yksityiskohtainen tarkistuslista perheenyhdistämissuunnitelmia varten pitää sinut järjestyksessä ja antaa sinulle näennäisen järjestyksen ja suunnan, kun yrität koota onnistuneen tapahtuman koko klaanille.
Video: Näin suunnittelet sukukokouksen
mistä aloittaa:
Ihannetapauksessa haluat antaa itsellesi ja auttajillesi vähintään kuudesta kuukaudesta vuoteen aikaa valmistella, koota ideoita ja neuvoa kaikkia tapahtumaan liittyen. Tämän pitäisi myös antaa osallistujille ja kutsuvieraille runsaasti aikaa tehdä matkasuunnitelmat ja muut varaukset tarpeellisiksi sekä jättää asianmukaiset ilmoitukset työstä tai koulusta poissaolosta. Jos voit aloittaa suunnittelun jopa vuotta ennen jälleennäkemistä, sen parempi sinulle ja koko perheelle, koska tämä mahdollistaa perusteellisemman suunnittelun.
Haluatko tämän ilmaiseksi tulostettavaksi?
Kiitos jakamisesta&auttaa muita löytämään tämän resurssin!
Klikkaa tästä hakeaksesi latauksesi.
mitä tarkistuslistaasi kuuluu:
sukukokouksen suunnittelussa mikään yksityiskohta ei ole liian pieni tai tarpeeton. Listaa kaikki ylös, ja jos mahdollista, pidä tarkistuslista mukanasi aina, jotta voit helposti kirjoittaa ylös päivityksiä mihin aikaan päivästä tahansa. Saatat huomata yhtäkkiä ajattelevasi jotakin tai muistavasi jonkin tehtävän ruokaostoksilla, pankissa jonottaessasi tai lukiessasi lehtiä paikallisessa kirjakaupassa. Inspiraatiota ja luovia ideoita on kaikkialla, joten pidä muistilista käsillä.
*Vihje: Jos haluat siirtyä digitaaliseksi, voit käyttää myös verkossa olevia tarkistuslistoja ja verkkopohjaisia projektinhallintatyökaluja, kuten Checkvist tai Basecamp. Tarkistuslistoja voidaan luoda ja määrittää verkossa, ja jäsenet voivat päivittää tehtäviä omalla tietokoneellaan, tableteilla tai älypuhelimilla.
6 kuukautta tai enemmän ennen sukukokousta
- Järjestä luokkakokouskomiteasi
- Päivitä Sukuhakemisto; varmista, että puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet ovat tarkkoja
- yhteydenotot perheenjäseniin ehdotettujen päivämäärien suhteen, paikat
- alkavat tutkia mahdollisia tapahtumapaikkoja ja kustannuksia
- tutkimus ja valitse Luokkakokouksen teema
5 kuukautta ennen sukukokousta
- synkronoi Luokkakokouksen suunnittelukomiteoiden kanssa seurattavan teeman suhteen
- Viimeistele Luokkakokouksen päivämäärä/päivämäärät
- Viimeistele paikka tai paikka ja aloita varausten tekeminen
- luo yksityiskohtainen budjetti
- tee tai tilaa luokkakokouskutsuja
- postita kutsuja
4 kuukautta ennen sukukokousta
- perusti sukukokoussivuston; aloita Facebook-tai Twitter-päivitykset
- Jos valmistat aterioita yksin, koordinoi ruoanvalmistustoimikunnan kanssa sukukokousmenun suhteen
- Jos sinulla on ruokatarjoilu, ota yhteyttä mahdollisiin ammattikeittiöihin ja hanki hintatarjouksia
- kun alat saada vastauksia perheenjäseniltä, Päivitä varaukset tapahtumapaikalle tarpeen mukaan
- ota yhteyttä viihde-ja muihin tapahtuman oheislaitteisiin tarpeen mukaan
3 kuukautta ennen sukukokousta
- ota yhteyttä ammattivalokuvaajaan tai videokuvaajaan dokumentoidaksesi juhlallisuudet
- kokoa perheen muistoesineet, joita pidetään esillä Luokkakokouksen aikana
- Päivitä sukukokouksen verkkosivut hyödyllisillä resursseilla, kartoilla ja linkeillä, jotka koskevat Luokkakokouksen tapahtumaa
- ilmoita perheenjäsenille kilpailuista, kykyesittelyistä ja muusta toiminnasta, jotta he voivat aloittaa valmistelut
2 kuukautta ennen sukukokousta
- tilaa Luokkakokouksen muistoesineet kuten kynät, mukit, paidat tai muut vaatteet
- luo esimerkkiaikataulu Reunion
- contact area ravintolat, hotellit ja muut toimipaikat ja kysyä alennuksista tai kupongeista isoille ryhmille
1 kuukausi ennen sukukokousta
- Lähetä muistutuksia sukukokouksen verkkosivuilla tai sähköpostilla ja Facebook/Twitter-viestillä
- ostaa varusteita, joita käytetään toimintaan ja peleihin
- Vahvista varaukset tapahtumapaikasta, majoituksesta, pitopalvelusta, viihteestä jne.
- Viimeistele tapahtuman teemakoristeet
1-2 viikkoa ennen sukukokousta
- vahvista viime hetken yksityiskohdat komiteasi jäsenten kanssa
- Jos kohdetapaaminen on valittu, tee petsausjärjestelyt kotiin lähteville karvaisille rakkaille
- Jos toimittaa ruokaa luokkakokoukseen, suunnittele ruokaostosretki
- osta tarvittaessa viime hetken koristeet ja tarvikkeet
- varmista, että matkamuistoesineet, ohjelmat, paidat ja muut materiaalit ovat valmiina ja matkalla
tarkistuslistaasi tulee päivittää jatkuvasti, kun suorita jokainen suunnitteluprosessin vaihe ja synkronoi myös muiden perheenjäsenten kanssa, jotka auttavat sinua tapahtuman kanssa. Näin voit maksimoida käytettävissä olevan ajan ja resurssit, ja välttää tuhlaa ponnisteluja ottaa uusiksi tiettyjä vaiheita tai tarpeettomasti päällekkäisiä tehtäviä, koska huono organisaatio.