a projektmenedzsment iroda (PMO) egy vállalatcsoport — belső vagy külső -, amely meghatározza, fenntartja és biztosítja a projektmenedzsment szabványait az adott szervezeten belül. Ők a legjobb gyakorlatok őrzői, a projekt állapota és iránya – mindezt egy helyen.
“a nap végén a PMOs célja, hogy segítse az orgs-t az érdekelt felek számára a projektek és programok értékteremtésében” – mondja Brian Weiss, a projektmenedzsment Intézet szakmai karrierfejlesztésért felelős alelnöke.
A PM Solutions research szerint a vállalatok 85% – ánál volt PMO 2016-ban, öt százalékkal 2014-hez képest. Azt is megállapították, hogy a PMO nélküli vállalatok 30% – a Tervezi az egyiket.
a PMO szerepe megváltozhat, mivel a mesterséges intelligencia és a digitális átalakulás megragadja, de a mai üzleti környezetben itt van, mit kell tennie a PMO-nak, milyen típusokat kell figyelembe vennie, és kinek valóban szüksége van rá.
A PMO szerepe és felelőssége
A PMO gondoskodik arról, hogy a vállalati eljárások, gyakorlatok és műveletek időben, költségvetésben és minden ugyanúgy menjenek. “A PMO-k azért vannak ott, hogy biztosítsák a projekt és a program sikerét, és ez azért fontos, mert a szervezetek projekteken és programokon keresztül értékelnek” – mondta Weiss. “Az, hogy ezt hogyan csinálják, attól függ, hogy miként helyezkednek el a szervezeten belül.”
Szerint PMI 2017-es Pulzus a Szakma, azok a vállalatok, amelyek összehangolása a vállalati szintű PMO, hogy a stratégia volt, 38% – kal nagyobb projektek megfelelnek az eredeti célok, üzleti szándék, mint azok, amelyek nem. 33 százalékkal kevesebb projekt volt kudarcnak vélt.
Michael Fritsch, a PMO alelnöke a Confoe-nál, amely egyaránt nyújt PMO szolgáltatásokat, és segít a vállalatoknak saját belső PMO-k létrehozásában, azt mondja, hogy egy jó PMO:
- kézzelfogható, ismételhető, hosszú távú előnyei, hogy az üzleti
- Igazítja a vállalati stratégia, kultúra
- Az agilis ahhoz, hogy alkalmazkodni, mint a stratégia műszakban
- kulcsfontosságú szerepet kap az, hogy a magas teljesítményt nyújtó szervezet
- Integrálja adatok, információk a vállalati stratégiai projektek/támogatja a balanced scorecard
- Lehetővé teszi a források megosztása, módszerek, eszközök, technikák, projekt siker szerte a vállalkozás
- Azonosítja, illetve alakul ki, projekt menedzsment módszer, legjobb gyakorlatok, szabványok
- Edzők, mentorok, a vonatok és felügyeletet biztosít a projektmenedzserek és a személyzet számára
míg a fentiek mindegyike fontos, Fritsch szerint az utolsó tétel a vállalatok számára is lehetővé teszi a tehetség fejlesztését — még a PMO-n kívül is.
“Ez a kiválósági központ is lehet A karrierút” – mondta. “Ez pásztorok emberek karrier progresszió.”Nem ritka, hogy a projektmenedzserek egy vállalat vezetői szintjére lépnek. Ez is kulcsfontosságú része a megtartásnak, hogy a PMO-n belüli projektmenedzserek ne tekintsék ezt az irodát karrierjük végpontjának (és esetleg zsákutcának és távozásnak).
a sikeres PMO létrehozásáról bővebben lásd: “Hogyan dolgozzunk ki egy PMO stratégiai tervet.”
különböző típusú PMO
a legtöbb támogatás legkisebb támogatása érdekében a PMO három általános típusa támogató, ellenőrző és irányelv.
- a támogató PMO “a kumbaya” típusú PMO, mondja Fritsch, ahol a PMO segítséget nyújt, ha szükséges. “Gyere be, ötleteket adunk neked, jó gyakorlatokat adunk neked, és teljesen figyelmen kívül hagyhatsz minket, és semmit sem fogunk mondani.”
