a levéltári kutatások általában összetettebbek és időigényesebbek, mint a másodlagos kutatások, amelyek kihívást jelentenek a releváns dokumentumok azonosításában, megtalálásában és értelmezésében. Bár az archívumok hasonló tulajdonságokkal és jellemzőkkel rendelkeznek, ezek is jelentős mértékben változhatnak. Míg az államilag finanszírozott levéltárak rendelkezhetnek olyan megbízásokkal, amelyek megkövetelik számukra, hogy a lehető leginkább hozzáférhetőek legyenek, más típusú, például vállalati, vallási vagy magán levéltárak különböző fokú hozzáféréssel és felfedezhetőséggel rendelkeznek. Egyes anyagok más módon is korlátozhatók, például azokra, amelyek érzékeny vagy minősített információkat, nem publikált munkákat tartalmaznak, vagy amelyeket az anyagadományozóval kötött megállapodások írnak elő. Emellett a levéltári feljegyzések gyakran egyediek, és a kutatónak fel kell készülnie arra, hogy elutazzon hozzájuk. Még akkor is, ha az anyagok digitális formátumban állnak rendelkezésre, korlátozások lehetnek rájuk, amelyek megtiltják számukra a webhelyen kívüli hozzáférést.
archiválási gyűjtemények megtalálásaszerkesztés
az online keresés előtt az union katalógusok fontos eszközök voltak a könyvtárakban és archívumokban található anyagok megtalálásához. Az Egyesült Államokban, a Nemzeti Unió Katalógus és a Nemzeti Unió katalógus kézirat gyűjtemények használták a kutatók, hogy keresse meg a levéltár, bár sok információ azóta vándoroltak az online rendszerek.
egyre több levéltári intézmény található online kereséssel. Emellett az olyan portálok, mint az Europeana, az amerikai digitális Közkönyvtár és az ausztráliai Trove Nemzeti Könyvtár, linkeket szolgáltatnak a tagintézményekhez.
az Egyesült Királyságban a Jisc otthont ad az Archiveshubnak, míg az OCLC ArchiveGrid nemzetközi portált biztosít többnyire könyvtár alapú intézmények számára, amelyek a MARC-ot katalogizáló eszközként használják gazdaságaikhoz. A kanadai Levéltárosok Szövetsége (ACA) együttműködött az Artefactual szoftvercéggel az ArchivesCanada létrehozásához, míg az Ausztrál Levéltárosok Társasága ugyanazt a szoftvert használta az ausztráliai levéltári könyvtárhoz. Számos más online keresési eszköz is rendelkezésre állt a keresés és a felfedezés megkönnyítésére, beleértve az angol irodalmi kéziratok és levelek Helynyilvántartását, A Janus guide to archív anyagok Cambridge-ben, az Egyesült Királyságban, és a CARTOMAC: Archives littéraires d ‘ Afrique.
Ha egy archives nem található online keresést, vagy egy nyilvánosan jegyzett gyűjtemény egy kutató lehet megtalálni a létezését, más eszközökkel, mint például a következő egyéb kutató idézetek, hivatkozások. Ez különösen igaz a vállalatok vagy más szervezetek birtokában lévő anyagokra, amelyek esetleg nem alkalmaznak levéltárost, így nem ismerik anyagaik mértékét vagy tartalmát.
nagyon korlátozott archívumokban a hozzáférés csak bizonyos hitelesítő adatokkal rendelkező személyekre vagy intézményekkel, például egyetemekkel való kapcsolatokra korlátozható, majd csak egy bizonyos szintű személyekre korlátozható. Azok, akik nem rendelkeznek a szükséges hitelesítő adatokkal, kérhetnek egy magánszemélytől vagy intézménytől bevezető leveleket az archívum számára.
az archivesEdit
archívumokban található anyagok általában egyedi anyagokat tartalmaznak, szervezetük pedig teljesen egyedi vagy idioszinkratikus lehet az azokat fenntartó intézmény vagy szervezet számára. Ez az egyik fontos különbség a könyvtárakban, ahol az anyagot szabványosított osztályozási rendszerek szerint szervezik. Hagyományosan a levéltár a tisztelet des fonds elvét követi, amelyben a származás és az eredeti rend fennmarad, bár a levéltáros némi átrendeződést, fizikai vagy szellemi tevékenységet végezhet annak használatának megkönnyítése érdekében. A levéltári leírás alapvető iránymutatása a Nemzetközi Levéltári Tanács (Ica) által készített levéltári Leírás (Általános) (ISAD/g vagy ISAD) nemzetközi szabványa. Az amerikai intézményeket az archívumok leírása is vezérelheti: a content standard (DACs), Kanadában pedig az archív leírás szabályai (Rad). Archív intelligencia néven ismert annak megértése, hogyan készülnek az archív leírások és a segédeszközök megtalálása.
