badania archiwalne są na ogół bardziej złożone i czasochłonne niż badania wtórne, co stanowi wyzwanie w identyfikacji, lokalizacji i interpretacji odpowiednich dokumentów. Chociaż archiwa mają podobne cechy i cechy, mogą się również różnić w znaczący sposób. Podczas gdy archiwa finansowane ze środków publicznych mogą mieć uprawnienia, które wymagają, aby były jak najbardziej dostępne, inne rodzaje, takie jak archiwa korporacyjne, religijne lub prywatne, będą miały różny stopień dostępu i możliwości wyszukiwania. Niektóre materiały mogą być ograniczone w inny sposób, np. do materiałów zawierających informacje wrażliwe lub niejawne, utworów niepublikowanych lub narzuconych przez umowy z darczyńcą materiałów. Ponadto zapisy archiwalne są często unikalne, a badacz musi być przygotowany do podróży, aby do nich dotrzeć. Nawet jeśli materiały są dostępne w formatach cyfrowych, mogą istnieć ograniczenia, które uniemożliwiają dostęp do nich poza witryną.
lokalizowanie zbiorów archiwalnychedytuj
przed wyszukiwaniem Online Katalogi unijne były ważnym narzędziem wyszukiwania materiałów w bibliotekach i archiwach. W Stanach Zjednoczonych, National Union Catalog i National Union Catalog zbiorów rękopisu zostały wykorzystane przez naukowców do lokalizacji archiwów, chociaż wiele z jego informacji zostało od tego czasu przeniesione do systemów online.
coraz więcej instytucji archiwalnych można znaleźć za pomocą wyszukiwarki internetowej. Ponadto portale takie jak Europeana, Digital Public Library of America i National Library of Australia ’ s Trove zawierają linki do instytucji członkowskich.
w Wielkiej Brytanii JISC jest gospodarzem ArchivesHub, podczas gdy ARCHIVEGRID OCLC zapewnia międzynarodowy portal dla instytucji opartych głównie na bibliotekach, które używają MARC jako narzędzia do katalogowania swoich zasobów. Association of Canadian Archivists (Aca) nawiązało współpracę z firmą artefactual w celu utworzenia ArchivesCanada, podczas gdy Australian Society of Archivists użyło tego samego oprogramowania do swojego katalogu archiwów w Australii. Udostępniono wiele innych narzędzi wyszukiwania online ułatwiających wyszukiwanie i odkrywanie, w tym rejestr lokalizacji angielskich Rękopisów i listów literackich, Przewodnik po materiałach archiwalnych w instytucjach w Cambridge w Wielkiej Brytanii oraz CARTOMAC: Archives littéraires d ’ Afrique.
Jeśli nie można znaleźć archiwum za pomocą wyszukiwania online lub publicznie wymienionego zbioru, badacz może być zmuszony do śledzenia jego istnienia za pomocą innych środków, takich jak cytaty i odniesienia innych badaczy. Dotyczy to w szczególności materiałów będących w posiadaniu korporacji lub innych organizacji, które nie mogą zatrudniać archiwisty, a tym samym nie są świadome zakresu lub treści swoich materiałów.
w bardzo ograniczonych archiwach, dostęp może być ograniczony tylko do osób z pewnymi uprawnieniami lub powiązaniami z instytucjami takimi jak uniwersytety, a następnie tylko do osób o określonym poziomie. Osoby nieposiadające niezbędnych upoważnień mogą wymagać od osoby lub instytucji przedstawienia do archiwum listów intencyjnych.
lokalizowanie materiałów w archiwachedytuj
archiwa zwykle zawierają unikalne materiały, a ich organizacja może być również całkowicie unikalna lub specyficzna dla instytucji lub organizacji, która je utrzymuje. Jest to jedno z ważnych rozróżnień w przypadku bibliotek, w których materiał jest zorganizowany zgodnie ze znormalizowanymi systemami klasyfikacji. Tradycyjnie archiwa przestrzegały Zasady respect des fonds, w której zachowano pochodzenie i pierwotny porządek, chociaż archiwista może dokonać pewnych zmian, fizycznych lub intelektualnych, w celu ułatwienia korzystania z nich. Podstawową wytyczną opisu archiwalnego jest międzynarodowy Standard opisu archiwalnego (ang. international Standard of Archival Description, General) (ISAD / g lub ISAD), opracowany przez Międzynarodową Radę archiwów (ang. International Council on Archives, ICA). Instytucje Amerykańskie mogą również kierować się opisywaniem archiwów: standardem treści (DAC), a w Kanadzie regułami opisu archiwalnego (RAD). Zrozumienie sposobu konstruowania archiwalnych opisów i znajdowania pomocy jest znane jako Wywiad archiwalny.
