igaz, hogy az üzleti e-mailek megfelelő elismerése javítja a sikerességi arányt, üzleti tevékenységet folytatva a 21.században. Számtalan e-mailt küld az üzleti világban, hogy információt kapjon, igényeljen, panaszt tegyen vagy tervet hajtson végre. Az e-mailek ezen fajtáinak professzionális elismeréséhez a feladó igénye alapján el kell ismernie őket.
vannak sajátos módon elismerve az e-maileket kap szakmailag. Vegye figyelembe ezeket a tíz tippet, amelyek elismerik, hogy e-mailt kap üzleti tulajdonosként vagy magánszemélyként.
1-értékeljük a feladó
felértékelődés társult nyugtázás. Mint címzett, meg lehet nyerni a feladó egyszerűen küld egy “köszönöm” választ, hogy tudomásul veszi az e-mail. Például az ügyfél panaszos e-mailt küldött. Az ilyen ügyfelek megnyerésének első lépése nem reakció, hanem elismerés. Küldhet egy e – mailt, mint ez:
példa I-elismerve egy e-mailt szakmailag
” köszönöm, megkaptuk az e-mail.”
e-mailek, amelyek értékelik a feladó biztosan olyan benyomást kelt, hogy a Vevő nem sznob.
2-Legyen egyszerű
legyen közvetlen, ha professzionálisan szeretne elismerni egy e-mailt. Tegye egyértelművé a kijelentéseit, és legyen konkrét. Nyugtázza, hogy az e-mailt magánszemélyként vagy egy vállalat képviselőjeként kapja meg.
3-a fókuszpont
a kapott e-mail fókuszpontját megfelelően meg kell dolgozni, hogy megmutassa, hogy valóban elismeri az e-mail fogadását. A fókuszpontokat újra létrehozhatja, hogy megfeleljen azoknak a kiegészítő információknak, amelyeket válaszként csatolni szeretne a feladónak.
4-időhöz kötött Üzenet küldése
egy vállalkozás az ügyfelek e-mailjeire adott válaszával felfedheti hatékonyságuk szintjét.
abban az esetben, ha az ügyfél panaszos e-mailt küld, tudomásul veheti az e-mailt azzal, hogy határidőt küld arra, hogy mikor kezelik a felmerült kérdéseket. Talál egy példát később ebben a bejegyzésben.
ha olyan e-mailt kap, amelyen nem tud azonnal részt venni, nyugtázza az e-mailt, majd mondja meg a feladónak, hogy mikor kerül sor a probléma megoldására.
5-udvarias prezentáció
az “érme két oldala van” mondás megerősíti azt a tényt, hogy a dolgok feltételei lehetnek pozitívak vagy negatívak.
az e-mailre adott válasznak az e-mail által bemutatott információkon kell alapulnia. Az információ lehet pozitív vagy negatív. Az e-mail fogadásának elismerése nem tükrözheti a harag és a frusztráció érzelmeit. Mutassa be udvariasan az e-mail elismerését, hogy megmutassa a feladó véleményét.
6-adja meg a szükséges javaslatokat
vannak esetek, amikor a címzett elismeri az e-mailt, mert a problémák nem olyanok, amelyeket e-mailben lehet rendezni. Ilyen jellegű esetekben adjon meg szükséges javaslatokat a feladó által felvetett kérdések megoldására. Lehet, hogy a feladónak el kell jönnie a társasághoz, vagy találkoznia kell valakivel. Az ilyen javaslatokat egyértelműen meg kell határozni.
II. példa-egy e-mail szakmai elismerése
Kedves John,
sajnáljuk, hogy problémái voltak a bankszámlájára küldött pénzátutalással kapcsolatban. Lehet, hogy meg kell látogatnia bankját a probléma megoldásához. Kérje meg fiókjának tisztviselőjét, hogy írjon nekünk ügyfélszolgálati e-mailen keresztül, és idéznie kell az affiliate Azonosítóját, hogy ellenőrizhessük személyazonosságát.