- a vezérlő PMO nem teljesen le a kezét, de ez nem egy feladat mester sem. “Ez bizonyos mértékű ellenőrzést jelent a projektek felett” – mondta Fritsch. Ez ad a cég sablonok, eljárások és jelentéstétel. Ez “az a középpontú édes pont, amely bizonyos szabványok betartatására szolgál, minden támogatást nyújt, de a PMO nem felel meg mindennek” – mondta, hozzátéve, hogy ez a PMO leggyakoribb típusa.
- Egy Irányelv PMO, ahol a PMO irányítja a projekt menedzsment a munkát, támogatást, valamint irányítja a világot, nem hagy helyet a mozgásteret, hogy körülbelül a következő sablonok, eljárásokat, valamint adatszolgáltatási követelmények által felvázolt a PMO. Ezek a leggyakoribbak a magasan szabályozott, magas kockázatú környezetben.
a PMOs belső vagy külső is lehet. A belső PMOs “áthidalja a szakadékot az agilis fejlesztést és nagyon iteratív fejlesztést végző csapatok között” – mondta Jeff Grieshaber, a World Wide Technology vezető menedzsere. Az üzleti folyamatok átalakításában nagy programokat futtató szervezetekben is gyakoriak.
a külső PMO-k számos olyan tulajdonsággal rendelkeznek, mint a belső, de “nagyon jól kommunikálnak az ügyfelekkel, az érdekeltekkel és a termékcsoportokkal, amelyek az Ön által kezelt munka fejlesztését végzik” – mondta Grieshaber.
a PMOs, mint minden, a digitális forradalom alatt fog fejlődni és változni. A Gartner elvárja, hogy a PMO szerepe megváltozzon a digitális átalakulás miatt, különösen azért, mert a mesterséges intelligencia egyre elterjedtebbé válik, és hagyományos PMO funkciókat vesz fel. 2030-ra azt jósolják, hogy egy szervezeten belül ma már létező több PMOs egy 2017.áprilisi jelentés szerint” egy változással, stratégiával, projektfejlesztéssel és szervezetirányítással foglalkozó funkcióba olvad”.
szüksége van egy PMO-ra?
A legjobb kiindulópont, ha figyelembe vesszük-e vagy sem kell PMO, hogy egy jó, kemény nézd meg, hogy a vállalat működik, valamint ha a különböző szegmensek ez már dolgoznak együtt egész rendszerek, valamint a csoportok a harmónia, vagy ha működnek, mint a silók különböző rendszerek nem gyakran beszélnek egymással. Ha a vállalat az utóbbi, akkor a PMO segíthet. Továbbá, ha jelentős projekteket vagy stratégiai változtatásokat hajt végre — vagy ha a már meglévő stratégia nem teljesül, akkor a PMO megfelelő lehet a szervezet számára.
“ha projekteket futtat, a projektek jelentős költségszinttel rendelkeznek, vagy jelentős hatással bírnak, akkor valóban profitálhat a PMO-ból” – mondta Fritsch. “Természetesen minél nagyobbak a projektek, annál nagyobb a költségvetés, annál több projekt van, akkor annál többet élvezhet a PMO.”
amit a vállalatok ma PMOs-ként ismernek el, lehet, hogy nem az, amit a jövőben látnak. A Gartner arra számít, hogy a digitális forradalom következtében csökken az informatikai PMO-k száma, bár egyesek változáskezelési funkciókká alakulnak, és a C-szintű stratégiai funkció részévé válnak. Az elemző cég arra is számít, hogy 2030-ra az emberek, az intelligens gépek és az AI közötti partnerségek megszüntetik a “munka” mintegy 80 százalékát, amely a mai projektmenedzsment fegyelem, gyakorlat és tevékenység nagy részét képviseli ” – állítja a jelentés. A PMO szakemberek számára ez azt jelenti, hogy alkalmazkodunk a viselkedéshez és a gyakorlatokhoz. A vállalatok számára ez azt jelenti, hogy a szakmát a szervezeteik — és az alsó soraik-javára megváltoztatják.