oprócz tych standardów i zasad tworzenia papierowych i internetowych wykazów i katalogów, archiwiści mogą również udostępniać swoje katalogi poprzez API lub poprzez standardy kodowania EAD (Encoded archival description) (odnoszące się do fonds, serii i pozycji) i EAC (Encoded archival context)(organizacje i osoby, które stworzyły archiwa).
pomoc w znalezieniu materiałów jest powszechnym narzędziem referencyjnym tworzonym przez archiwistów. Są one w różnych formach, takich jak rejestry, katalogi kart, lub zapasów. Wiele pomocników w znalezieniu archiwalnych dokumentów jest obecnie hostowanych online jako strony internetowe lub przesyłanych jako dokumenty, na przykład w Bibliotece Kongresu „rzadka Książka”& zbiory specjalne. Poziom szczegółowości w wyszukiwaniu pomocy może się różnić od szczegółowych opisów na poziomie przedmiotów do grubych opisów na poziomie kolekcji. Jeśli archiwum ma duże zaległości w nieprzetworzonych materiałach, może nie być żadnej pomocy w znalezieniu. Od około 2005 roku, ideologia znana jako „więcej produktu, mniej procesu” lub MPLP, została przyjęta przez wiele północnoamerykańskich archiwów zbierających, starając się skrócić czas przetwarzania lub złagodzić zaległości w celu zapewnienia dostępu do materiałów wcześniej, czego wynikiem mogą być minimalnie opisane pomoce znaleziskowe.
chociaż większość repozytoriów archiwów przyjmuje naukowców i ma profesjonalny personel, którego zadaniem jest pomoc im, duża ilość rekordów oznacza, że znalezienie pomocy może mieć tylko ograniczoną przydatność: badacz będzie musiał przeszukiwać duże ilości dokumentów w poszukiwaniu materiałów istotnych dla jego konkretnego zapytania. Niektóre zapisy mogą być zamknięte dla publicznego dostępu ze względu na poufność; a inne mogą być napisane archaicznym pismem ręcznym, w językach starożytnych lub obcych, lub w terminologii technicznej. Dokumenty archiwalne były zazwyczaj tworzone do natychmiastowych celów praktycznych lub administracyjnych, a nie z korzyścią dla przyszłych badaczy, a dodatkowe badania kontekstowe mogą być konieczne, aby je zrozumieć. Wiele z tych wyzwań pogarsza się, gdy rejestry są nadal pod opieką organu generującego lub w rękach prywatnych, gdy właściciele lub opiekunowie mogą nie chcieć zapewnić dostępu do zewnętrznych dochodzeń, a pomoc w znalezieniu pomocy może być jeszcze bardziej prymitywna lub nieistniejąca.
Konsulting materiały archiwalnedytuj
On-siteedytuj
materiały archiwalne są zwykle przechowywane w zamkniętych stosach i nie krążą. Użytkownicy proszą o zapoznanie się z konkretnymi materiałami z archiwów i mogą je konsultować tylko na miejscu. Po zlokalizowaniu odpowiedniej lokalizacji rekordu za pomocą pomocy w znalezieniu lub innego narzędzia do wyszukiwania użytkownik może następnie przesłać żądanie do archiwów, na przykład za pomocą formularza zapytania. Jeśli część zasobów archiwum znajduje się w oddzielnym budynku lub obiekcie, pobieranie materiałów zajmuje kilka dni lub tygodni, wymagając od użytkownika złożenia wniosku przed konsultacją na miejscu.
