Sähköposti etiketti: miten kysyä ihmisiltä asioita ja todella saada vastaus

Jos kirjeen kirjoittaminen sata vuotta sitten oli sama kuin istuisi jonkun kanssa hiljaisessa huoneessa ja puhuisi kasvotusten, sähköpostin kirjoittaminen tänään on kuin huutaisi jollekin meluisan risteyksen yli, kun he kiirehtivät tapaamiseen.

kaikki ovat ylikuormitettuja ja ylibusseja. Olemme jatkuvan osittaisen huomion tilassa, kun siirrymme ketterästi edestakaisin sähköpostin, tekstiviestien, sosiaalisen median ja verkon välillä. Sähköposti lähetät ei ole vain kilpailevat muiden sähköpostin jonkun huomiota; se kilpailee kaiken.

kertoimet ovat, sähköpostisi luetaan puhelimella, samoin yli 50 prosenttia sähköposteista. Me skim ja trimmata meidän inboxit liikkeellä, vastaamalla kiireellisiä kohteita ja liputus vähemmän kiireellisiä kohteita uudelleen, kun olemme takaisin meidän Työpöydät.

tämä tarkoittaa, että sähköpostisi todennäköisesti sulautuu nopealla vilkaisulla vastaanottimen ollessa puhelimessaan, lentäen edestakaisin muiden tehtävien välillä. Parhaimmillaan kirjeenvaihtosi saa nopeasti välähdyksen heidän huomiostaan. Jos se katsotaan pakottavaksi, he luultavasti palaavat siihen myöhemmin. Tee huono ensivaikutelma, kuitenkin, ja se on peli ohi ennen kuin edes pääset alkuun.

informaatiovaikutteiset aivomme vaativat uutta lähestymistapaa sähköpostiin. Kun kaikki ovat kiireisiä, heidän aikaansa kunnioittaminen—kuluttamalla sitä mahdollisimman vähän-on keskeinen keino saada ihmiset kiinnittämään huomiota. Kun koostat sähköpostia, tämä tarkoittaa selkeää, ytimekästä ja toimivaa. Voit saavuttaa tämän muutamalla yksinkertaisella strategialla:

Lyijy askin kanssa.

olematta äkkinäinen tai päällekäyvä, on tärkeää laittaa pyyntö sähköpostisi yläreunaan—ensimmäisen virkkeen tai kahden, jos mahdollista. Tavoitteena on saada lukijan huomio ja saada heidät ymmärtämään pyydetty toiminta heti. Jos laitat paljon rigmarolea ennen kysymystäsi, kärsimätön lukija ei ehkä koskaan pääse siihen käsiksi.

Oletetaan esimerkiksi, että tavoittelet ihailemasi startupin toimitusjohtajaa ja kutsut hänet puhumaan konferenssiin. Askin voisi sijoittaa näin:

Hi Catherine—This is Mark Holland. Johdan suosittua Firestarters-konferenssia, joka vetää yli 5 000 yrittäjää Staples Centeriin LA: ssa vuosittain. Kirjoitan pyytääkseni teitä puhumaan tapahtumassamme 5. maaliskuuta 2016.

Katariina ei ehkä tiedä, mikä helvetti Tulistajien konferenssi on, mutta hän tietää jotain tärkeää: Mistä tässä sähköpostissa on kyse (puhekutsusta). Hän tietää nyt myös tapahtuman päivämäärän ja paikan sekä sen melko vaikuttavat yleisömäärät. Nyt kysyä on selvää ja hänen kiinnostuksensa on piqued, hän on todennäköisesti lukea Mark lisätietoja, jossa hän voi sisällyttää taustatarina tapahtumasta ja vaikuttava tilastot tehdä hänen tapauksensa vielä vahvempi.

lyhyen keskittymiskyvyn maailmassa on parasta mennä heti asiaan ja tehdä selittely myöhemmin. Mieti, mitä näkyy kaksirivisessä viestin esikatselussa, jonka vastaanottaja näkee vierittäessään postilaatikkoaan: vangitseeko se heidän huomionsa?

