palkata Virtuaaliassistentti ja alkaa delegoida

jokaisen pienyrittäjän elämässä tulee aika, jolloin he katsovat tehtävälistaansa ja tajuavat, etteivät yksinkertaisesti saa kaikkea tehtyä. Liian monta sähköpostia vastata, liian monta asiakasta laivalle, liian monta markkinointikampanjoita järjestää-joka tapauksessa, tarvitset apua. Enter: virtuaaliavustajat.

Virtuaaliavustajat (VAs) ovat etäurakoitsijoita, jotka voivat ottaa yrityksessään vastaan useita ”hanttihommia”. He saattavat keskittyä johonkin tiettyyn hallinnollisiin tehtäviin, tai he saattavat toimia jokapaikanhöylänä. Joka tapauksessa, delegointi VA auttaa sinua kasvattamaan yrityksesi palamatta loppuun.

Mistä tietää, tarvitaanko Virtuaaliassistenttia

voi olla vaikea tunnistaa, milloin virtuaaliassistentin voi palkata, mutta on muutamia yleisiä merkkejä siitä, että on aika aloittaa delegointi:

• teet pitkiä työpäiviä säännöllisesti. Varsinkin jos paljon aikaa käytetään tekemään toistuvia tai tylsiä tehtäviä, kuten vastaamalla sosiaalisen median kommentteja tai asiakaspalvelun sähköposteja, saatat haluta ajatella delegating VA. Puhumme enemmän kuin yksi huono viikko siellä täällä—etsiä malleja näiden pitkien, ikävä tuntia tapahtuu useita viikkoja peräkkäin.

• menetät asiakkaita tai asiakkaita, koska et pysty vastaamaan sähköposteihin ajoissa. Kun alat menettää rahaa, koska et voi pysyä sähköpostin, tarvitset ehdottomasti apua. Asiakkaiden menettäminen ei ole vaihtoehto kasvavalle yritykselle.

• käytät aikasi vähemmän arvokkaisiin tehtäviin. Tämä on yrityksesi, ja sinun pitäisi käyttää aikasi lisäarvon tuottamiseen yritykselle tavalla, johon vain sinä voit. Hallintotyö on tietynlainen taito, mutta sitä voi delegoida. Aivosi? Sitä ei voi siirtää.

• teet työtä, josta et pidä. Jos nautit näistä pitkäveteisistä tehtävistä, niin kaikin mokomin pysyttele niissä. Ne saattavat energisoida sinua tai herättää ajatuksia, joita sinulla ei muuten olisi. Mutta muista pitää työstäsi. Tehtävien tekeminen, joista et pidä, voi johtaa työuupumukseen, jolla on kielteinen vaikutus tuottavuuteen—ja liiketoimintaan.

numeroiden pyörittäminen

mielenterveytesi on tässä tärkein tekijä, mutta pyörität yritystä, joten sinun on katsottava tulos ja punnittava sitä lähestyvää burnoutia vasten. Kun se tulee alas se, sinun täytyy olla varma, että avustaja säästää enemmän rahaa kuin ne maksavat.

Aloita seuraamalla aikaasi. Sinun pitäisi tehdä se joka tapauksessa.: Se on helppo tapa havaita tehottomuus ja nähdä tarkalleen, mihin aikasi on menossa—verrattuna siihen, mihin luulet sen menevän. Tutustu luettelo parhaista ajan seuranta työkaluja päästä alkuun ja löytää paras valinta sinulle. Kun tiedät, kuinka paljon aikaa käytät kuhunkin tehtävään, on aika tehdä hieman matematiikkaa.

Skenaario #1: asiakas käsittelee kuudesta kahdeksaan tuntia viikossa asiakaskysymyksiä puhelimitse ja sähköpostitse. At $22 / hr, joka maksaisi $132-176 / viikko ulkoistaa virtuaaliassistentti. Samassa kuudessa tunnissa voisi tehdä jotain muuta (laskutettavaa asiakastyötä, Instagram-markkinoinnin lisäämistä, mitä tahansa, mikä on järkevää yrityksesi kannalta), joka tekisi sinusta 300-400 dollaria. Tässä tapauksessa numerot osoittavat, että saada VA on taloudellisesti järkevää sinulle.

