biuro zarządzania projektami (PMO) to grupa — wewnętrzna lub zewnętrzna w stosunku do firmy — która wyznacza, utrzymuje i zapewnia standardy zarządzania projektami w całej organizacji. Są opiekunami najlepszych praktyk, statusu projektu i kierunku-wszystko w jednym miejscu.
„na koniec dnia PMO pomagają organizacjom dostarczać wartości interesariuszom projektów i programów”, mówi Brian Weiss, wiceprezes ds. rozwoju kariery zawodowej w Project Management Institute.
według PM Solutions research, 85 proc.firm miało PMO w 2016 r., czyli o 5 proc. więcej niż w 2014 r. Okazało się również, że 30 procent firm bez PMO planuje wdrożyć jeden.
rola PMO może się zmienić wraz ze sztuczną inteligencją i transformacją cyfrową, ale w dzisiejszym klimacie biznesowym oto, co powinien zrobić PMO, jakie typy należy wziąć pod uwagę i kto naprawdę go potrzebuje.
role i obowiązki PMO
PMO dba o to, aby procedury, praktyki i działania firmy przebiegały prawidłowo — na czas, w ramach budżetu i w ten sam sposób. „PMO są po to, aby zapewnić sukces projektów i programów, a to ma kluczowe znaczenie, ponieważ organizacje dostarczają wartość poprzez projekty i programy”, powiedział Weiss. „Jak to robią, zależy od tego, jak znajdują się w organizacji.”
według Pulse of the Profession PMI 2017, firmy, które dostosowują swoje PMO w całym przedsiębiorstwie do strategii, miały o 38 procent więcej projektów spełniających pierwotne cele i intencje biznesowe niż te, które tego nie zrobiły. Mieli też o 33 proc. mniej projektów uznanych za nieudane.
Michael Fritsch, wiceprezes PMO w Confoe, który zarówno świadczy usługi PMO, jak i pomaga firmom tworzyć własne wewnętrzne PMO, mówi, że dobry PMO:
- zapewnia wymierne, powtarzalne, długoterminowe korzyści dla firmy
- dostosowuje się do strategii i kultury korporacyjnej
- jest na tyle zwinny, że dostosowuje się do zmian strategii
- jest kluczowym czynnikiem wpływającym na organizację o wysokiej wydajności
- integruje dane i informacje z korporacyjnych projektów strategicznych/wspiera zrównoważoną kartę wyników
- umożliwia dzielenie się zasobami, metodologiami, narzędziami i technikami sukcesu projektu w całym przedsiębiorstwie
- identyfikuje i rozwija metodologię zarządzania projektami, najlepsze praktyki i standardy
- trenerzy, mentorzy, trenerzy i zapewnia nadzór dla kierowników projektów i pracowników
chociaż wszystkie powyższe są ważne, Fritsch mówi, że ostatnia Pozycja jest również sposobem na rozwój talentów dla firm — nawet poza PMO.
„to centrum doskonałości może być również ścieżką kariery” „Prowadzi ludzi przez rozwój kariery.”Nie jest rzadkością, mówi, aby kierownicy projektów awansowali na poziom wykonawczy w firmie. Jest to również kluczowy element utrzymania, aby kierownicy projektów w PMO nie postrzegali tego biura jako punktu końcowego swojej kariery (i, być może, ślepego zaułka i odejścia).
Więcej informacji na temat ustanowienia udanego PMO można znaleźć w sekcji ” Jak opracować plan strategiczny PMO.”
różne typy PMO
aby uzyskać jak najmniejsze wsparcie, trzy ogólne typy PMO to wsparcie, kontrola i Dyrektywa.
- wspierający PMO jest „kumbaya” rodzajem PMO, mówi Fritsch, gdzie PMO zapewnia pomoc, jeśli jest potrzebna. „Wejdź, podamy Ci pomysły, najlepsze praktyki i możesz nas całkowicie zignorować, a my nic nie powiemy.”
