béreljen fel egy virtuális asszisztenst, és kezdje el delegálni

minden kisvállalkozás tulajdonosának életében eljön az idő, amikor megnézik a teendőiket, és rájönnek, hogy egyszerűen nem tudnak mindent megtenni. Túl sok e—mail a válaszhoz, túl sok ügyfél a fedélzetre, túl sok marketingkampány szervezéséhez-bármi legyen is a helyzet, segítségre van szüksége. Írja be: virtuális asszisztensek.

a virtuális asszisztensek (VAs) távoli vállalkozók, amelyek számos “páratlan munkát” vállalhatnak vállalkozásában. Lehet, hogy összpontosítson egy adott sor adminisztratív feladatok, vagy szolgálhat egy jack-of-all-trades. Akárhogy is, a VA-hoz való delegálás segít abban, hogy vállalkozását anélkül növelje, hogy kiégne.

Hogyan Tudom Ha Kell egy Virtuális Asszisztens

lehet, hogy nehéz azonosítani a fordulópont, amikor felvenni egy virtuális asszisztens, de van néhány közös jel, hogy ideje elkezdeni felhatalmazó:

• dolgozik hosszú óra rendszeresen. Különösen akkor, ha sok időt töltött Ismétlődő vagy unalmas feladatok elvégzésével, mint például a közösségi média megjegyzéseire vagy az ügyfélszolgálati e-mailekre való válaszadás, érdemes elgondolkodni a VA-hoz való delegálásról. Itt vagy ott több mint egy rossz hétről beszélünk—keresse meg ezeknek a hosszú, unalmas óráknak a mintáit, amelyek több hétig egymás után történnek.

• elveszíti az ügyfeleket vagy az ügyfeleket, mert nem tud időben válaszolni az e-mailekre. Ha elkezd pénzt veszít, mert nem tud lépést tartani az e-mail, akkor feltétlenül segítségre van szüksége. Az ügyfelek elvesztése nem lehetséges egy növekvő vállalkozás számára.

• alacsonyabb értékű feladatokra tölti az idejét. Ez a Te céged, és azzal kellene töltened az idődet, hogy értéket adjál a cégnek oly módon, ahogy csak te tudod. Az adminisztratív munka egy speciális készségkészlet, de ez az, amit delegálhat. Az agyad? Ez nem átruházható.

• olyan munkát végez, ami nem tetszik. Ha élvezed ezeket az unalmas feladatokat, akkor mindenképpen ragaszkodj hozzájuk. Lehet, hogy energiát adnak neked, vagy olyan ötleteket szikráznak, amelyek egyébként nem lennének. De győződjön meg róla, hogy tetszik a munka. Olyan feladatok elvégzése, amelyeket nem szeret, kiégéshez vezethet, ami negatív hatással lesz a termelékenységre—valamint az üzleti tevékenységére.

fut a számok

a mentális egészség a legfontosabb tényező itt, de fut egy üzleti, így meg kell, hogy vessen egy pillantást az alsó sorban, és mérjük, hogy szemben a közelgő kiégés. Mikor jön le, hogy, meg kell győződnie arról, hogy az asszisztens takarít meg több pénzt, mint amennyit fog kerülni.

Kezdje az idő követésével. Amúgy is ezt kellene tenned.: Ez egy egyszerű módja annak, hogy észre hatékonyság hiánya, hogy pontosan hol az idő megy-képest, ahol úgy gondolja, hogy megy. Nézze meg a listát a legjobb idő-nyomkövető eszközök az induláshoz, és megtalálja a legjobb választás az Ön számára. Ha már tudja, hogy mennyi időt töltesz az egyes feladatok, itt az ideje, hogy némi matematikai.

1. szcenárió: heti hat-nyolc órát tölt azzal, hogy telefonon és e-mailben foglalkozik az ügyfelek kérdéseivel. A $ 22 / óra, hogy fog kerülni $ 132-176 / hét kiszervezni egy virtuális asszisztens. Ugyanebben a hat órában valami mást is tehet (számlázható ügyfélmunka, növekvő marketing erőfeszítések az Instagram-on, bármi értelme van az Ön vállalkozásának), ami 300-400 dollárba kerülne. Ebben az esetben a számok azt mutatják, hogy a VA megszerzése pénzügyi értelme az Ön számára.

