Huomautus Bethiltä: se, että voittoa tavoittelematon henkilöstö ei ehdi suunnitella ja työskennellä organisaatiokulttuurin kaltaisilla aloilla, on välttämätöntä menestyksen kannalta. Kokouksen suunnittelu siten, että se on tehokas ja kannustaa tiimityöskentelyyn, voi olla hankalaa. Tässä on hyviä neuvoja Sarah Axelsonilta.
miten suunnitella tehokas henkilökunnan retriitti: A Lesson from Life-Guest Post by Sarah Axelson from ETR
When is the last time your organization held a staff retreat? Auttoiko se sinua saavuttamaan järjestön tavoitteet?
muutama viikko sitten ETR piti vuosittaisen henkilökunnan retriittinsä. Olin aidosti inspiroitunut. Tämän tapahtuman suunnittelijat tarjosivat arvokkaita opetuksia mille tahansa organisaatiolle tehokkaiden ja mukaansatempaavien retriittien suunnittelusta.
olen suhteellisen uusi työntekijä ETR: ssä. Tämä oli ensimmäinen vetäytymiseni, enkä ollut täysin varma, mitä odottaa. ”Henkilökunnan retriitit” voivat tarkoittaa vaikka mitä: tuntien mittaiset strategisen suunnittelun istunnot, vuosikertomusten ja budjettien läpikäynti, palautetuokiot, joissa henkilöstöä kannustetaan kysymään johtajuuskysymyksiä, mutta kukaan ei puhu, koska kaikki ovat samassa huoneessa. Lista jatkuu.
olin optimistinen, että ETR: n vetäytyminen olisi jotain muuta—että se itse asiassa olisi esimerkki ETR: lle rakkaista ammatillisen kehityksen periaatteista.
noiden periaatteiden tuntien odotin, että retriitti suunniteltaisiin ja organisoitaisiin huolellisesti, päämääristä selvin aikein. Esityö pohjustaisi oppimistavoitteita. Olisi paljon aktiviteetteja, jotka pyysivät minua miettimään kovasti, olemaan vuorovaikutuksessa kollegoiden kanssa, liikkumaan huoneessa ja viettämään aikaa henkilökohtaisessa pohdinnassa. Olisi paljon mahdollisuuksia mielekkääseen kasvokkaiseen yhteyteen muiden Etrialaisten kanssa. Jatkoa olisi luvassa.
ja tietysti meillä oli hauskaa, kun teimme kaikki nämä asiat. Onneksi tämä retriitti onnistui!
Distributiivisesta oppimisprosessista
ETR: n retriitissä käytetyt periaatteet tulevat Distributiivisesta oppimisprosessista. ETR: n vuonna 2014 kehittämä, tutkimusperustainen lähestymistapa taitokoulutusten suunnitteluun ja toimittamiseen. Se heijastaa aikuiskoulutuksen parhaita käytäntöjä ja tarjoaa puitteet, jotka johtavat myönteiseen muutokseen.
tavoitteena on varmistaa, että aikuisopiskelijat ovat valmiita oppimaan uutta tietoa ja pystyvät sitten siirtämään tiedon sovellukseen tapahtuman jälkeen. Henkilökunnan retriittiä ei ollut tarkoitettu taitokoulutukseksi. Mutta on käynyt ilmi, että soveltamalla asiaankuuluvia elementtejä DLP retreat malleja on tehokas tapa sitouttaa henkilöstöä ja varmistaa, että asiaankuuluva sisältö ”tarttuu.”
Step 1: Be Intentional About intentional
DLP: n ensimmäinen vaihe on projisoitujen tulosten tunnistaminen: mitä haluat oppijoiden saavuttavan? Mitkä ovat tavoitteesi ja tavoitteesi? Selkeys aikomus on avain kaikissa oppimistapahtumissa.