amellett, hogy ezek a szabványok és szabályok létrehozására nyomtatott és online listák és katalógusok, levéltárosok is hozzáférést biztosít a katalógusok API – k vagy a kódolási szabványok EAD (kódolt levéltári leírás) (kapcsolatos fonds, sorozat, és tételek) és EAC(kódolt levéltári kontextus) (a szervezetek és az emberek, hogy létrehozta a levéltár).
a segédeszközök megtalálása egy közös referenciaeszköz, amelyet az archivisták hoztak létre az anyagok megtalálásához. Jönnek a különböző formák, mint például a nyilvántartások, kártya katalógusok, vagy készletek. A levéltári dokumentumok megtalálásának számos segédeszközét online weboldalként tárolják, vagy dokumentumként töltik fel, például a Kongresszusi Könyvtár ritka könyvében & speciális gyűjtemények. Az aids megtalálásának részletessége a szemcsés elemszintű leírásoktól a durva gyűjteményszintű leírásokig változhat. Ha egy archívumban nagy a feldolgozatlan anyagok lemaradása, akkor egyáltalán nem lehet semmiféle támogatást találni. 2005 körül számos észak-amerikai gyűjtő archívum elfogadta a “több termék, kevesebb folyamat” vagy MPLP néven ismert ideológiát, amelynek célja a feldolgozási idő csökkentése vagy a háttérvilágítások enyhítése az anyagokhoz való hozzáférés hamarabb történő biztosítása érdekében, amelynek eredményeit minimálisan le lehet írni segédeszközök megtalálása.
bár a legtöbb archív adattár szívesen fogadja a kutatókat, és a szakmai személyzet feladata, hogy segítse őket, a nagy mennyiségű feljegyzések azt jelenti, hogy az aids megtalálása lehet, hogy csak korlátozott hasznosságát: a kutatónak nagy mennyiségű dokumentumot kell vadásznia az adott vizsgálatához releváns anyagok keresése céljából. Egyes nyilvántartások titoktartási okokból bezárhatók a nyilvánosság számára; mások archaikus kézírással, ősi vagy idegen nyelvekkel vagy technikai terminológiával írhatók. A levéltári dokumentumokat általában azonnali gyakorlati vagy adminisztratív célokra hozták létre, nem pedig a jövőbeli kutatók javára, és további kontextuális kutatásokra lehet szükség ezek értelmezéséhez. Ezek közül a kihívások közül sok súlyosbodik, amikor a nyilvántartások még mindig a termelő szervezet őrizetében vannak vagy magánkézben vannak, ahol a tulajdonosok vagy a letétkezelők esetleg nem hajlandóak hozzáférést biztosítani a külső kérdezőkhöz, és ahol az aids megtalálása még kezdetleges vagy nem létezik.
Tanácsadó levéltári materialsEdit
Be-siteEdit
a levéltári anyagokat általában zárt halmokban tartják, és nem keringenek. A felhasználók kérhetik, hogy az archívumból megtekintsenek bizonyos anyagokat, és csak a helyszínen tekinthetik meg azokat. Miután megtalálta a megfelelő rekord helyét egy keresősegély vagy más felfedező eszköz segítségével, a felhasználónak ezt követően be kell nyújtania a kérelmet az archívumba, például egy kérési űrlap használatával. Ha egy archívumnak egy különálló épületben vagy létesítményben található birtokainak egy része van, az anyagok visszakeresése napokba vagy hetekbe telik, ami megköveteli a felhasználótól, hogy kéréseit a helyszíni konzultáció előtt nyújtsa be.