2. forgatókönyv: hetente három órát tölt egy magasabb szintű adminisztratív feladattal, amely megköveteli mind az ipar, mind az Ön vállalkozásának/termékének háttérismeretét (például a gyártókkal való beszélgetés). Olyan VA-t kell találnod, amely ugyanolyan szintű háttérismerettel rendelkezik (és ennek megfelelően magasabb árat kell fizetned-mondjuk $30-35/óra), és nincs azonnal jövedelmező feladatod, amit a megtakarított idővel csinálhatsz. Ebben az esetben a VA bérbeadása még nem éri meg az Ön számára. Ha van elég más feladat, hogy delegálja, akkor ezt le, de most ez teszi a legtöbb pénzügyi értelme tartani teherszállítás mentén magad.

3. szcenárió :elemezte a naplóit, és megállapította, hogy heti öt-hét órát tölt adminisztratív munkával. Körülbelül két-három órás nyereséges munkája van, amelyet ebben az időben elvégezhet, így többé-kevésbé megszakítaná az asszisztens felvételét. Ez gyakran a legnehezebb helyzetben lenni, mivel nincs azonnali monetáris nyereség. Ha utálod az adminisztrátori munkát, és csak azt akarod, hogy ne legyen a rendszámod, egy asszisztens felvétele megéri-ha csak a nyugalmadért és a kiégés elkerüléséért. Ez is lehet egy jó ötlet, hogy bérel egy asszisztens most, ha van egy forgalmas szezon jön fel három hónap: mire a forgalmas szezonban találatok, akkor a VA teljesen onboarded. Ha azonban élvezi ezeket az adminisztratív feladatokat, hogy egy munkanap végén leálljon, akkor a delegáló nyomás ki van kapcsolva.

Virtual assistant vs. in-person assistant

ha eldöntötte, hogy segítségre van szüksége, még mindig érdemes eldönteni:egy virtuális asszisztens az út? Néha, egy személyes asszisztens lehet, amit keres. Íme néhány dolog, amelyet figyelembe kell venni a döntés meghozatalakor:

• feladatok típusai: ha vállalkozása sok csomagot tartalmaz a szállításhoz vagy a helyi ügyintézéshez, akkor személyes asszisztensre lesz szüksége.

• az Ön által preferált kommunikációs forma: ha teljesen kényelmesen kommunikál szöveges üzenettel, e-mailben, Laza, valamint alkalmi telefon-vagy videohívással, akkor egy távoli VA fogja megtenni a trükköt. Ha úgy találja, hogy boldogulni szemtől-szembe kommunikáció, akkor lehet, hogy nehezen kezeli a virtuális asszisztens.

• a tehetség elérhetősége és költsége: attól függően, hogy hol lakik, előfordulhat, hogy nem talál egy helyi asszisztenst a szükséges készségkészlettel. Alternatív megoldásként előfordulhat, hogy nem engedheti meg magának egy helyi asszisztenst a szükséges készségkészlettel. Ez lenne a megfelelő alkalom, hogy forduljon a VA.

virtuális asszisztens megtalálása és bérlése

tudod, hogy szükséged van egy VA-ra, és nagyon jó ötleted van arról, hogy milyen munkát kell végezniük az Ön számára. A következő lépés: találni valakit. Megtalálása, bérbeadása, és onboarding egy vállalkozó egy mélyreható folyamat, de itt van néhány iránymutatást, hogy a kezdéshez.

hol kereshet virtuális asszisztenst

a virtuális asszisztens megtalálásának legjobb módja az, ha felkérést kér a hálózatától. Csakúgy, mint minden helyzetben, az emberek, akik jönnek egy ajánlást sokkal nagyobb valószínűséggel, hogy mit keres. Kezdje a LinkedIn-en történő közzétételével, valamint a laza vagy Facebook csoportokkal az üzleti tulajdonosok számára. Győződjön meg róla, hogy tartalmazza a különböző feladatokat, hogy keres segítséget, és milyen üzleti fut. Minél konkrétabb vagy, annál jobb minőségű áttételeket küldhetnek az emberek.

ha nem tudja felvenni keresztül áttétel, itt van néhány más lehetőség:

Használjon virtuális asszisztens szolgáltatás.

a virtuális asszisztens szolgáltatások alapvetően online ügynökségek a virtuális asszisztensek számára. Ez azt jelenti, hogy nem kell magának az asszisztensnek forrnia, ami időt takaríthat meg. A hátránya, természetesen, az, hogy kevésbé valószínű, hogy valaki szakosodott az adott típusú üzleti modell vagy ipar.