Vakiinnuta uskottavuutesi.

miksi välittäisin? on hiljainen kysymys leijuu useimpien ihmisten mielissä, kun he avaavat sähköpostia, varsinkin jos se on joltain he eivät tiedä. Siksi on tärkeää, että uskottavuutesi vahvistetaan viestissä jo varhaisessa vaiheessa. Kerro lukijallesi, miksi olet erilainen, miksi olet menestynyt tai miksi heidän pitäisi kiinnittää huomiota sinuun.

esimerkiksi, Jos lähetät kylmästi sähköpostia brändille pyytääksesi sponsorointia, saatat vahvistaa uskottavuuttasi jakamalla datapisteitä yleisöstäsi ja voittamistasi palkinnoista.

Hi Tom—I ’ m Tracy Black, Webby–palkitun Feed Dailyn toimittaja, jolla on yli 2 miljoonaa kävijää kuukaudessa. Kokoan uutta artikkelisarjaa, joka on suunnattu kunnianhimoisille nuorille luojille, – ja halusin kysyä, kiinnostaisiko sinua sponsoroida sitä?

Jos lähetät sähköpostia tutullesi—otat yhteyttä työkaveriin esimerkiksi kiireellisestä tehtävästä—saatat oikeuttaa pyyntösi ilmoittamalla, että pomo painostaa sinua (olettaen, että se on totta).

Hei Tom—seuraan, onnistuitko ottamaan käyttöön uuden sähköpostin kirjautumisominaisuuden? Toimitusjohtaja haluaa, että asia saadaan pakettiin viikon loppuun mennessä.

datapisteet ja brutaali auktoriteetti eivät tietenkään ole ainoita vaihtoehtoja. Voit myös luoda uskottavuutta olemalla tarkka sen henkilön tarkkailija, johon olet yhteydessä. Voisit kertoa heille, kuinka kauan olet seurannut heidän työtään, mitä pidit heidän viimeisestä blogikirjoituksestaan tai miten heidän tuotettaan voitaisiin parantaa—hienotunteisuudella tietenkin! Niin kauan kuin se ei ole fawning, useimmat ihmiset arvostavat huomataan, ja se saa heidät huomaamaan sinut takaisin.

selvittäkää tie eteenpäin.

saan usein sähköposteja ihmisiltä, jotka ovat kiinnostuneita jonkinlaisesta tiedonvaihdosta, mutta eivät koskaan selvennä, miten he haluaisivat minun ryhtyvän toimiin. Haluavatko he kahvia? Haluavatko he soittaa? Se on epäselvää, mikä tarkoittaa, että sen sijaan, että sanoisi, ” Kyllä!”Minun on vastattava kysymällä heiltä, mitä he ylipäätään pyytävät minulta-tai todennäköisemmin en vastaa lainkaan.

saat paljon todennäköisemmin vastauksen joltakulta, jos on selvää, mikä on seuraava askel. Näin vastaanottajan on helppo vastata pyyntöösi myöntävästi.

sanotaan, että pyydät neuvoa ihailemaltasi elokuvaohjaajalta. Älä vain lähetä heille sähköpostia:

olen fanittanut työtäsi jo vuosia, ja mielelläni poimisin aivosi. Mitä sanot?

ehdottakaa sen sijaan jotain erityistä:

olen töidenne pitkäaikainen ihailija ja kunnioitan suuresti elokuvantekoosaamistanne. Haluaisin kysyä, miten rahoititte ensimmäisen elokuvanne. Sopisiko 15-20 minuutin puhelu ensi viikolla? Aikatauluni on auki koko päivän torstaina ja perjantaina, jos silloin on saatavuutta. Lupaan puhua lyhyesti.

toinen esimerkki selventää käsillä olevaa aihetta ja sitä, että haluaa vain soittaa lyhyen puhelun. Tämä tarkoittaa sitä, että vastaanottaja tietää aikasitoumuksen olevan minimaalinen ja—koska olet jo ehdottanut kalenteripäivää-hän tietää, että sähköpostikierre voidaan sulkea nopeasti ja tehokkaasti. Toisin sanoen, olet kunnioittanut heidän aikaansa, ja he tietävät nyt, että sinun kanssasi toimiminen ei ole Uusi päänsärky, jota he eivät tarvitse.

jos esität kysymyksen, ehdotat ratkaisua.