az olvasóterem általában az archívumon belül vagy annak közelében található hely, ahol a felhasználók a személyzet felügyelete alatt konzultálhatnak levéltári anyagokkal. Egyes anyagok egyedi, törékeny vagy érzékeny jellege néha bizonyos típusú korlátozásokat tesz szükségessé azok használatára, kezelésére és/vagy megkettőzésére vonatkozóan. Számos archívum korlátozza, hogy milyen tárgyakat lehet kívülről egy olvasóterembe hozni, például ceruzákat, jegyzetfüzeteket, táskákat, sőt ruházatot is, hogy megvédjék a lopást vagy az anyagok károsodásának kockázatát. További korlátozások vonatkozhatnak az adott időpontban megtekinthető anyagok számára, mint például a felhasználó egy dobozra való korlátozása, valamint az, hogy minden anyagot mindig síkba kell helyezni és láthatóvá kell tenni. Egyes archívumok alapvető kellékeket biztosítanak, beleértve a papírhulladékot, a ceruzákat vagy a hab ékeket a szokatlanul nagy anyagok támogatásához. A duplikációs szolgáltatások elérhetők lehetnek az archívumban, bár az irányelvek, a költségek és a szükséges idő változhat. Az archívumok egyre inkább lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy saját eszközeiket, például kézi kamerákat, mobiltelefonokat, sőt szkennereket használjanak az anyagok másolására. A fehér vagy bármilyen más kesztyű használata, bár népszerű a televíziós műsorokban, nem feltétlenül szükséges a levéltári dokumentumok kezeléséhez, az oldalak és a szöveg törékenységével kapcsolatos aggodalmak miatt. A gyenge kötéssel ellátott kötetek kezeléséhez szükség lehet rájuk, ha a kesztyűket eltávolítják a belső oldalakról, hogy megakadályozzák a szennyeződések és más anyagok átadását, és a fényképek kezelésekor fel kell használni. Mindig kérdezze meg a levéltárost, hogy szükség van-e kesztyűre vagy sem.
az archívumok az eredeti archívum törékenysége vagy népszerűsége miatt mikrofilm segítségével is hozzáférhetnek a tartalomhoz (beleértve az adatlapot és más formátumokat is). Ugyanezen okból digitális másolatok is rendelkezésre állhatnak. Mielőtt hozzáférést kérne az eredetihez, ellenőrizze, hogy az újraformázott elemek alkalmasak-e a szükséges felhasználásra. Az eredeti tartalomhoz való hozzáférés kérésének indokai között szerepelhet egy színes kép (építészeti perspektíva és magassági rajzok, térképek és tervek stb.) vagy akadálymentesítési okokból (a kisebb vizuális vertigo általában nem tekinthető az eredetihez való hozzáférés okának,mivel a hatás enyhíthető a film lassabb perusaljával).
egyes anyagok olyan információkat tartalmazhatnak, amelyek az élő személyek magánéletére és titkosságára vonatkoznak, mint például az orvosi és hallgatói nyilvántartás, és különleges ellátást igényelnek. Az olyan anyagokat, amelyek személyazonosításra alkalmas információkat, például társadalombiztosítási számokat vagy neveket tartalmazhatnak, megfelelő módon kell kezelni, és az archívum az anyagok szerkesztett másolatát szolgáltathatja, vagy teljes mértékben megtagadhatja az anyagokhoz való hozzáférést adatvédelmi vagy egyéb jogalkotási aggályok miatt.
Off-site és elektronikus anyagokszerkesztés
egyre több levéltári anyag digitalizálódik vagy születik-Digitális, amely lehetővé teszi számukra, hogy az interneten vagy más hálózati szolgáltatásokon keresztül hozzáférjenek a webhelyről. Azok az archívumok, amelyek digitális anyagokkal rendelkeznek a nyilvánosság számára, az elektronikus katalógusok és/vagy metaadatok megosztásával vagy nyilvánosságra hozatalával, az Open Archives Initiative Protocol for Metadata aratás (OAI-PMH) szabványainak felhasználásával felfedezhetik az internetes keresőmotorok számára. Egyes intézmények online portálokkal rendelkeznek, ahol a felhasználók szabadon hozzáférhetnek az archívum által elérhetővé tett digitális anyagokhoz, például a New York-i Nyilvános Könyvtár archívumához vagy a Smithsonian intézmény archívumához. A kormányok és kapcsolódó intézményeik ezeket az “elektronikus” vagy “virtuális” olvasótermeket felhasználhatják olyan dokumentumok és anyagok feltöltésére, amelyeket a nyilvánosság kért, például FOIA-kérelmek útján vagy a nyilvántartások közzétételi politikájával összhangban.