• Zirtual kifejezetten a vállalkozók és a szakemberek felé irányul. Tervek kezdődik $ 398 / hó 12 óra feladatok egy amerikai székhelyű, főiskolai végzettségű asszisztens.

• az UAssistMe megfizethetőbb, de inkább a szigorúan adminisztratív munkára összpontosít (e.g., könyvelés, ügyfélszolgálat, átiratok, e-mail menedzsment). Tervek indul $ 299 / hó 20 óra feladatok.

használjon általános szabadúszó piacot.

A szabadúszó piacok lehetővé teszik a vállalkozók számára, hogy lényegében elmondják munkájukat. Akkor tegye a feladatokat meg kell tenni, és az emberek válaszolni fognak az információkat, valamint az árak. A piactér segítségével nyithat meg egy csomó képzett vállalkozók, de ez jön a hátránya: akkor meg kell szitál egy hatalmas alkalmazások száma, sokan közülük nem olyan nagy. (Népszerű Hozzászólások kap bárhol 25-100 ajánlatok, néha több). A cég üzenetküldő rendszerén és számlázási eszközein is át kell menni, mert a vállalkozókat büntetik azért, mert a beépített rendszeren kívülre költöznek. Az a tény, hogy a vállalkozóknak figyelembe kell venniük azokat a díjakat, amelyeket a piac gyakran számít fel, azt jelenti, hogy máshol jobb árakat kaphat.

• A Guru világszerte több mint hárommillió vállalkozóval rendelkezik, amelyek széles skáláját fedik le. A Guru fizetési lehetőségei közé tartozik a feladat, mérföldkő vagy óránkénti fizetés; vagy lehet fizetni egy ismétlődő menetrend, ami jól működik a folyamatban lévő vállalkozó megállapodás.

• feladat galamb virtuális asszisztens piactér egy inda az általános feladat piactér. Bár ez nem az elsődleges üzleti feladat galamb, kapsz megbízhatóságát megbízható Feladatkezelő csapat ellenőrzi az asszisztensek. Fizetés esetén előre megvásárolja az órákat, majd adja meg, hogy mi az Ön igényei.

• PeoplePerHour lehetővé teszi, hogy a poszt egy munkát, vagy keresse meg a meglévő szabadúszók, a tehetség medence takaró széles körű szakmai szolgáltatások, a design, web development, hogy a közigazgatási munka. Az árazás óránkénti vagy rögzített, a projekttől függően.

• a Freelancer egy kicsit inkább a speciális szabadúszók (gondolkodó tervezők, copywriterek stb.), tehát ez egy remek hely, ha keres valakit egy adott háttérrel. Fizetési lehetőségek közé mérföldkő kifizetések vagy befejezését követően kifizetések.

mire számíthat, hogy fizetni egy virtuális asszisztens

mint a legtöbb szakma, árak VAs az egész térképen. Itt van néhány dolog, hogy tartsa szem előtt, miközben nézi a virtuális asszisztensek és azok aránya:

munka típusa: Ha keres belépő szintű adminisztratív munka (e-mail menedzsment, alapvető ügyfélszolgálat, stb .. ), akkor valószínűleg fizet $15-25/óra. Ha magasabb szintű feladatokat keres (projektmenedzsment, tartalomstratégia stb.), akkor lehet nézni $50/óra vagy több. Upwork írt az átlagos aránya a különböző feladatok, amely segít, hogy egy jobb becslést.

sebesség: Ne feledje, ha óradíjakat néz, hogy egyesek gyorsabban dolgoznak, mint mások. Valaki, aki díjak $50/óra lehet teljes projekt háromszor gyorsabb—, valamint az azonos minőség—mint valaki, aki díjak 25 dollár/óra, így több, anyagilag előnyös az ön számára. Ne tévesszen meg az ultra-alacsony óradíjak.

tapasztalati szint: vegye figyelembe a VA tapasztalati szintjét. Lehet, hogy csábító, hogy menjen a legolcsóbb megoldás, amit talál, de kiterjedt tapasztalat lehet a különbség a minőségi munka, a munka, hogy a végén, hogy újra magad.