ETR: n vetäytymisen suunnitteluryhmä asetti tavoitteita, joista Kultakutri itse olisi ollut ylpeä. He eivät asettaneet rimaa liian alas, vaan pyrkivät vain ” verkostoitumaan ”kollegoiden kanssa tai” oppimaan jotain uutta.”He eivät myöskään ylireagoineet, vaan lupasivat tarjota syvällisen ymmärryksen organisaatiokäsityksistä, jotka vaatisivat tuntikausia keskustelua ja pohdintaa.
sen sijaan tavoitteet olivat juuri oikeat. Päivä sisälsi terveen yhteyden ja sosiaalisen kanssakäymisen yhdistelmän sekä sopivaa työtä keskeisten organisatoristen käsitteiden parissa, joita voitiin käsitellä riittävästi käytettävissä olevana aikana.
our Intent: Bringing Together Our Patchwork of Connections
we are a distributed workforce of 90, with folks located around the country. Henkilökunta on yhdessä kolmesta toimistosta Kaliforniassa tai kuuluu Etätiimiin (R-team lyhyille ihmisille, jotka työskentelevät kotiyhteisöistään, missä tahansa ne voivat olla). On harvinaista, että näemme kaikki organisaatiossa, kaikki kerralla. Siksi suunnittelijat pyysivät kaikkia solmimaan suhteita retriitissä ainakin 15 ihmisen kanssa, joita he eivät olleet tunteneet hyvin aiemmin. Tätä tarkoitusta seuraten suunnittelijat esittelivät toimia, jotka mahdollistivat tämän.
he halusivat myös, että henkilökunta luo yhteyksiä uudistettuihin missio-ja visiolausuntoihimme sekä äskettäin kehitettyyn organisaationormeja käsittelevään asiakirjaamme. He halusivat vahvistaa yhteyksiä ETR: n Health Equity Frameworkiin, kehittyvään malliin, joka on välttämätön kaikelle tekemällemme työlle.
teemamme ”yhteyksien tilkkutäkki” palautti meidät näihin tavoitteisiin pitkin päivää.
R-Teamin hoitaminen
ETR: n kaltaisessa hajautetussa työvoimassa yksi avain sitoutuneen ja energisen kulttuurin rakentamiseen on ylimääräinen ponnistus etätyöntekijöiden kunnioittamiseksi ja juhlistamiseksi. Tätä tarkoitusta varten R-Team osallistui koko henkilökunnan tapahtumaa edeltävänä päivänä omalle puolipäiväiselle retriitille. Heidän vetäytymisensä auttoi jähmettämään yhteyksiä tiimiin ja määrittelemään käytännön toimia heidän osallisuutensa ja johtajuutensa parantamiseksi koko organisaatiossa.
Vaihe 2: Aseta vaihe pohjustuksen kautta
DLP: n Pohjustusvaihe asettaa vaiheen oppimiselle ennen tapahtumaa kahden prosessin kautta: esiarviointi ja esityö. Ennakkoarvioinnilla saadaan käsitys osallistujien tämänhetkisistä tiedoista ja taidoista, jotta fasilitaattorit voivat räätälöidä koulutusmalleja ”kohdatakseen osallistujat siellä, missä he ovat.”
vastaavasti esityö saa osallistujat keskittymään tapahtuman aikana toimitettavaan sisältöön. He suorittavat itse muutaman avaintoiminnon, alkavat miettiä asioita ja käyttävät sitten kokousajan tietojen käsittelyyn ja soveltamiseen yhdessä.
Etrianeina lienee turvallista sanoa, että tiesimme esityön olevan tulossa. Ja tulikin, mutta ei sillä tavalla, että niin usein tuntuu kiireiseltä työltä. Ennakkoarviossa kysyttiin, mitä haluamme retriitistä irti. Se sisälsi asioita, jotka olivat hauskoja ja sai meidät tuntemaan osa jotain suurempaa—kuten lisäämällä kappaleen rakastimme ”ETR soittolista.”(Tätä musiikkia soitettiin kokoushuoneessa siirtymien ja taukojen aikana. Soittolistan kopiot olivat mukana kaikissa osallistujakansioissa. Henkilökunnallamme on hyvä musiikkimaku!)
osallistuimme myös esityöhön, jossa käsiteltiin monimuotoisuutta ja osallisuutta. Kävimme kollegojemme kanssa syvällistä vuoropuhelua melko vaikeista asioista. Tähän emme usein pääse pulahtamaan kiireisinä päivinä. Tämä työ liittyi retriitin toimintaan, jossa käsiteltiin samankaltaisia asioita.
pohjustustyö ei vienyt paljon aikaa, mutta esityön arvo oli yhtä suuri kuin retriittipäivänä tehty työ. En voi liioitella tämän oppimistapahtuman merkitystä.