skenaario #2: käytät kolme tuntia viikossa korkeamman tason hallinnolliseen tehtävään, joka vaatii jonkin verran taustatietoa sekä toimialasta että liiketoiminnastasi/tuotteestasi (esim.keskustelemalla valmistajien kanssa). Sinun täytyy löytää VA, joka on samalla tasolla taustatietoa teet (ja maksaa korkeampia hintoja vastaavasti—sano, $30-35/tunti), ja sinulla ei ole välittömästi kannattavaa tehtävää voit tehdä aikaa säästät. Tässä tapauksessa VETERAANISAIRAALAN palkkaaminen ei ole sinulle sen arvoista—vielä. Kun sinulla on tarpeeksi muita tehtäviä delegoida, voit luovuttaa tämän pois, mutta nyt se tekee eniten taloudellista järkeä pitää rekkaliikennettä pitkin itse.

skenaario #3: olet analysoinut aikataulusi ja havainnut käyttäväsi viidestä seitsemään tuntia viikossa hallinnolliseen työhön. Sinulla on noin kaksi tai kolme tuntia kannattavaa työtä voisit tehdä niin paljon aikaa, joten olisit enemmän tai vähemmän tienata jopa palkkaamalla avustaja. Tämä on usein hankalin paikka olla, koska ei ole välitöntä rahallista hyötyä olla. Jos vihaat hallintatyötä ja haluat sen vain pois lautaseltasi, avustajan palkkaaminen on sen arvoista—jo pelkästään mielenrauhan vuoksi ja burnoutin välttämiseksi. Se voisi myös olla hyvä idea palkata avustaja nyt, jos sinulla on kiireinen kausi tulossa kolmen kuukauden kuluttua: kun kiireinen kausi osuu, sinulla on VA täysin päällä. Jos kuitenkin nautit näiden hallinnollisten tehtävien käyttämisestä työpäivän päätteeksi, delegointipaine on pois.

Virtuaaliassistentti vs. henkilökohtainen avustaja

Jos olet todennut tarvitsevasi apua, kannattaa silti päättää: onko virtuaaliassistentti oikea tie? Joskus, henkilökohtainen avustaja voi olla mitä etsit. Seuraavassa on muutamia asioita, jotka kannattaa ottaa huomioon päätöstä tehtäessä:

• työtehtävät: jos yritykseesi kuuluu paljon lähetettävien tavaroiden pakkaamista tai paikallisten asioiden hoitamista, tarvitset henkilökohtaisen avustajan.

• suosimasi viestintämuoto: jos kommunikointi tekstiviestillä, sähköpostilla, Slackilla ja satunnaisella puhelimella tai videopuhelulla on täysin mukavaa, etähoitaja hoitaa homman. Jos huomaat viihtyväsi kasvotusten tapahtuvassa viestinnässä, sinulla voi olla vaikeuksia virtuaaliassistentin hallinnassa.

• lahjakkuuden saatavuus ja hinta: asuinpaikasta riippuen ei välttämättä löydy tarvittavaa paikallista avustajaa. Vaihtoehtoisesti sinulla ei ehkä ole varaa paikalliseen avustajaan, jolla on tarvittavat taidot. Silloin olisi hyvä aika kääntyä VETERAANISAIRAALAN puoleen.

Miten löytää ja palkata virtuaaliavustaja

tiedät tarvitsevasi VETERAANIAVUSTAJAN ja sinulla on aika hyvä käsitys siitä, millaista työtä heidän pitäisi tehdä puolestasi. Seuraava askel on löytää joku. Urakoitsijan löytäminen, palkkaaminen ja palvelukseen ottaminen on perusteellinen prosessi, mutta tässä muutamia ohjeita, joilla pääset alkuun.

mistä virtuaaliassistenttia voi etsiä

paras tapa löytää virtuaaliassistentti on pyytää verkostolta lähetteitä. Aivan kuten missä tahansa asennossa, ihmiset, jotka tulevat suosituksen ovat paljon todennäköisemmin mitä etsit. Aloita lähettämällä LinkedIn, sekä mahdolliset Slack tai Facebook-ryhmiä yritysten omistajille. Varmista sisällyttää erilaisia tehtäviä, että etsit apua ja millaista liiketoimintaa olet käynnissä. Mitä tarkempia olet, sitä parempaa laatua lähetteet ihmiset voivat lähettää Sinulle.

Jos et voi palkata lähetteiden kautta, Tässä muutamia muita vaihtoehtoja:

käytä virtuaaliassistenttipalvelua.

Virtuaaliassistenttipalvelut ovat käytännössä virtuaaliassistenttien verkkotoimistoja. Se tarkoittaa, että sinun ei tarvitse hankkia avustajaa itse, mikä voi säästää aikaa. Haittapuolena, tietenkin, on, että olet vähemmän todennäköisesti saada joku erikoistunut tietyntyyppisen liiketoimintamallin tai teollisuuden.