czytelnia jest przestrzenią, zazwyczaj wewnątrz lub w pobliżu archiwum, gdzie użytkownicy mogą przeglądać materiały archiwalne pod nadzorem personelu. Unikalny, delikatny lub wrażliwy charakter niektórych materiałów czasami wymaga pewnych rodzajów ograniczeń dotyczących ich używania, obchodzenia się i/lub powielania. Wiele archiwów ogranicza, jakie przedmioty można wnieść do czytelni z zewnątrz, takie jak ołówki, notesy, torby, a nawet ubrania, aby chronić przed kradzieżą lub ryzykiem uszkodzenia materiałów. Dodatkowe ograniczenia mogą być nakładane na liczbę materiałów, które mogą być konsultowane w danym momencie, takie jak ograniczenie użytkownika do jednego pudełka na raz i wymaganie, aby wszystkie materiały były ułożone płasko i widoczne przez cały czas. Niektóre archiwa zapewniają podstawowe materiały, w tym makulaturę i ołówki lub kliny piankowe do podtrzymywania niezwykle dużych materiałów. Usługi powielania mogą być dostępne w archiwum, chociaż zasady, koszty i wymagany czas mogą się różnić. Coraz częściej archiwa umożliwiają również użytkownikom korzystanie z własnych urządzeń, takich jak aparaty ręczne, telefony komórkowe, a nawet skanery, do powielania materiałów. Użycie białej lub innej rękawicy, choć popularne w programach telewizyjnych, nie jest koniecznie wymagane do obsługi dokumentów archiwalnych, ze względu na obawy o kruchość stron i tekstu. Mogą być one wymagane do obsługi objętości ze słabymi wiązaniami, jeśli rękawice są usuwane na wewnętrzne strony, aby zapobiec przenoszeniu brudu i innych materiałów, i powinny być używane podczas obsługi zdjęć. Zawsze Sprawdź u archiwisty, czy rękawice są wymagane, czy nie.
archiwa mogą również zapewnić dostęp do treści za pomocą mikrofilmu (w tym karty i innych formatów) ze względu na kruchość lub Popularność oryginalnego archiwum. Z tego samego powodu mogą być również udostępniane kopie cyfrowe. Zanim poprosisz o dostęp do oryginału, upewnij się, że elementy, które zostały sformatowane, są odpowiednie do potrzebnego zastosowania. Powodem proszenia o dostęp do oryginalnych treści może być konieczność obejrzenia kolorowego obrazu (rysunki architektoniczne i elewacyjne, Mapy i plany itp.) lub ze względu na dostępność (drobne wzrokowe zawroty głowy zwykle nie są uważane za powód dostępu do oryginałów, ponieważ efekt może być złagodzony przez wolniejsze przeglądanie filmu).
niektóre materiały mogą zawierać informacje dotyczące prywatności i poufności żyjących osób, takie jak dokumentacja medyczna i studencka, i wymagają szczególnej opieki. Materiały, które mogą zawierać dane osobowe, takie jak numery ubezpieczenia społecznego lub nazwiska, muszą być odpowiednio traktowane, a archiwum może dostarczyć zredagowane kopie materiałów lub odmówić dostępu do materiałów całkowicie ze względu na prywatność lub inne obawy prawne.
materiały Off-site i elektroniczneedit
coraz więcej materiałów archiwalnych jest zdigitalizowanych lub rodzi się-cyfrowych umożliwiających dostęp do nich poza witryną za pośrednictwem Internetu lub innych usług sieciowych. Archiwa, które mają materiały cyfrowe dostępne publicznie, mogą udostępniać swoje zasoby wyszukiwarkom internetowym poprzez udostępnianie lub ujawnianie swoich katalogów elektronicznych i / lub metadanych, przy użyciu standardów takich jak Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH). Niektóre instytucje mają portale internetowe, na których użytkownicy mogą swobodnie uzyskać dostęp do materiałów cyfrowych udostępnionych przez Archiwum, takich jak Archives of the New York Public Library czy Smithsonian Institution Archives. Rządy i powiązane z nimi instytucje mogą korzystać z tych „elektronicznych” lub „wirtualnych” czytelni do przesyłania dokumentów i materiałów, które zostały zamówione przez społeczeństwo, takich jak wnioski FOIA lub zgodnie z Polityką ujawniania danych.