E-mail etikett: hogyan kell kérni az embereket a dolgokat, és valóban kap egy választ

ha levelet írni száz évvel ezelőtt volt egyenértékű ül valaki egy csendes szobában, és beszél szemtől-szembe, írásban egy e-mailt ma olyan, mint kiabál valaki egy zajos kereszteződés, miközben ők rohan egy találkozót.

mindenki túlterhelt és túlterhelt. Folyamatos részleges figyelem állapotában létezünk, amikor fürgén oda-vissza váltunk az e-mailek, a szöveges üzenetek, a közösségi média és az internet között. Az e-mail küld nem csak versenyben más e-mail valaki figyelmét; ez versenyez mindent.

Odds vannak, az e-mail lesz olvasható a telefonon, mint több mint 50 százaléka az e-maileket. Mi sovány, majd vágja le a bejövő úton, válaszol, hogy sürgős elemeket, valamint a lanyhuló kevésbé sürgető elemeket kell vizsgálni, ha visszatérünk asztalunknál.

Ez azt jelenti, hogy az e-mail valószínűleg gyors pillantással emészthető, miközben a Vevő a telefonján van, oda-vissza repülve más feladatok között. A legjobb esetben a levelezés kap egy gyors flash a figyelmet. Ha ez tekinthető kényszerítő, hogy múló pillantás, akkor valószínűleg visszatér hozzá később. Rossz első benyomás, bár, és ez a játék vége, mielőtt még az induláshoz.

információ-addled agyunk új megközelítést igényel az e-mailhez. Amikor mindenki elfoglalt, tiszteletben tartva az idejét – azáltal, hogy a lehető legkevesebbet veszi fel – kulcsfontosságú módja annak, hogy az emberek figyeljenek. E-mailek készítésekor ez azt jelenti, hogy világos, tömör és cselekvésre alkalmas. Ezt néhány egyszerű stratégiával lehet elérni:

vezesse az ask-t.

anélkül, hogy hirtelen vagy tolakodó lenne, fontos, hogy a kérdést az e—mail tetejére tegye-az első vagy két mondatban, ha lehetséges. A cél az, hogy felkeltsük az olvasó figyelmét,és megértessük velük, hogy mi történik azonnal. Ha sok rigmarole-t teszel a kérés előtt, egy türelmetlen olvasó talán soha nem jut el hozzá.

például tegyük fel, hogy egy olyan startup vezérigazgatójához fordul, akit csodálsz, hogy meghívja őt, hogy beszéljen egy konferencián. A kérdést így helyezheti el:

Szia Catherine—ez Mark Holland. Vezetem a népszerű Firestarters konferenciát, amely évente több mint 5,000 vállalkozót vonz a Los Angeles-i Staples Centerbe. Azért írok, hogy meghívjam Önöket, hogy beszéljenek a 2016.március 5-i rendezvényünkön.

lehet, hogy Catherine nem tudja, mi a fene a Firestarters konferencia, de tud valami fontosat: Miről szól ez az e-mail (beszélő meghívó). Azt is tudja, hogy a dátum és a helyszín az esemény, és hogy van elég lenyűgöző jelenléti számok. Most, hogy a kérdés világos, és az érdeklődés felkeltette, ő nagyobb valószínűséggel olvassa Mark további részleteket, ahol lehet benne háttértörténet az esemény, és több lenyűgöző statisztika, hogy az ügy még erősebb.

egy rövid figyelmet span világ, a legjobb, hogy rögtön a lényegre, és nem a magyarázatok később. Gondoljon arra, hogy mi jelenik meg a kétsoros üzenet előnézetében, amelyet a címzett lát a beérkező levelek görgetése közben: felhívja a figyelmüket?

határozza meg hitelességét.

miért érdekel? a hallgatólagos kérdés lebeg a legtöbb ember fejében, amikor e-mailt nyitnak, különösen, ha valaki nem tudja. Ez az oka annak, hogy a hitelességét Korán az üzenet elengedhetetlen. Mondd el az olvasónak, hogy miért vagy más, miért teljesítettél, vagy miért kell figyelniük rád.

például, ha egy márkát fázol, hogy szponzorációt kérj, akkor a közönségedről és a díjaidról szóló adatpontok megosztásával megalapozhatod a hitelességed.

