.
Lead with the ask.
zastanów się, co pojawi się w dwuliniowym podglądzie wiadomości, który zobaczy odbiorca podczas przewijania skrzynki odbiorczej: czy przyciągnie to jej uwagę?
nie będąc nagłym lub nachalnym, ważne jest, aby umieścić swoje pytanie na górze wiadomości e—mail-w pierwszym zdaniu lub dwóch, jeśli to możliwe. Celem jest zwrócenie uwagi czytelnika i natychmiastowe zrozumienie żądanego działania. Jeśli postawisz dużo rigmarole przed swoją prośbą, niecierpliwy czytelnik może nigdy się do tego nie dostać.
na przykład, powiedzmy, że wyciągasz rękę do Prezesa startupu, który podziwiasz, aby zaprosić ją na konferencję. Możesz ustawić pytanie tak:
cześć Catherine-tu Mark Holland. Prowadzę popularną konferencję Firestarters, która każdego roku przyciąga ponad 5000 przedsiębiorców do Staples Center w Los Angeles. Piszę, aby przedłużyć zaproszenie dla ciebie, aby zabrać głos na naszym wydarzeniu w dniu 5 marca 2016.
Katarzyna może nie wie co to do cholery jest konferencja Firestarters, ale wie coś ważnego: O czym jest ten e-mail (zaproszenie do rozmowy). Ona również teraz zna datę i miejsce wydarzenia i że ma dość imponującą liczbę frekwencji. Teraz, gdy pytanie jest jasne i jej zainteresowanie jest wzbudzone, jest bardziej prawdopodobne, aby przeczytać dalsze szczegóły Marka, gdzie może on dołączyć historię wydarzenia i bardziej imponujące statystyki, aby jego sprawa jeszcze silniejsza.
w świecie o krótkim czasie uwagi najlepiej od razu przejść do rzeczy i Później wyjaśnić. Zastanów się, co pojawi się w dwuliniowym podglądzie wiadomości, który widzi odbiorca podczas przewijania skrzynki odbiorczej: czy przyciągnie to jego uwagę?
Utwórz swoją wiarygodność.
Co mnie to obchodzi? czy milczące pytanie unosi się w umysłach większości ludzi, gdy otwierają e-mail, zwłaszcza jeśli pochodzi od kogoś, kogo nie znają. Dlatego też ustalenie Twojej wiarygodności na wczesnym etapie przekazu ma kluczowe znaczenie. Powiedz swojemu czytelnikowi, dlaczego jesteś inny, dlaczego jesteś osiągnięty lub dlaczego powinni zwracać na ciebie uwagę.
na przykład, jeśli wysyłasz pocztą e-mail do marki, aby poprosić o sponsoring, możesz ustalić swoją wiarygodność, udostępniając punkty danych o swoich odbiorcach i nagrodach, które wygrałeś.
cześć Tom—Jestem Tracy Black, redaktor Feed Daily, wielokrotnie nagradzanej strony internetowej z ponad 2 milionami odwiedzających miesięcznie. Przygotowuję nową serię artykułów skierowaną do młodych, ambitnych twórców. chciałem sprawdzić, czy nie byłby Pan zainteresowany jej sponsorowaniem?
Jeśli wysyłasz wiadomość e—mail do kogoś, kogo znasz—na przykład do współpracownika w sprawie pilnego zadania-możesz uzasadnić swoją prośbę, wskazując, że jesteś pod presją szefa (zakładając, że to prawda).
cześć Tom—sprawdzam, czy udało Ci się zaimplementować nową funkcję rejestracji e-mail? Prezes chce to zakończyć do końca tygodnia.
punkty danych i brutalny autorytet nie są oczywiście jedynymi opcjami. Możesz również ustanowić wiarygodność, będąc zapalonym obserwatorem osoby, z którą się kontaktujesz. Możesz im powiedzieć, jak długo śledziłeś ich pracę, co podobało ci się w ostatnim wpisie na blogu, który napisali—lub jak ich produkt może zostać ulepszony-oczywiście z taktem! Tak długo, jak to nie jest łaknienie, większość ludzi docenia bycie zauważonym, a to sprawia, że zauważają cię z powrotem.
często otrzymuję maile od osób, które są zainteresowane jakąś wymianą wiedzy, ale nigdy nie wyjaśniają, w jaki sposób chcieliby, abym podjął działania. Chcą kawy? Chcą zadzwonić? Nie jest jasne, co oznacza, że zamiast powiedzieć: „tak!”Muszę odpowiedzieć, pytając ich o to, o co mnie pytają-lub, co bardziej prawdopodobne, w ogóle nie odpowiadać.
masz większe szanse na odpowiedź od kogoś, jeśli jest jasne, jaki jest następny krok. Dzięki temu odbiorca może łatwo zgodzić się na Twoją prośbę.
powiedzmy, że sięgasz po radę do reżysera, którego podziwiasz.
od lat jestem fanką twojej pracy i z chęcią poderwię ci mózg. Co ty na to?