Vaihe 3: oppimisen siirto
oppimisen siirto on jokaisen oppimistapahtuman sydän. Tässä muutamia yhteisiä elementtejä sitoutumiseen:
osallistava, oppijakeskeinen ympäristö
Ryhmävuorovaikutukset, keskustelu ja jakaminen
konkreettisten toimintavaiheiden kehittäminen
retriitissämme oli kaikki nämä elementit. Olin vaikuttunut siitä, kuinka saumattomia he olivat ja miten he siirsivät päivää eteenpäin jännittävällä ja mukaansatempaavalla tavalla.
niiden kahdeksan tunnin aikana, jotka olimme yhdessä, ryhmämme osallistui yli 15 ainutlaatuiseen toimintaan, harjoitukseen tai keskusteluun. Näiden toimintojen suunnittelu heijastaa kahta tärkeää aikuisten huomion periaatetta: (1) useimmilla aikuisilla on suhteellisen lyhyt tarkkaavaisuusväli, ja (2) huomio paranee, kun ihmiset nauttivat itsestään, motivoituvat siihen, mitä he tekevät, ja ruokitaan (tai ainakin eivät ole nälkäisiä, janoisia, stressaantuneita jne.).
retriitissämme oli runsaasti hyvää ruokaa. Emme koskaan istuneet ja kuunnelleet kuin 10-15 minuuttia. Pidemmät aktiviteetit keskeytyivät fyysiseen liikkumiseen, joka tuki oppimistavoitteita (esim. ”Kierrä uuteen pöytään ja keskustele tästä kysymyksestä…”).
toiminnot erotettiin toisistaan ponnahdusikkunoilla, ihastuttavilla pikku kolmen minuutin pätkillä, joissa henkilökunnan jäsenet ”piipahtivat” ja jakoivat tietoa jostain, mikä oli hyödyllistä muiden tietoon. Ponnahdusikkunamme kattoivat aktiivisen ETR Steppers-ryhmämme, johtoryhmän työajat ja sosiaalisen median strategiat organisaatiossa ja sen ulkopuolella.
läpi kaiken tärkeintä oli, että olimme mukana oppimassa, vaikka se vain tuntui hauskalta.
Vaihe 4: Implementation and Beyond
useimpien oppimistapahtumien tarkoituksena on auttaa oppijoita soveltamaan tietoa – muuttamaan jotain paremmaksi palatessaan työympäristöönsä. DLP: n mukaan tämä saavutetaan parhaiten seurantatuen ja jälkiarvioinnin avulla. Nämä vaiheet vahvistavat oppimistapahtuman sisältöä, taitoja ja tietoa. Ne muistuttavat osallistujia oppimastaan ja kannustavat heitä soveltamaan uusia taitoja, vaikka he eivät ole enää oppimisympäristössä.
vajaa päivä tai kaksi henkilökunnan vetäytymisen jälkeen suunnitteluryhmä operationalisoi seurantatukemme. He lähettivät tarkistuslistan ” joten perääntymisoppimme, yhteytemme ja sitoumuksemme pysyvät elossa.”Se sisälsi toimintavaiheita (kirjaimellisesti:” Join the ETR Steppers and thrive!”), avainoppimista ja muistutuksia siitä, mistä ja miten retriitin aikana käsitellään resursseja.
Don ’ t Forget the Fun!
teimme paljon työtä päivän aikana, ja mallintimme jakamisen oppimisprosessia tavalla, joka oli mielestäni uskomattoman arvokas. Eniten rakastin retriitissä kuitenkin sitä, ettei se tapahtunut hauskanpidon kustannuksella. Julie Dirksen, joka on kirjoittanut mahtavan kirjan Design for How People Learn (2016), toteaa, että ”suuri osa siitä, mikä tekee suuren oppimiskokemuksen, ei liity sisältöön, vaan tapaan, jolla sisältöä opetetaan.”
ETR: lle se tarkoitti musiikkia, pelejä, yhteiskuvia kollegoiden kanssa ja niin paljon muuta. Se oli todella hieno kokemus, jota en malta odottaa ensi vuonna toistettavaksi. Voin vain toivoa, että ne teistä, jotka eivät työskentele ETR: ssä, voivat ottaa pienen osan retriitistämme ja valaa sen omaan retriittiin, jotta henkilökunnan retriitit voivat olla yhä jännittävämpiä oppimisen ja yhteydenpidon paikkoja.
MSW: n Sarah Axelson on ETR: n koulutusjohtaja. Hän johtaa ETR: n koulutus-ja ammatillisen kehittämistyön konseptointia, laajentamista ja johtamista. Hänet tavoittaa osoitteesta [email protected].