zwrot kosztów nie może przekroczyć stawki IRS za podróże służbowe. Parkowanie i opłaty za przejazd są dodatkowymi odliczeniami, ponieważ nie są wliczone w standardową stawkę milową.
Co to jest „rozsądny okres czasu”? Urząd Skarbowy stwierdza, że jest to sytuacja fakty-i-okoliczności. Ma jednak wytyczne, które określają, co stanowi rozsądny okres.
jeśli pracownik otrzymał zaliczkę, musi ona zostać udzielona w ciągu 30 dni od daty podróży. Wydatek musi być uzasadniony w ciągu 60 dni od jego uiszczenia.
zwrot nadpłaty– zwrot nadpłaty musi nastąpić w ciągu 120 dni od otrzymania oświadczenia od pracodawcy zawierającego wykaz zaległych zaliczek.
są to wytyczne urzędu skarbowego, a firma może swobodnie wdrażać bardziej restrykcyjne zasady. Na przykład firma może wymagać uzasadnienia wydatków powyżej $25, a nie limitu IRS $75.
podobnie, firma może płacić za przebieg po stawce niższej niż standardowa stawka IRS. Zwroty w ramach planu rozliczania nie są przychodem podlegającym opodatkowaniu dla pracowników i nie są wykazywane w 1040 roku pracowników. nieuregulowane wydatki nie mogą być już odliczane przez pracowników.
plany Nieaksięgowe
alternatywą dla planu rozliczalnego jest plan ulgowy lub nieaksięgowy. Z definicji plan niezaksięgowany to taki, który nie spełnia wymogów planu rozliczalnego.
rutynowo plany te zakładają, że pracodawca zapewnia pracownikowi ustaloną kwotę lub dodatek na podróż. Pracownik nie rozlicza się u pracodawcy z wydatków tych środków.
kwota ulgi jest przychodem podlegającym opodatkowaniu i powinna być zaliczona do W-2 pracownika. Jak wspomniano powyżej, TCJA znacząco zmieniła wpływ wydatków out-of-pocket na zwrot pracownika, ponieważ nie podlegają już odliczeniu jako odliczenie szczegółowe.
Zwiększa to znaczenie przeglądu planów refundacyjnych i upewnienia się, że pracownicy są świadomi, w jaki sposób te zmiany mogą na nich wpłynąć
zwykłe i konieczne
niezależnie od tego, czy koszty są zwracane przez pracodawcę, czy spadają na pracownika, obowiązują te same wytyczne IRS. Wydatek musi być zwykły i konieczny zgodnie z przepisami urzędu skarbowego.
terminy „zwykłe” i „niezbędne” mają szczególne znaczenie dla celów podatkowych, a powszechne użycie tych słów nie ma tutaj zastosowania.
wydatki zwykłe to wydatki, które są powszechnie stosowane i akceptowane przez ogólne standardy branżowe – to znaczy wydatki na rzeczy zwykle potrzebne do prowadzenia firmy. Wydatek jest konieczny, jeśli jest pomocny i odpowiedni w prowadzeniu firmy.
skup się na słowie ” pomocny.”Koszt jest pomocny, ale nie jest wymagany do prawidłowego prowadzenia zawodu lub działalności gospodarczej.
to, co jest zwyczajne i konieczne, zależy również od indywidualnej sytuacji. Może to być zwyczajne i konieczne, aby omówić interesy z klientem w drogiej restauracji i zapewnić obsługę limuzyny w negocjowaniu wielomilionowej umowy. Natomiast zrobienie tego samego dla klienta, który kupuje $ 500 rocznie, nie byłoby uważane za zwykłe i konieczne.
koszt musi być zarówno zwykły, jak i konieczny do odliczenia lub zwrotu. IRS ma również prawo do stosowania „hojnych” kryteriów do wydatków biznesowych i może zakazać wszelkich wydatków, które uzna za obfite lub ekstrawaganckie. Kryteria te są zwykle stosowane tylko w ekstremalnych okolicznościach.
ważne jest z punktu widzenia urzędu skarbowego, a także z etycznego punktu widzenia, aby wszystkie zwroty pracownicze były właściwie i sprawiedliwie obsługiwane. Ten obszar może być łatwo nadużywane. Ustalanie i przestrzeganie zasad dotyczących tych wydatków jest koniecznością, aby firma była odpowiedzialna finansowo i unikała zapytań IRS. W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt z Victorem Evansem pod adresem [email protected], Ross Walker w [email protected] albo twój doradca podatkowy VonLehman.