10 팁을 위한 효과적인 전자 메일 통신

전자 메일 통신 1971 년에 시작할 때 선한 것이 무엇이 보낸 첫 번째 이메일하셨습니다. 이 기술은 이미 43 세이지만 매일 수십억 개의 이메일이 전송됩니다. 때때로 우리는 매일 실제 사람들을 만나는 것보다 더 많은 전자 메일을 읽고 보냅니다. 그럼에도 불구하고 전자 메일 통신에서 우리는 우리 자신의 이익을 위해 피해야하는 동일한 실수를 저지 릅니다. 그렇다면 전자 메일을 개선하는 방법은 무엇입니까?

다음은 효과적인 전자 메일 통신을위한 10 가지 팁입니다:

명확하고 간결한

대부분의 사람들이 너무 짧은 시간에 하루를 읽고 반응을 이메일로 보냅니다. 전자 메일의 본문은 유익하고 직접적이어야합니다. 전자 메일을 짧고 명확하게 유지하면 독자가 감사 할 것입니다. 글 머리 기호 포인트를 사용하거나 누군가와 의사 소통해야하는 각 주제에 대해 별도의 전자 메일을 작성하는 것을 고려하십시오.

기억하십시오:긴 전자 메일은 사람들의 삶을 빨아들입니다.

예

지 않는 한 당신은 좋은 조건과 함께 누군가가 피하기,비공식적인 언어,전문 용어,속어 및 부적절한 약어. 전자 메일이 감정적으로 어떻게”느끼는지”생각해보십시오. 당신의 감정이 오해 될 수 있다면,당신의 말을 어구로하는 다른 방법을 찾으십시오. 친절하고 존중하며 감사하십시오.
캐주얼,공식,진지한 또는 친근한 톤을 언제 사용해야하는지 알고 싶습니까?

명확한 제목 줄 사용

제목 줄을 기준으로 사람들은 전자 메일을 열 것인지 아닌지를 결정합니다. 많은 사람들이 엄청난 양의 전자 메일을 받으면 독자가 내부에서 무엇을 찾을 지 설명하는 것이 중요합니다.

철자와 문법에주의를 기울이십시오

이것은 당신이 신경 쓰는 것을 보여주는 쉬운 방법입니다. 그렇지 않으면 놓칠 수있는 문법 실수 나 불편한 말씨를 잡을 수 있도록 메시지를 크게 읽으십시오.

명심 이메일은 결코 비공개입니다

귀하의 메시지는 귀하의 지식없이 다른 사람들에게 전달 될 수 있습니다. 귀하의 정보가 기밀성이 높으면 올바른 사람에게 제공되는지 확인하십시오.

넣어 주점에서 시작

경우에 당신이 질문에 대답하는 사람의 e-메일을 넣어 답변 근처에 처음이다. 대부분의 사람들은 메시지 끝에 주요 요점을 얻기 위해 긴 단락을 읽는 것을 좋아하지 않습니다.

회신 키 사용

전자 메일에 응답 할 때 이전 메시지를 포함하십시오. 새 전자 메일을 시작하지 마십시오. 이 연습은 귀하의 시간과 수령인의 시간을 절약합니다.가능한 한 전자 메일을 인쇄하지 마십시오. 당신은 더 나은 조직 통신을 유지하고 또한 나무를 저장할 수있을 것입니다.

고함을 피하십시오

모든 대문자를 사용하지 마십시오. 또한 모두 같은 크기 인 입력 된 문자를 읽는 것이 더 어렵 기 때문에 독자에게 휴식을주십시오.

서명 포함

전자 메일 뒤에 숨지 말고 이름을 포함하십시오. 상황에 따라”진심으로 당신의 것”,”안부”또는”모두 최고”로 메시지를 닫으십시오. 귀하의 이름으로 회사의 이름을 쓰는 것을 잊지 마십시오.

일단 메시지가 전송되면 회상하는 것이 불가능하다는 것을 깨달으십시오. 누군가에게 잘못된 메시지를 보내면 비즈니스 나 경력을 손상시키고 망칠 수 있습니다. 전자 메일을 보내기 전에 항상 메시지와받는 사람 줄을 두 번 확인하십시오.