zamiast tego zaproponuj coś konkretnego:
jestem wieloletnim wielbicielem twojej pracy i mam największy szacunek dla Twojej Wiedzy Filmowej. Chciałbym zadać ci kilka pytań, jak sfinansowałeś swój pierwszy film. Czy w przyszłym tygodniu miałbyś ochotę na 15-20 minutową rozmowę telefoniczną? Mój harmonogram jest otwarty przez cały dzień w czwartek i piątek, jeśli masz dostępność. Obiecuję, że będę się streszczał.
drugi przykład wyjaśnia przedmiot i fakt, że po prostu chcesz wykonać krótką rozmowę telefoniczną. Oznacza to, że odbiorca wie, że zaangażowanie czasowe będzie minimalne, a ponieważ zaproponowałeś już datę kalendarzową, wie, że wątek e—mail można szybko i skutecznie zamknąć. Innymi słowy, szanowałeś ich czas i teraz wiedzą, że radzenie sobie z tobą nie będzie kolejnym bólem głowy, którego nie potrzebują.
jeśli zadajesz pytanie, zaproponuj rozwiązanie.
e-mail nie jest dobrym miejscem do dyskusji. Tak więc wiadomości, które oferują nic innego, jak pytanie typu ” co myślisz o X?”są na ogół nieskuteczne. Zapracowani ludzie nie chcą rozwiązywać twoich problemów i nie chcą pisać długiej odpowiedzi. Chcą powiedzieć tak lub nie, a potem przejść do następnej rzeczy. Więc jeśli chcesz uzyskać odpowiedź—i po swojemu-nie tylko stawiaj pytania: proponuj rozwiązania.
wyobraźmy sobie, że piszesz do szefa z zapytaniem, czy możesz wziąć udział w konferencji. Można by napisać:
cześć Tina-zauważyłem, że ludzie już rezerwują hotele na konferencję SXSW w przyszłym roku. Chciałbym iść. Co o tym myślisz?
lub, można napisać,
cześć Tina—myślałem o sposobach na wzbogacenie mojego zestawu umiejętności pracy, i wygląda na to, że są prelegenci i warsztaty na SXSW w przyszłym roku, które byłyby bardzo pomocne. Mogę również sporządzić raport, aby podzielić się z zespołem tym, czego się nauczyłem po powrocie. Oszacowałem koszt i wygląda na to, że bilet, hotel i przelot kosztowałyby firmę około $2,500. Myślisz, że firma mogłaby mnie sponsorować?
pierwsza wiadomość jest krótka, ale leniwa i wymaga wielu wiadomości w obie strony, aby wyjaśnić, o co tak naprawdę chodzi. Drugi e-mail jest dłuższy, ale zawiera wszystko, co niezbędne do natychmiastowego rozwiązania rozmowy. Pisarka odrobiła pracę domową, koszty i korzyści są jasne, a szefowi łatwo jest po prostu powiedzieć tak. Bycie proaktywnym w komunikacji wymaga więcej pracy z góry, ale na dłuższą metę przynosi ogromne zyski.
Be scannable.
e-maile mają na celu uzyskanie wyników, a nie testowanie rozumienia czytania odbiorcy.
użyj punktorów, liczb i/lub pogrubienia, aby twój e-mail był skąpy i strawny, podkreślając kluczowe punkty. Jeśli wyśmiewasz się z tego rodzaju podawania informacji łyżką, śmiało, Odpuść sobie. E-maile mają na celu uzyskanie wyników, a nie testowanie rozumienia czytania odbiorcy. Oto przykład, w jaki sposób możesz podsumować kolejne kroki po spotkaniu z klientem.
Witam serdecznie! Jestem podekscytowany kolejnymi krokami. Oto podsumowanie tego, co omówiliśmy w nadchodzącym tygodniu, aby dotrzymać naszego terminu: elementy akcji dla Sharon & zespół:
– Zatwierdź poprawione makiety (ze względu na: Pon 4/9)- dostarcz ostateczną kopię banerów (ze względu na: Śr 4/11)- dostarcz zdjęcia hi-res (ze względu na: Śr 4/11)
ponieważ ten e—mail wymaga od klienta zrobienia czegoś, chcesz, aby elementy akcji wyskoczyły z e—maila—a więc pogrubiony tekst-i były łatwo trawione-a więc pociski. Terminy są również przesunięte w nawiasach, więc są łatwe do zobaczenia.
pamiętaj: jeśli naprawdę chcesz coś zrobić, sukces zależy od ułatwienia czytelnikowi szybkiego przetwarzania wiadomości e-mail i zrozumienia najważniejszych punktów.
daj im termin.
Czy twój e-mail jest pilny? Czy teraz potrzebuje odpowiedzi? Za dwa dni? Za dwa tygodnie? Może cię zaskoczyć, gdy dowiesz się, że zapracowani ludzie uwielbiają terminy, ponieważ pomagają ustalać priorytety dokładnie wtedy, gdy trzeba coś zrobić. W rzeczywistości odkryłem, że e-maile, które nie mają harmonogramu, są bardziej narażone na ignorowanie. Z pewnością nie chcesz być władczy lub zbyt wymagający, ale daj czytelnikowi trochę uprzejmego kontekstu dla czasu.
