komunikacja e-mail rozpoczęła się w 1971 roku, kiedy Ray Tomlinson wysłał pierwszy e-mail do siebie. Chociaż ta technologia ma już 43 lata, codziennie wysyłane są miliardy e-maili. Czasami codziennie czytamy i wysyłamy więcej e-maili niż spotykamy prawdziwych ludzi. Niemniej jednak w komunikacji e-mailowej popełniamy te same błędy, których powinniśmy unikać dla własnego dobra. Jak więc ulepszyć nasze e-maile?
poniżej 10 wskazówek dotyczących skutecznej komunikacji e-mailowej:
bądź jasny i zwięzły
większość ludzi ma zbyt mało czasu w ciągu dnia, aby czytać i odpowiadać na e-maile. Treść wiadomości e-mail powinna być informacyjna i bezpośrednia. Trzymaj swoje e-maile krótkie i jasne, czytelnik to doceni. Rozważ użycie punktowanych punktów lub napisanie oddzielnego e-maila dla każdego tematu, który musisz komunikować się z kimś.
pamiętaj: Długie e-maile wysysają życie z ludzi.
bądź uprzejmy
Jeśli nie jesteś z kimś w dobrych stosunkach, unikaj Nieformalnego języka, żargonu, slangu i nieodpowiednich skrótów. Pomyśl o tym, jak twój e-mail „czuje” emocjonalnie. Jeśli twoje emocje mogą być źle zrozumiane, znajdź inny sposób, jak wyrazić swoje słowa. Bądź przyjazny, pełen szacunku i wdzięczny.
chcesz wiedzieć, kiedy używać tonu Nieformalnego, formalnego, poważnego lub przyjacielskiego?
użyj jasnego tematu
na podstawie tematu ludzie decydują, czy otworzyć wiadomość e-mail, czy nie. Wiele osób otrzymuje ogromną ilość e-maili, ważne jest, aby opisać, co czytelnik znajdzie w środku.
zwróć uwagę na pisownię i gramatykę
jest to łatwy sposób, aby pokazać, że ci zależy. Spróbuj przeczytać swoją wiadomość na głos, aby pomóc ci złapać błędy gramatyczne lub niewygodne frazowanie, które w przeciwnym razie możesz przegapić.
pamiętaj, że e-mail nigdy nie jest prywatny
twoja wiadomość może zostać przekazana innym osobom bez Twojej wiedzy. Jeśli Twoje informacje są wysoce poufne, upewnij się, że trafiają do właściwej osoby.
Umieść swój główny punkt na początku
Jeśli odpowiadasz na pytanie w czyimś e-mailu, umieść odpowiedź na początku. Większość ludzi nie lubi czytać długich akapitów, aby uzyskać główny punkt na końcu wiadomości.
użyj klawisza odpowiedz
Dołącz poprzednią wiadomość, gdy odpowiadasz na e-mail. Nie uruchamiaj nowego e-maila. Ta praktyka oszczędza twój czas i czas odbiorcy.
bądź przyjazny dla środowiska
unikaj drukowania e-maili, jeśli to możliwe. Będziesz w stanie lepiej zorganizować komunikację, a ponadto uratować drzewa.
unikaj krzyku
nie używaj wszystkich liter, oznacza to krzyk. Trudniej jest również odczytać wpisane litery, które są tego samego rozmiaru, więc daj czytelnikom przerwę.
Dołącz swój podpis
nie ukrywaj się za e-mailem i dołącz swoje imię. Zamknij swoją wiadomość za pomocą „Z poważaniem”, „pozdrowienia” lub „Wszystkiego Najlepszego”, w zależności od sytuacji. Nie zapomnij napisać nazwę firmy pod swoim nazwiskiem.
zdaj sobie sprawę, że po wysłaniu wiadomości nie można jej przypomnieć. Wysyłając niewłaściwą wiadomość do kogoś, możesz uszkodzić i zrujnować swoją firmę lub karierę. Zawsze dokładnie sprawdź swoją wiadomość i linię odbiorcy przed wysłaniem wiadomości e-mail.
Bonus tip: Użyj szablonu e-maila!
oszczędź czas na tworzeniu pięknych kampanii e-mailowych, korzystając z konfigurowalnych szablonów wiadomości e-mail, które wyświetlają się poprawnie na wszystkich urządzeniach!
twórz wspaniałe szablony