• Zirtual on suunnattu erityisesti yrittäjille ja ammattilaisille. Suunnitelmat alkavat 398 dollarista kuukaudessa 12 tunnin tehtävistä yhdysvaltalaiselta, yliopistokoulutuksen saaneelta assistentilta.

• UAssistMe on edullisempi, mutta keskittyy enemmän tiukasti hallinnolliseen työhön (e.g., kirjanpito, asiakaspalvelu, transcriptions, ja sähköpostin hallinta). Suunnitelmat alkavat $299 / kk 20 tuntia tehtäviä.

käytä yleistä freelance-markkinapaikkaa.

Freelance-toreilla urakoitsijat voivat lähinnä pitchata töitään sinulle. Voit lähettää tehtäviä tarvitset tehty, ja ihmiset vastaavat niiden tiedot ja hinnat. Käyttämällä markkinapaikka voi avata sinut jopa paljon päteviä urakoitsijoita, mutta se tulee haittapuoli: sinun täytyy käydä läpi valtava määrä sovelluksia, monet niistä ei niin suuri. (Suositut viestit saavat missä tahansa 25-100 tarjouksia, ja joskus enemmän). Olet myös pakko käydä läpi yhtiön viestijärjestelmä ja laskutustyökalut, koska urakoitsijat ovat rangaistavia liikkuvat ulkopuolella sisäänrakennettu järjestelmä. Se, että urakoitsijoiden on otettava huomioon maksut, että markkinoilla veloittaa niitä usein tarkoittaa, että voit saada parempia hintoja muualla.

• gurulla on maailmanlaajuisesti yli kolme miljoonaa urakoitsijaa, jotka kattavat laajan kirjon taitosarjoja. Gurun maksuvaihtoehtoja ovat muun muassa tehtävän, virstanpylvään tai tuntimäärän mukaan maksaminen; tai voit maksaa toistuvalla aikataululla, joka voisi toimia hyvin jatkuvassa urakoitsijan järjestelyssä.

• Task Pigeon ’ s virtual assistant marketplace on sivujuonne sen yleisestä tehtävämarkkinapaikasta. Vaikka tämä ei ole Tehtäväkyyhkyn ensisijainen tehtävä, saat luotettavan tehtävänhallintaryhmän luotettavuuden tarkastamalla avustajat. Maksu, voit etukäteen ostaa tuntia ja sitten määrittää, mitä tarpeet ovat.

• Peopleperhourin avulla voi lähettää työtä tai selata olemassa olevia freelancereita, ja osaajapooli kattaa laajan valikoiman asiantuntijapalveluita suunnittelusta web-kehitykseen ja hallinnolliseen työhön. Hinnoittelu on projektista riippuen joko tuntikohtaista tai kiinteää.

• Freelancer on hieman suuntautunut erikoistuneisiin freelancereihin (think designers, copywriters jne.), joten se on hyvä paikka mennä, jos etsit joku tietyn taustan. Maksuvaihtoehtoja ovat etappimaksut tai valmistumisen jälkeiset maksut.

mitä virtuaaliassistentista voi odottaa maksavan

kuten useimmissa ammateissa, VAs: n hinnat ovat kaikkialla kartalla. Tässä muutama asia, jotka kannattaa pitää mielessä virtuaaliavustajia ja heidän palkkioitaan tarkastellessa:

työn tyyppi: jos tarkastellaan lähtötason hallintotyötä (sähköpostien hallinta, perusasiakaspalvelu jne.), maksat luultavasti $15-25 / tunti. Jos etsit korkeamman tason tehtäviä (Projektinhallinta, sisältöstrategia jne.), voit katsoa $50 / tunti tai enemmän. Upwork on postittanut keskimääräiset hintansa eri tehtäviin, mikä voi auttaa sinua saamaan paremman arvion.

nopeus: tuntipalkkaa tarkastellessa kannattaa pitää mielessä, että jotkut työskentelevät nopeammin kuin toiset. Joku, joka veloittaa 50 dollaria tunnilta, saattaa suorittaa projektin kolme kertaa nopeammin—ja samalla laadulla—kuin joku, joka veloittaa 25 dollaria tunnilta, mikä tekee siitä sinulle taloudellisesti hyödyllisemmän. Älkää antako halpojen tuntihintojen hämätä.

kokemustaso: ota huomioon VETERAANISAIRAALAN kokemustaso. Se voi olla houkuttelevaa mennä halvin vaihtoehto löydät, mutta laaja kokemus voi olla ero laatutyön ja työtä, että päädyt tarvitse tehdä uudelleen itse.