sähköposti ei ole hyvä keskustelupaikka. Niinpä viestit, jotka tarjoavat vain kysymyksen, kuten ” mitä mieltä olet X: stä?”ovat yleensä tehottomia. Kiireiset ihmiset eivät halua selvittää ongelmiasi puolestasi, eivätkä he halua kirjoittaa pitkää vastausta. He haluavat sanoa kyllä tai ei ja siirtyä seuraavaan asiaan. Jos siis haluat saada vastauksen—ja saada tahtosi läpi-älä vain esitä kysymyksiä: esitä ratkaisuja.

kuvitellaan, että lähetät pomollesi sähköpostia ja kysyt, voitko osallistua konferenssiin. Voisit kirjoittaa:

Hei Tina—huomasin, että ihmiset varaavat jo hotelleja ensi vuoden SXSW-konferenssiin. Haluaisin lähteä. Mitä mieltä olet?

tai, voisit kirjoittaa,

Hi Tina—olen miettinyt tapoja rikastuttaa työtaitojani, ja näyttää siltä, että SXSW: ssä olisi ensi vuonna puhujia ja työpajoja, joista olisi paljon apua. Voin myös koota raportin jakaa oppimani tiimin kanssa paluuni jälkeen. Olen arvioinut kustannukset, ja näyttää siltä, että lippu, hotelli ja lentoliput maksaisivat yhtiölle noin 2 500 dollaria. Voisiko yhtiö sponsoroida minua?

ensimmäinen viesti on lyhyt mutta laiska ja vaatii lukuisia edestakaisia viestejä selventääkseen, mistä todella on kyse. Toinen sähköposti on pidempi, mutta sisältää kaiken tarvittavan, jotta keskustelu ratkeaa välittömästi. Kirjoittaja on tehnyt kotiläksynsä, kustannukset ja hyödyt ovat selvät, ja pomon on helppo sanoa vain kyllä. Ennakoiva viestintä vaatii enemmän työtä etukäteen, mutta se maksaa valtavia osinkoja pitkällä aikavälillä.

oltava scannable.

käytä luoteja, numeroita ja / tai boldingia saadaksesi sähköpostisi skimmattavaksi ja sulavaksi korostaen keskeisiä kohtia. Jos pilkkaat tällaista tiedon lusikoimista, anna mennä ja unohda se. Sähköposteissa on kyse tulosten saamisesta, ei vastaanottajan luetun ymmärtämisen testaamisesta. Tässä on esimerkki siitä, miten voit kerrata seuraavat vaiheet asiakastapaamisen jälkeen.

Hei Sharon—Great call yesterday! Olen innoissani seuraavista askeleista. Tässä kertaus siitä, mitä keskustelimme tulevan viikon aikarajan täyttämiseksi: Action Items for Sharon & Team:

– Approve revised mockups (Due: ma 4/9)- Provide final copy for banners (Due: ke 4/11)- Supply hi-res photography (Due: ke 4/11)

koska tämä sähköposti vaatii asiakasta tekemään jotain, haluat, että toiminnalliset kohteet ponnahtavat ulos sähköpostista—näin lihavoitu teksti—ja sulavat helposti—näin luodit. Eräpäivät on myös merkitty sulkuihin, joten ne on helppo nähdä.

muista: jos todella haluat saada asiat tehdyksi, onnistuminen riippuu siitä, että lukijan on helppo käsitellä Sähköposti nopeasti ja ymmärtää keskeiset kohdat.

anna niille määräaika.

onko sähköpostisi kiireellinen? Tarvitseeko siihen nyt vastausta? Kahden päivän päästä? Kahden viikon päästä? Se voi yllättää sinut oppia, että kiireiset ihmiset rakastavat määräaikoja, koska ne auttavat priorisoimaan juuri silloin, kun asiat on tehtävä. Itse asiassa olen huomannut, että sähköpostit, joilla ei ole aikataulua, jäävät todennäköisemmin huomiotta. Et todellakaan halua olla imperious tai liian vaativa, mutta älä anna lukijalle kohtelias yhteydessä ajoitus.