Szia Tom—Tracy Black vagyok, a Feed Daily szerkesztője, egy Webby díjnyertes weboldal, havonta több mint 2 millió látogatóval. Összeállítok egy új cikksorozatot, amely ambiciózus fiatal kreatívokat céloz meg, és kíváncsi voltam, hogy érdekli-e a szponzorálás?

Ha e valaki, aki tudja,—hogy a kapcsolatot egy munkatárs egy sürgős feladat, például—lehet, hogy legitimálja a kérését, jelezve, hogy nyomás alatt a főnök (feltételezve, hogy ez igaz).

Hi Tom—követem, hogy képes volt-e végrehajtani az új e-mail regisztrációs funkciót? A vezérigazgató ezt a hét végére szeretné lezárni.

Data points and brute authority are not your only options, of course. A hitelességet úgy is megállapíthatja, hogy lelkes megfigyelője annak a személynek, akivel kapcsolatba lép. Elmondhatod nekik, hogy mennyi ideig követted a munkájukat, mit élveztél az utolsó blogbejegyzésben, amit írtak, vagy hogyan lehet javítani a terméküket—természetesen tapintattal! Mindaddig, amíg ez nem fawning, a legtöbb ember értékeli, hogy észrevette, és ez teszi őket észre vissza.

tegye egyértelművé az utat.

gyakran kapok e-maileket olyan emberektől, akik valamilyen tudáscsere iránt érdeklődnek, de soha nem tisztázzák, hogyan szeretnék, ha cselekednék. Akarnak egy kávét? Telefonálni akarnak? Nem világos, ami azt jelenti, hogy ahelyett, hogy azt mondaná: “Igen!”Válaszolnom kell azzal, hogy megkérdezem tőlük, hogy mit kérnek tőlem—vagy valószínűbb, hogy egyáltalán nem válaszolnak.

sokkal valószínűbb, hogy választ kap valakitől, ha világos, hogy mi a következő lépés. Ez megkönnyíti a címzett számára, hogy igent mondjon a kérésére.

tegyük fel, hogy egy olyan filmrendezőhöz fordul, akit tanácsért csodálsz. Ne csak e-mailt küldj nekik:

évek óta rajongok a munkádért, és szeretném kiválasztani az agyadat. Mit mondasz?

ehelyett javasoljon valami különlegeset:

régóta csodálom a munkáját, és a legnagyobb tiszteletben tartom a filmkészítés szakértelmét. Szeretnék feltenni néhány kérdést arról, hogyan finanszírozta az első filmjét. Lenne játék egy 15-20 perces telefonhívás a jövő héten? Saját menetrend nyitva egész nap csütörtökön és pénteken, ha rendelkezésre áll majd. Ígérem, rövid leszek.

a második példa tisztázza a szóban forgó témát, valamint azt a tényt, hogy csak egy rövid telefonhívást szeretne tenni. Ez azt jelenti, hogy a címzett tudja, hogy az idő elkötelezettség minimális lesz, és—mivel már javasolta a naptár dátumát—tudják, hogy az e-mail szál gyorsan és hatékonyan lezárható. Más szóval, tiszteletben tartottad az idejüket, és most már tudják, hogy a veled való foglalkozás nem lesz egy másik fejfájás, amire nincs szükségük.

ha kérdést tesz fel, javasoljon megoldást.

