10tips for effective e-mail communication

E-mail communicationは、レイ-トムリンソンが最初の電子メールを自分自身に送信した1971年に始まりました。 この技術はすでに43歳ですが、毎日何十億もの電子メールが送信されています。 時々、私たちは毎日読んで、実際の人に会うよりも多くの電子メールを送信します。 それにもかかわらず、電子メール通信で私達は私達が私達の自身のよいのために避けるべきである同じ間違いを託す。 だから私たちの電子メールを改善するには？

以下は、効果的な電子メール通信のための10のヒントです:

明確かつ簡潔に

ほとんどの人は、電子メールを読んで応答するには、一日にあまりにも少しの時間を持っています。 電子メールの本文は有益で直接的なものでなければなりません。 あなたの電子メールを短く保ち、明確、あなたの読者はそれを認める。 箇条書きのポイントを使用するか、またはあなたが誰かと伝達し合う必要がある各トピックのための別の電子メールを書くことを考慮しなさい。 覚えておいてください：長い電子メールは、人々の人生を吸う。

覚えておいてください。

覚えておいてください。あなたが誰かと良い条件にしている場合を除き、非公式の言語、専門用語、スラングや不適切な略語を避けてください。

丁寧であること

あなたが誰かと良い条件にしていない限り、非公式の言語、専門用語、スラングや不適切な略語を避けてください。 あなたの電子メールがいかにについて感情的に”感じるか”考えなさい。 あなたの感情が誤解される可能性がある場合は、あなたの言葉をどのように表現するか別の方法を見つけてください。 友好的で、敬意を表し、感謝しています。
カジュアル、フォーマル、シリアス、フレンドリーなトーンをいつ使用するか知りたいですか？

明確な件名を使用してください

件名に基づいて、人々は電子メールを開くかどうかを決定します。 多くの人が膨大な量の電子メールを受け取りますが、読者が何を見つけるかを記述することが重要です。

スペルと文法に注意を払う

これはあなたが気にしていることを示す簡単な方法です。 あなたが他では逃すかもしれない不便な言い回しか文法間違いをつかまえるのを助けるようにあなたのメッセージを大声で読んでみなさい。

メールはプライベートではないことに注意してください

あなたのメッセージは、あなたの知識がなくても他の人に転送することがで あなたの情報が非常に機密である場合は、それが適切な人に来ることを確認してください。誰かの電子メールで質問に答えている場合は、答えを先頭の近くに置きます。

あなたの主なポイントを先頭に置きます。

誰かの電子メールで質問に答えている場合は、答えを先頭の近くに置きます。 ほとんどの人は、メッセージの最後に要点を得るために長い段落を読むのが好きではありません。

返信キーを使用します

あなたが電子メールに応答しているときに、前のメッセージを含めます。 新しい電子メールを始めてはいけない。 この練習では、あなたの時間とあなたの受信者の時間を節約できます。

環境に優しい

可能な限り電子メールを印刷しないでください。 あなたのコミュニケーションをよりよく組織し、さらに木を救えます。

叫んで避ける

すべてのキャップを使用しないでください、それは叫ぶことを意味します。 また、すべて同じサイズのタイプされた文字を読むことはより困難ですので、読者に休憩を与えてください。

あなたの署名を含める

電子メールの後ろに隠れて、あなたの名前を含めないでください。 状況に応じて、”あなたの誠意をこめて”、”よろしく”、または”すべてのベスト”であなたのメッセージを閉じます。 あなたの名前の下に会社の名前を書くことを忘れないでください。

あなたのメッセージが送信されると、リコールすることは不可能であることを認識しています。

あなたのメッセージが送信され 誰かに間違ったメッセージを送信することによって、あなたのビジネスやキャリアを損傷し、台無しにする可能性があります。 電子メールを送信する前に、メッセージと受信者の行を常に再確認してください。