Ha ez nem oldja meg ezt a problémát, kérjük, ossza meg velünk, hogy további lépéseket tegyünk. Köszönöm.
Üdvözlettel,
7-válaszoljon a kérdésekre
vannak olyan e-mailek, amelyek tele vannak kérdésekkel. Ön tudomásul veszi az ilyen e-mailek fogadását azáltal, hogy választ ad ezekre a kérdésekre anélkül, hogy mentesítené őket. Ha nem tud azonnal válaszolni ezekre a kérdésekre, csak adjon meg egy határidőt, hogy a válaszokat elküldjük.
néha vannak olyan kérdések, amelyek sürgős válaszokat igényelnek. Az ilyen jellegű kérdésekre a válaszokat haladéktalanul meg kell adni.
8-vonja be a feladót
vannak olyan e-mailek, amelyek megkövetelik, hogy bevonja a feladót. Ennek oka az, hogy a feladó pozitív módon járult hozzá Önhöz, és Ön el kívánja ismerni a pozitív hozzájárulás kézhezvételét. Bevonva őket azáltal, hogy lehetőséget adnak arra, hogy kérdéseket tegyenek fel a későbbi e-mailekben, vagy kéréseket tegyenek, ez a feladó bevonásának egyik módja.
a feladót is bevonhatja azzal, hogy tájékoztatja őket arról, hogy észrevételeiket a kapott e-mailen keresztül elküldhetik az általuk végzett tevékenységekről.
példa III-elismerve egy e-mailt szakmailag
Hi James,
köszönöm a gyors választ. Örülök, hogy nagyon hasznosnak találta a webes alkalmazást. A következő napokban biztosan több funkciót fedez fel.
ne habozzon kapcsolatba lépni velem egy szolgáltatás kérés, javaslat vagy panasz bármikor. Nagyon örülök, hogy bármilyen módon segíthetek.
üdvözlettel,
9-jelölje ki a feladó egyediségét
kaphat egy e-mailt, amely megmutatja a feladó képességeit, például egy e-mailt, amely a feladóhoz csatolt álláspályázattal foglalkozik. Az ilyen e-mailek nyugtázásának jeleznie kell a feladó szakmai eredményeit, hogy felhívja a figyelmet arra, hogy a feladó önéletrajzát ellenőrizték, és a vállalat tiszteletben tartja a feladó eredményeit.
példa III-elismerve egy e-mailt szakmailag
kedves Ruth,
örülünk, hogy érdekli a cégünk. Örülünk, hogy ilyen fiatal korban befejezte az MBA-t.
önéletrajzát átadtuk az emberi erőforrás osztályunknak. Felveheti velünk a kapcsolatot, ha a következő öt munkanapon belül nem kap üzenetet tőlük.
a legjobbat kívánjuk Önnek az alkalmazásban.
Üdvözlettel,
10-részletes információkat
a félreértések elkerülése érdekében részletes információkat kell megadni a nyugtázási információkban. El kell ismernie a feladó e-mailjét olyan részletes információk megadásával, mint például a szükséges eljárások végrehajtásának dátumai.
például egy állásinterjú elismerésének részletes tájékoztatást kell adnia az interjú időpontjáról, időpontjáról és helyszínéről.
miután egy vállalat e-maileket küldött ügyfeleinek, kérve ügyfeleik elégedettségét az árukkal és szolgáltatásaikkal kapcsolatban, az ügyfél nyugtázó e-mailt küldhet a vállalat szolgáltatásainak értékelésére. Az ügyfélnek megfelelő információkat kell szolgáltatnia, például olyan speciális termékeket, amelyek a vállalat szolgáltatásait megérdemlik.
következtetés
összefoglalva, ne feledje, hogy az e-mailek professzionálisan elismerésének fontosságát nem lehet túlzottan hangsúlyozni. Ezzel minden alkalommal segít kitűnjön a csomag a versenytársak tartani az ügyfelek jön vissza.