Asiakaspalautteet: Tutustu VETERAANISAIRAALAN verkkosivujen asiakaspalautteisiin ja / tai LinkedIn-suosituksiin ja pyydä muutama asiakasreferenssi, joihin voit ottaa yhteyttä sähköpostitse. Jos joku ei voi laittaa sinut yhteyttä ainakin kaksi tai kolme ihmistä, jotka he ovat työskennelleet aiemmin, se voi tarkoittaa, että he tietävät, että he eivät saa mitään hehkuvia suosituksia.

valmistautuminen delegoimaan

ennen kuin uusi VETERAANISAIRAALA alkaa, sinun tulee valmistautua kahdenlaisiin dokumentaatioihin, jotka helpottavat perehdytys-ja delegointiprosessia.

vakiotoimintamenettelyt

vakiotoimintamenettelyt (SOPs) ovat lähinnä ohjekirjoja tehtäviin, joihin avustajaa pyydetään puuttumaan. Heidän pitäisi antaa avustajalle kaikki tarvittava tieto, jotta työ saadaan tehtyä.

sen voisi tietysti kirjoittaa dokumenttiin, mutta ehdotamme aloittamista screencastilla. Jos tallennat itsesi, kun olet suorittamassa tehtävää, voit varmistaa, että dokumentaatiossa ei jää väliin vaiheita. Jos kirjoittaa jotain ulkomuistista, pienet yksityiskohdat jäävät helposti huomaamatta.

• Jing on vapaa ja nopea perustamaan. Kun olet tallentanut screencast, voit ladata sen palvelimelle ja saada screencast.com-linkki lähettää avustajalle-tai voit ladata sen tiedostona. Jingillä on viiden minuutin aikaraja, mutta jos haluat useimmiten tehdä nopeita screencasteja-etkä halua maksaa palvelusta—se on paras valinta.

• Snagit antaa sinulle mahdollisuuden lisätä merkintöjä videoihisi lisäselvyyden vuoksi. Jos sinulla on monimutkaisia tehtäviä, jotka vievät enemmän kuin muutaman minuutin selittää, tai haluat pystyä korostamaan tiettyjä osia näytön tai lisätä näytön vihjeitä, Tämä on hyvä vaihtoehto. Hinnoittelu: $49.95 ilman screencasting aikarajaa.

kun olet tehnyt screencastin, voit halutessaan litteroida ohjeet, Jos haluat saada ne myös kirjallisina. (Kannattaa kysyä avustajalta, olisiko siitä heille hyötyä.) Älä unohda laittaa linkkejä kaikkiin screencasts Google Drive-kansioon tai Evernote-muistikirjaan ja jakaa sen avustajan kanssa, jotta he voivat helposti etsiä.

mallipohjat

Jos sinulla ei vielä ole mallipohjia työstäsi varten, sinun kannattaa käynnistää dokumentointiprosessi. Sinun tulisi myös antaa uudelle avustajallesi esimerkkejä valmiista malleista, jotta he voivat paremmin ymmärtää viestintätyyliäsi, kun he ovat yhteydessä ulkopuolisiin osapuoliin.

käyttämällä automaatiota VA

huolellisen harkinnan jälkeen saatat päättää, että et ole aivan valmis palkkaamaan virtuaaliassistenttia joko siksi, että se ei ole taloudellisesti järkevää tai koska sinulla ei ole aivan tarpeeksi delegoitavaa. Tai ehkä sinun täytyy ottaa jotain työtä pois lautaseltasi heti, kun etsit avustajaa. Joka tapauksessa prosessien automatisointi on hyvä paikka aloittaa.

Zapier voi automatisoida lähes minkä tahansa prosessin, mutta tässä muutama valmis ehdotus tehtävistä, jotka muuten voisi luovuttaa VA: lle.

• Lisää blogikirjoituksesi automaattisesti sosiaaliseen mediaan.

• virtaviivaista uuden asiakkaan perehdytysprosessia.

• Päivitä inventaario ilman manuaalista tiedonsyöttöä.

virtuaaliavustajan palkkaaminen on iso sitoumus, mutta se voi tuottaa tulosta niin taloudellisesti kuin henkisesti. Jos teet tutkimusta, palkata hyvin, ja pohjustaa, voit perustaa menestykseen. Ja kun uusi VETERAANISAIRAALASI on toiminnassa, sinulla on enemmän aikaa ja energiaa käyttää asioihin, jotka ovat sinulle ja liiketoiminnallesi tärkeimpiä.

Sankarikuva FirmBee via: lta . Kuva kaksi ihmistä muistikirjoja rawpixel.com Pekselien kautta.