ügyfél beszámolók: Nézze meg a VA weboldalán található ügyfél-ajánlásokat és / vagy LinkedIn-ajánlásaikat, és kérjen néhány ügyfél-utalást, hogy e-mailben elérje. Ha valaki nem tudja, hogy vegye fel a kapcsolatot legalább két vagy három ember, aki már dolgozott korábban, ez azt jelentheti, hogy tudják, hogy nem kap semmilyen izzó ajánlások.

felkészül a

delegálására, mielőtt az új VA elindulna, kétféle dokumentációval kell készülnie, amelyek megkönnyítik a fedélzeti és delegáló folyamatot.

Standard működési eljárások

Standard működési eljárások (Sop) lényegében hogyan kézikönyvek a feladatok akkor kér az asszisztens, hogy kezeljék. Meg kell adniuk az asszisztensnek minden információt, amire szükségük van ahhoz, hogy elvégezzék a munkát.

természetesen megírhatja egy dokumentumban, de azt javasoljuk, hogy kezdjen el egy screencast-tal. Ha a feladat elvégzése közben rögzíti magát, akkor biztosíthatja, hogy a dokumentációban ne legyenek kihagyott lépések. Ha írsz valamit a memóriából, könnyű kihagyni a kis részleteket.

• Jing ingyenes és gyorsan beállítható. Miután rögzítette a screencast, akkor töltse fel a szerverre, majd kap egy screencast.com linket küldeni az asszisztens—vagy lehet letölteni, mint egy fájlt. A jingnek ötperces időkorlátja van, de ha többnyire gyors képernyőképeket szeretne készíteni—és nem akar fizetni a szolgáltatásért—, akkor ez a legjobb választás.

• a Snagit lehetőséget ad arra, hogy kommentárokat adjon a videókhoz az extra egyértelműség érdekében. Ha bonyolult feladatokkal rendelkezik, amelyek magyarázata több mint néhány percet vesz igénybe, vagy szeretné kiemelni a képernyő bizonyos részeit, vagy hozzáadni a képernyőn megjelenő jeleket, ez egy jó lehetőség. Árképzés: $49.95 nincs screencasting határidő.

miután elvégezte a screencast-ot, dönthet úgy, hogy átírja az utasításokat, ha azt írásban is szeretné. (Érdemes megkérdezni az asszisztensét, hogy ez hasznos lenne-e számukra.) Ne felejtsük el, hogy a Google Drive mappában vagy az Evernote noteszgépben az összes képernyőfelvételre hivatkozásokat helyezünk, és ezt megosztjuk az asszisztenssel, hogy könnyen kereshessenek.

sablonok

Ha még nem rendelkezik sablonokkal a munkájához, akkor el kell indítania ezt a dokumentációs folyamatot. Azt is meg kell adnia az új asszisztens példákat befejezett sablonok, így jobban megértsék a kommunikációs stílus, amikor kapcsolatba külső felek.

az automatizálás használata a VA

alapos megfontolás után dönthet úgy, hogy nem áll készen virtuális asszisztens felvételére, akár azért, mert nincs pénzügyi értelme, akár azért, mert nincs elég delegálni. Vagy talán azonnal le kell vennie a munkát a tányérról, miközben asszisztenst keres. Akárhogy is, a folyamatok automatizálása jó hely a kezdéshez.

a Zapier szinte bármilyen folyamatot automatizálhat, de itt van néhány kész javaslat olyan feladatokra, amelyeket egyébként átadhat egy VA-nak.

• automatikusan hozzáadja blogbejegyzéseit a közösségi médiához.

• egyszerűsítse az új kliens fedélzeti folyamatát.

• készlet frissítése kézi adatbevitel nélkül.

a virtuális asszisztens felvétele nagy elkötelezettség, de pikk-ben fizethet, mind pénzügyileg, mind szellemileg. Ha elvégzik a kutatást, jól bérelnek, és lefektetik az alapokat, akkor a sikerre készülnek. És ha az új VA működik, több időd és energiád lesz arra, hogy azokra a dolgokra költsd, amik a legfontosabbak neked és az üzletednek.

hős kép FirmBee keresztül . Két ember képe notebookokkal rawpixel.com via Pexels.