Jeśli wysyłasz e-mail do bliskiej osoby o pilnym zadaniu, możesz być całkiem prosty w kwestii harmonogramu:
aby projekt pozostał zgodnie z harmonogramem, będę potrzebował od Ciebie odpowiedzi w ciągu najbliższych 24 godzin, jeśli to możliwe.
Jeśli wysyłasz zaproszenie do kogoś, kogo jeszcze nie spotkałeś, możesz uprzejmie udostępnić swój harmonogram działań:
jestem pewien, że jesteś zajęty i będziesz chciał czasu na przemyślenie tej okazji. Sprawdzę za dwa tygodnie, jeśli się nie odezwiesz.
lub powiedz, że chcesz pozwolić swojemu szefowi lub klientowi na ważenie decyzji, ale musisz iść do przodu, jeśli nie odpowiedzą na czas:
Jeśli nie odezwiesz się do mnie do tego piątku, 17 sierpnia, będę kontynuować rozwiązanie, które zaproponowałem powyżej.
dołączenie terminu jest jak upuszczenie kotwicy: Naprawia twoje żądanie w przestrzeni i czasie, dzięki czemu jest bardziej prawdopodobne, że zostanie zauważone i zrobione.
Napisz swoje tematy jak nagłówki.
aby twój e-mail został odczytany, musi zostać otwarty. Twoim celem powinno być skomponowanie tematu, który jest jasny i, najlepiej, prowokacyjny. To tak, jakby napisać fascynujący nagłówek do artykułu lub posta na blogu, który chcesz, aby ludzie kliknęli.
Załóżmy, że jesteś odnoszącym sukcesy muzykiem, który skontaktuje się z projektantem w sprawie zrobienia okładki nowej płyty. Masz przyzwoitą widownię, więc oczekujesz, że album będzie dobrze się prezentował. Możesz użyć:
temat: projekt Gig
jest dokładny, ale brakuje mu specyfiki i sprawia, że twój e-mail brzmi jak skromna oferta. Alternatywnie możesz użyć:
temat: projekt okładki do głośnego wydania albumu?
jest to nadal dokładne, ale wzbudza ciekawość, wyjaśniając, czym dokładnie jest projekt i obiecując dobrą ekspozycję. Zwłaszcza, gdy piszesz e-mail” Zapytaj ” do kogoś, kogo nigdy wcześniej nie spotkałeś, temat działa jak pierwsze wrażenie. I masz tylko jedną szansę na zrobienie pierwszego wrażenia.
pamiętaj jednak, aby nie przecenić tytułu wiadomości e—mail-jest to jeden z najlepszych błędów e-mail 20, których należy unikać.
bezlitośnie Edytuj swoje wiadomości.
Po napisaniu e-maila zbadaj go niesympatycznym okiem i wyjmij wszystko, co niepotrzebne. Bycie jasnym i zwięzłym od samego początku oszczędza czas dla wszystkich. Potrzeba więcej czasu, aby stworzyć zwartą i konkretną wiadomość e-mail, ale ta edytowana wiadomość e-mail będzie również znacznie bardziej podatna na odpowiedź.
aby uzyskać drugie oko na e-maile, sprawdź te aplikacje 25, aby udoskonalić temat wiadomości e-mail, treść i wiele innych.
podgląd wszystkich wiadomości w telefonie.
jak wspomniano wcześniej, twoja wiadomość e-mail najprawdopodobniej zostanie otwarta najpierw w telefonie. Dlatego dobrze jest zrozumieć, jak będzie wyglądać Twoja wiadomość w mobilnych aplikacjach e-mail. To, co wydaje się strawne na ogromnym ekranie pulpitu, często wygląda jak _War i Pokój _na telefonie komórkowym. Wyświetl podgląd wiadomości na małym ekranie, a jeśli nadal wygląda zbyt długo, bezlitośnie edytuj ją ponownie. Jeśli Twoja wiadomość sprawia wrażenie przytłaczającej, prawdopodobnie zostanie zignorowana.
upewnij się, że twoje e—maile wyglądają świetnie wszędzie—i działają dobrze-z naszym Przewodnikiem po testowaniu e-maili a / b, który zawiera narzędzia do testowania e-maili na urządzeniach mobilnych.
Jeśli uważasz, że to wszystko brzmi jak dużo pracy dla trochę starego e-maila, pomyśl o tym w ten sposób: jeśli poświęcisz czas na rozważenie odbiorców i dostosowanie Wiadomości do ich zainteresowania z góry, twoje e-maile będą bardziej skuteczne, będziesz bardziej prawdopodobne, aby uzyskać to, czego chcesz, i ostatecznie będziesz musiał spędzać mniej czasu na e-mailach. Czy nie tego wszyscy chcą?
chcesz lepszą aplikację, która pomoże Ci zarządzać własną skrzynką e-mail? Zapoznaj się z naszą podsumowaniem 10 najlepszych aplikacji e-mail lub skorzystaj z naszego przewodnika Gmaila, aby zoptymalizować Gmaila pod kątem przepływu pracy.
Wszystkie ilustracje autorstwa artysty Tomba Lobosa z książki Unsubscribe.