Az E-Mail nem jó vitahelyszín. Így olyan üzenetek, amelyek csak olyan kérdést kínálnak, mint például: “mit gondolsz X-ről?”általában hatástalanok. Az elfoglalt emberek nem akarnak rájönni a problémáidra, és nem akarnak hosszadalmas választ írni. Azt akarják mondani, igen vagy nem, majd lépni a következő dolog. Tehát, ha választ szeretne kapni—és az utat szeretné elérni -, ne csak kérdéseket tegyen fel: tegyen javaslatot megoldásokra.

képzeljük el, hogy e-mailt küld a főnökének, hogy megkérdezze, részt vehet-e egy konferencián. Lehet írni:

Hi Tina-észrevettem, hogy az emberek már foglalás szállodák a SXSW konferencia jövőre. Szeretnék menni. Mit gondolsz?

vagy, írhatnál,

Hi Tina-gondolkodtam azon, hogyan lehet gazdagítani a munkámat készségkészlet, és úgy tűnik, hogy vannak olyan hangszórók és műhelyek az SXSW-n jövőre, amelyek nagyon hasznosak lennének. Összeállíthatok egy jelentést is, hogy megosszam azt, amit megtanultam a csapattal, miután visszatértem. Becsültem a költségeket, és úgy néz ki, mint egy jegy, hotel és repülőjegy, ami körülbelül 2500 dollárba kerülne a cégnek. Gondolod, hogy a cég szponzorálhat engem, hogy részt vegyek?

az első üzenet rövid, de lusta, és számos oda-vissza üzenetet igényel annak tisztázása érdekében, hogy mi valójában a tét. A második e-mail hosszabb, de mindent tartalmaz, ami a beszélgetés azonnali megoldásához szükséges. Az író elvégezte a házi feladatát, a költségek és az előnyök egyértelműek, és a főnöknek könnyű igent mondani. A kommunikáció proaktívvá tétele több munkát igényel előre, de hosszú távon hatalmas osztalékot fizet.

legyen szkennelhető.

használja golyók, számok, és / vagy csavarozás, hogy az e-mail skimmable és emészthető, hangsúlyozva a legfontosabb pontokat. Ha gúnyolódik az ilyen típusú kanál-etetés információ, megy rajta, és rajta. Az e-mailek Az eredmények megszerzéséről szólnak, nem pedig a címzett olvasási megértésének teszteléséről. Íme egy példa arra, hogyan lehet összefoglalni a következő lépéseket egy ügyfél-találkozó után.

Szia Sharon—nagy hívás tegnap! Izgatott vagyok a következő lépések miatt. Itt egy összefoglaló, hogy mi megbeszéltük, a jövő héten találkozni a határidő: Action Elemek Sharon & Csapat:

– Jóváhagyja felülvizsgált gyűjtöttem (Mivel: H 4/9)- ellátja az utolsó példányt bannerek (Mivel: Sze 4/11)- Ellátási hi-res fotózás (Mivel: Sze 4/11)

Mert ez az e-mail megköveteli, hogy az ügyfél valamit, azt akarom, hogy a cselekvési elemek kiugrik a e-mail—így a félkövér szöveg—legyen könnyen emészthető, így a golyók. A határidőket zárójelben is eltolják, így könnyen láthatók.

ne feledje: ha igazán szeretne dolgokat csinálni, a siker attól függ, hogy az olvasó könnyen feldolgozza az e-mailt, és megérti a legfontosabb pontokat.

adjon nekik határidőt.

sürgős az e-mail? Most már válaszra van szüksége? Két nap múlva? Két hét múlva? Meglepő lehet, ha megtudja, hogy az elfoglalt emberek szeretik a határidőket, mert segítenek pontosan rangsorolni, amikor a dolgokat meg kell tenni. Valójában azt tapasztaltam, hogy az olyan e-maileket, amelyeknek nincs menetrendje, nagyobb valószínűséggel figyelmen kívül hagyják. Biztosan nem akarja, hogy imperious vagy túlságosan igényes legyen, de adjon az olvasónak udvarias kontextust az időzítéshez.