Jos lähetät sähköpostia läheiselle kollegalle kiireellisestä tehtävästä, voit olla melko suoraviivainen ajoituksen suhteen:

jotta projekti pysyy aikataulussa, tarvitsen vastauksen sinulta seuraavan 24 tunnin aikana, jos mahdollista.

Jos annat kutsun jollekulle, jota et ole tavannut, saatat kohteliaasti jakaa seurantajonosi:

olen varma, että olet kiireinen ja haluat aikaa miettiä tätä tilaisuutta yli. Tulen kahden viikon päästä, jos en ole kuullut sinusta.

tai sano, että haluat antaa pomosi tai asiakkaasi punnita päätöstä, mutta sinun täytyy siirtyä eteenpäin, jos he eivät vastaa ajoissa:

Jos en kuule sinusta takaisin tähän perjantaihin, Elokuun 17.päivään mennessä, menen eteenpäin ja etenen edellä ehdottamallani ratkaisulla.

deadlinen mukaan ottaminen on kuin ankkurin pudottaminen: Se korjaa pyyntösi tilassa ja ajassa, jolloin se todennäköisemmin huomataan ja tehdään.

Kirjoita aihepiirisi rivit kuin otsikoihin.

jotta sähköpostisi voisi lukea, se on avattava. Tavoitteesi tulisi olla säveltää aiherivi, joka on selkeä ja ihannetapauksessa provosoiva. Se on kuin kirjoittaisi pakottava otsikko artikkeli tai blogikirjoitus, että haluat ihmiset klikkaa.

sanotaan, että olet menestynyt muusikko, joka tavoittelee suunnittelijaa uuden levysi kansikuvan tekemisestä. Sinulla on kohtuullisen kokoinen yleisö, joten odotat albumin menestyvän hyvin. Voit käyttää:

aihe: Suunnittelukeikka

se on tarkka, mutta siitä puuttuu spesifisyys ja saa sähköpostisi kuulostamaan tylsältä tarjoukselta. Vaihtoehtoisesti voit käyttää:

aihe: kansisuunnittelu korkean profiilin albumijulkaisulle?

Tämä on edelleen tarkka, mutta herättää uteliaisuutta selventämällä, mistä projektissa tarkalleen ottaen on kyse ja lupaamalla hyvää näkyvyyttä. Varsinkin kun kirjoitat ”Kysy” – sähköpostia jollekulle, jota et ole ennen tavannut, aiherivi toimii ensivaikutelman tavoin. Saat vain yhden tilaisuuden tehdä ensivaikutelman.

muokkaa viestejäsi häikäilemättömästi.

kun olet laatinut sähköpostisi, tutki se uudelleen epäsympaattisella silmällä ja poista kaikki tarpeeton. Selkeys ja ytimekkyys alusta alkaen säästää kaikkien aikaa. Se vie enemmän aikaa veneet tiukka ja-The-point sähköposti, mutta että muokattu sähköposti on myös paljon todennäköisemmin saada vastauksen.

Esikatsele kaikki viestit puhelimellasi.

kuten aiemmin mainittiin, sähköpostiviesti avataan mitä todennäköisimmin ensin puhelimella. Siksi on viisasta ymmärtää, miltä viestisi näyttää mobiilisähköpostisovelluksissa. Se, mikä näyttää sulavalta massiivisella työpöytänäytöllä, näyttää usein _warilta ja Rauhalta _matkapuhelimessa. Esikatsele viestiäsi pienellä näytöllä, ja jos se näyttää edelleen aivan liian pitkältä, muokkaa sitä häikäilemättömästi uudelleen. Jos viestisi antaa vaikutelman ylivoimaisesta, se todennäköisesti jää huomiotta.

Jos tämä kaikki kuulostaa mielestäsi paljolta työltä hieman vanhan sähköpostin takia, ajattele asiaa näin: Jos otat aikaa yleisösi huomioimiseen ja räätälöit viestisi heidän keskittymiskykynsä mukaan etukäteen, sähköpostisi ovat tehokkaampia, saat todennäköisemmin mitä haluat ja joudut lopulta käyttämään vähemmän aikaa sähköpostiin. Eivätkö kaikki halua sitä?

kaikki kuvat taiteilija Tomba Lobosin kirjasta Unsubscribe.