az E-mail kommunikáció 1971-ben kezdődött, amikor Ray Tomlinson elküldte magának az első e-mailt. Bár ez a technológia már 43 éves, naponta több milliárd e-mailt küldenek. Néha naponta több e-mailt olvasunk és küldünk, mint hogy valódi emberekkel találkozzunk. Mindazonáltal az e-mail kommunikációban ugyanazokat a hibákat követjük el, amelyeket saját érdekünkben el kell kerülnünk. Szóval hogyan lehet javítani az e-maileket?
Az alábbiakban 10 tipp található a hatékony e-mail kommunikációhoz:
legyen világos és tömör
a legtöbb embernek túl kevés ideje van a nap folyamán az e-mailek olvasására és megválaszolására. Az e-mail testületének informatívnak és közvetlennek kell lennie. Tartsa az e-mailek rövid és világos, az olvasó értékelni fogja azt. Fontolja meg a felsorolt pontok használatát, vagy írjon külön e-mailt minden egyes témához, amellyel kommunikálnia kell valakivel.
ne feledje: a hosszú e-mailek kiszívják az emberek életét.
Légy udvarias
hacsak nem vagy jó viszonyban valakivel, kerüld az informális nyelvet, a zsargont, a szlenget és a nem megfelelő rövidítéseket. Gondolj arra, hogy az e-mailed érzelmileg “érzi magát”. Ha az érzelmeit félreértheti, keressen egy másik módot a szavak kifejezésére. Légy barátságos, tiszteletteljes és hálás.
szeretné tudni, hogy mikor használjon alkalmi, formális, komoly vagy barátságos hangot?
használjon világos tárgysort
egy tárgysor alapján az emberek eldöntik, hogy nyitnak-e e e-mailt vagy sem. Sokan hatalmas mennyiségű e-mailt kapnak, fontos leírni, hogy az olvasó mit talál benne.
figyeljen a helyesírásra és a nyelvtanra
Ez egy egyszerű módja annak, hogy megmutassuk, hogy érdekel. Próbálja meg hangosan elolvasni az üzenetet, hogy segítsen elkapni bármilyen nyelvtani hibát vagy kellemetlen megfogalmazást, amelyet egyébként elmulaszthat.
ne feledje, hogy az e-mail soha nem privát
Az üzenet továbbítható más embereknek az Ön tudta nélkül. Ha az Ön adatai nagyon bizalmasak, győződjön meg róla, hogy a megfelelő személyhez tartozik.
tegye a fő pontot az elejére
ha valaki e-mailjében válaszol egy kérdésre, tegye a választ az elején. A legtöbb ember nem szereti a hosszú bekezdések olvasását, hogy az üzenet végén megkapja a fő pontot.
használja a válasz gombot
tartalmazza az előző üzenetet, amikor válaszol egy e-mailre. Ne kezdj új e-mailt. Ez a gyakorlat időt és időt takarít meg a címzett számára.
legyen környezetbarát
kerülje az e-mailek nyomtatását, amikor csak lehetséges. Ön képes lesz arra, hogy a kommunikáció jobban szervezett, sőt menteni fák.
kerülje a kiabálást
ne használjon minden sapkát, ez kiabálást jelent. Az is nehezebb elolvasni a gépelt betűket, amelyek mindegyike azonos méretű, ezért adjon szünetet az olvasóknak.
adja meg az aláírását
ne bújjon el egy e-mail mögé, és adja meg a nevét. Zárja be üzenetét “Üdvözlettel”,” üdvözlettel “vagy” a legjobbakkal”, a helyzettől függően. Ne felejtsd el írni a cég nevét az Ön neve alatt.
rájönnek, hogy ha az üzenet elküldése, lehetetlen felidézni. Ha rossz üzenetet küldesz valakinek, azzal kárt tehetsz és tönkreteheted az üzletedet vagy a karrieredet. E-mail küldése előtt mindig ellenőrizze az üzenetet és a címzett Sort.
bónusz tipp: használjon e-mail sablont!
időt takaríthat meg a gyönyörű e-mail kampányok létrehozásával testreszabható e-mail sablonok segítségével, amelyek minden eszközön megfelelően megjelennek!
lenyűgöző sablonok létrehozása