Ha e egy közeli munkatársa egy sürgős feladat, hogy csinos egyenes időzítés:

a projekt tartani az ütemtervet, szükségem lesz egy válasz, hogy a következő 24 órán belül, ha lehetséges.

ha meghívót hosszabbít meg valakinek, akivel még nem találkozott, udvariasan megoszthatja nyomon követési idővonalát:

biztos vagyok benne, hogy elfoglalt vagy, és időt akarsz majd szánni erre a lehetőségre. Két hét múlva utánanézek, ha nem hallok felőled.

vagy azt mondja, hogy engedélyezni szeretné, hogy főnöke vagy ügyfele mérlegeljen egy döntést, de előre kell lépnie, ha nem válaszolnak időben:

ha nem hallok vissza tőled péntekig, augusztus 17-ig, megyek előre, és folytatom a fent javasolt megoldást.

a határidővel együtt olyan, mint egy horgony leejtése: Ez rögzíti a kérést térben és időben, így nagyobb valószínűséggel kap észre, és kap kész.

írja be a tárgysorokat, mint a címsorokat.

az e-mail olvasásához meg kell nyitni. A cél az, hogy világos, ideális esetben provokatív tárgysort állítson össze. Ez olyan, mint egy lenyűgöző címsor írása egy cikkhez vagy blogbejegyzéshez, amelyre azt szeretné, hogy az emberek rákattintsanak.

tegyük fel, hogy sikeres zenész vagy, aki kapcsolatba lép egy tervezővel az új lemez borítójának elkészítéséről. Van egy tisztességes méretű közönség, így elvárják, hogy az album jól teljesítenek. Használhatod:

tárgy: Design Gig

pontos, de hiányzik belőle a specificitás, és úgy hangzik, mint egy humdrum ajánlat. Alternatív megoldásként használhatja:

tárgy: Borítótervezés a nagy horderejű album kiadásához?

ez még mindig pontos, de kíváncsiságot kelt azzal, hogy tisztázza, hogy pontosan mi a projekt, és jó expozíciót ígér. Különösen akkor, ha írsz egy” ask ” e-mailt valakinek, akivel még soha nem találkozott, a tárgysor úgy működik, mint egy első benyomás. És csak egy esélyed van, hogy első benyomást kelts.

az üzenetek könyörtelenül szerkeszthetők.

miután elkészítette az e-mailjét, vizsgálja meg újra egy ellenszenves szemmel, és vegye ki a felesleges dolgokat. Mivel világos és tömör a get-go időt takarít meg mindenki számára. Több időt vesz igénybe, hogy készítsen egy szűk, to-the-Pont e-mail, de a szerkesztett e-mail is sokkal nagyobb valószínűséggel kap választ.

az összes üzenet előnézete a telefonon.

mint korábban említettük, az e-mail üzenet valószínűleg először megnyílik egy telefonon. Ezért bölcs dolog megérteni, hogy az üzenet hogyan fog kinézni a mobil e-mail alkalmazásokban. Ami egy hatalmas asztali képernyőn emészthetőnek tűnik, az gyakran úgy néz ki, mint a _war és a Peace _ egy mobiltelefonon. Tekintse meg az üzenetet a kis képernyőn, és ha még mindig túl hosszúnak tűnik, könyörtelenül szerkessze újra. Ha az üzenet azt a benyomást kelti, hogy elsöprő, ez valószínűleg lesz figyelmen kívül hagyni.

Ha gondolod, hogy ez úgy hangzik, mint a sok munka, egy kis régi e-mail, gondolj arra, hogy Ha rászánja az időt, hogy fontolja meg a közönség, valamint személyre szabott üzenetet a figyelmet span előre, az e-maileket hatékonyabb lesz, akkor nagyobb a valószínűsége, hogy megkapd, amit akarsz, s végül, hogy kevesebb időt töltenek az e-mail. Nem ezt akarja mindenki?

Tomba Lobos művész összes illusztrációja a Leiratkozás könyvből.