- kontrolowanie PMO nie jest całkowicie oderwane, ale nie jest też mistrzem zadań. „To daje pewną kontrolę nad projektami” – powiedział Fritsch. Daje firmowym szablonom, procedurom i raportowaniu. Jest to „ten środkowy punkt egzekwowania niektórych standardów, zapewnienie całego tego wsparcia, ale PMO nie jest odpowiedzialny za wszystko”, powiedział, dodając, że jest to najczęstszy rodzaj PMO.
- Dyrektywa PMO jest tam, gdzie PMO kieruje zarządzaniem projektem prac, wspiera i kontroluje świat, i nie pozostawia miejsca na poruszanie się po szablonach, procedurach i wymaganiach sprawozdawczych określonych przez PMO. Są one najczęściej spotykane w wysoce regulowanych środowiskach wysokiego ryzyka.
PMO mogą być również okładzinami wewnętrznymi lub zewnętrznymi. Wewnętrzne PMO „wypełniają lukę między zespołami, które zajmują się zwinnym rozwojem i bardzo iteracyjnym rozwojem”, powiedział Jeff Grieshaber, senior manager w World Wide Technology. Są one również powszechne w organizacjach, które prowadzą duże programy transformacji procesów biznesowych.
zewnętrzne PMO mają wiele takich samych cech jak wewnętrzne, ale są również „naprawdę dobre w komunikacji z klientami, interesariuszami i zespołami produktowymi, które opracowują pracę, którą zarządzasz”, powiedział Grieshaber.
PMO, jak wszystko, będą ewoluować i zmieniać się podczas rewolucji cyfrowej. Gartner oczekuje, że rola PMO zmieni się w wyniku transformacji cyfrowej, zwłaszcza że sztuczna inteligencja staje się bardziej wszechobecna i przyjmuje tradycyjne funkcje PMO. Według raportu z kwietnia 2017 r.do 2030 r. przewiduje się, że wielu PMO, które mogą teraz istnieć w organizacji, „połączy się w jedną funkcję związaną ze zmianami, strategią, ewolucją projektów i zarządzaniem organizacją”.
potrzebujesz PMO?
najlepszym miejscem na rozpoczęcie rozważania, czy potrzebujesz PMO, jest dokładne przyjrzenie się, jak działa Twoja Firma i sprawdzenie, czy różne jej segmenty współpracują ze sobą w harmonii między systemami i grupami, lub czy działają jako silosy z różnymi systemami i często nie rozmawiają ze sobą. Jeśli Twoja firma jest tą drugą, PMO może pomóc. Ponadto, jeśli masz zamiar wdrożyć jakiekolwiek znaczące projekty lub zmiany strategii — lub strategia, którą już masz, nie została zrealizowana, PMO może być odpowiedni dla Twojej organizacji.
„Jeśli prowadzisz projekty, projekty mają znaczny poziom kosztów lub mają znaczący poziom wpływu, to naprawdę możesz skorzystać z PMO” – powiedział Fritsch. „Oczywiście, im większe projekty, im większy budżet, im więcej projektów, tym więcej można skorzystać z PMO.”
to, co dziś firmy uznają za PMO, może nie być tym, co widzą w przyszłości. Gartner spodziewa się, że liczba PMO IT spadnie w wyniku rewolucji cyfrowej, choć niektóre z nich przekształcą się w funkcje zarządzania zmianami i staną się częścią funkcji strategii na poziomie C. Firma analityczna oczekuje również, że do 2030 r.partnerstwa między ludźmi, inteligentnymi maszynami i sztuczną inteligencją wyeliminują „około 80 procent” pracy”, która stanowi większość dzisiejszej dyscypliny, praktyk i działań w zakresie zarządzania projektami”, zgodnie z raportem. Dla specjalistów PMO oznacza to dostosowanie zachowań i praktyk. Dla firm oznacza to przyjęcie zmian w zawodzie z korzyścią dla ich organizacji-i dla ich zysków.