projektinhallintatoimisto (PMO) on konserni — yrityksen sisäinen tai ulkoinen — joka asettaa, ylläpitää ja varmistaa projektinhallinnan standardit koko organisaatiossa. He pitävät kiinni parhaista käytännöistä, projektin tilasta ja ohjauksesta — kaikki yhdessä paikassa.
”loppujen lopuksi PMOS: t ovat olemassa auttaakseen orgs: iä tuottamaan lisäarvoa sidosryhmilleen projekteille ja ohjelmille”, sanoo Brian Weiss, Vice president, practitioner career development of the Project Management Institute.
PM Solutions Researchin mukaan 85 prosentilla yrityksistä oli PMO vuonna 2016, kasvua viisi prosenttia vuodesta 2014. He myös havaitsivat, että 30 prosenttia yrityksistä ilman PMO suunnitelma toteuttaa yksi.
PMO: n rooli voi muuttua tekoälyn ja digitaalisen murroksen vallatessa alaa, mutta tämän päivän bisnesilmapiirissä, tässä on mitä PMO: n pitäisi tehdä, mitä tyyppejä kannattaa harkita ja kuka sellaista oikeasti tarvitsee.
PMO: n tehtävät ja vastuut
PMO varmistaa, että yhtiön menettelyt, käytännöt ja toiminta sujuvat ajallaan, budjetissa ja kaikki samalla tavalla. ”PMOs ovat siellä varmistaa projektin ja ohjelman menestys, ja se on kriittistä, koska organisaatiot tuottavat arvoa hankkeiden ja ohjelmien”, sanoi Weiss. ”Miten he tekevät sen, riippuu siitä, miten he sijaitsevat järjestössä.”
PMI: n 2017-pulssin mukaan niillä yrityksillä, jotka mukauttavat koko yrityksen PMO: n strategiaan, oli 38 prosenttia enemmän projekteja, jotka täyttävät alkuperäiset tavoitteet ja liiketoiminnan tarkoituksen kuin niillä, jotka eivät täyttäneet. Lisäksi epäonnistuneina pidettyjä hankkeita oli 33 prosenttia vähemmän.
Michael Fritsch, varatoimitusjohtaja Confoe: ssa, joka sekä tarjoaa PMO-palveluja että auttaa yrityksiä luomaan omia sisäisiä PMOs: iä, sanoo, että hyvä PMO:
- tarjoaa konkreettisia, toistettavia, pitkän aikavälin hyötyjä liiketoiminnalle
- mukautuu yrityksen strategiaan ja kulttuuriin
- on tarpeeksi ketterä sopeutuakseen strategian muuttuessa
- on keskeinen mahdollistaja menestyvälle organisaatiolle
- integroi yrityksen strategisista hankkeista saatuja tietoja ja tietoja/tukee tasapainoista tuloskorttia
- mahdollistaa resurssien, menetelmien, työkalujen ja tekniikoiden jakamisen projektin onnistumiseksi koko yrityksen alueella
- tunnistaa ja kehittää projektinhallinnan menetelmiä, parhaita käytäntöjä ja standardeja
- valmentajat, mentorit, junat ja tarjoaa valvonnan projektipäälliköille ja henkilökunnalle
vaikka kaikki edellä mainitut ovat tärkeitä, Fritschin mukaan viimeinen kohde on myös yrityksille tapa kehittää osaajia — myös PMO: n ulkopuolella.
”se osaamiskeskus voi olla myös urapolku”, hän sanoi. ”Se paimentaa ihmisiä urakehityksen kautta. Hänen mukaansa ei ole tavatonta, että projektipäälliköt siirtyvät yrityksessä ylemmälle johtotasolle. Tämä on keskeinen osa säilyttämistä, liian, jotta projektipäälliköt sisällä PMO eivät näe, että toimisto päätepiste uransa (ja, mahdollisesti, umpikuja, ja lähteä).
lisätietoja onnistuneen PMO: n perustamisesta on kohdassa ”Miten PMO: n strateginen suunnitelma kehitetään.”
PMO: n eri tyypit
PMO: n kolme yleistä tyyppiä ovat supporting, Controlling ja Directive.
- kannustava PMO on Fritschin mukaan ”kumbaya” – tyyppinen PMO, jossa PMO tarjoaa apua, jos sitä tarvitaan. ”Tule sisään, annamme sinulle ideoita, annamme sinulle parhaita käytäntöjä ja voit sivuuttaa meidät täysin emmekä sano mitään.”
- ohjaava PMO ei ole täysin näpit irti, mutta se ei ole myöskään tehtävämestari. ”Se tuo jonkinlaista kontrollia hankkeisiin”, Fritsch sanoi. Se antaa yritykselle malleja, menettelytapoja ja raportointia. Se on ”että puolivälissä pisteen sweet spot valvoa joitakin standardeja, tarjoamalla kaikki tuki, mutta PMO ei vastaa kaikesta,” hän sanoi, lisäämällä, että tämä on yleisin tyyppi PMO.
- direktiivi PMO on sellainen, jossa PMO ohjaa työn projektinhallintaa, tukee ja ohjaa maailmaa, eikä jätä tilaa heilua liikkumatilaa PMO: n esittämien mallien, menettelyjen ja raportointivaatimusten noudattamiselle. Ne ovat yleisimpiä erittäin säännellyissä, riskialttiissa ympäristöissä.
PMOs voi olla myös sisä-tai ulkopintainen. Sisäinen PMOs ” silta kuilu joukkueet, jotka tekevät ketterää kehitystä ja hyvin iteratiivinen kehitystä,” sanoi Jeff Grieshaber, vanhempi johtaja World Wide Technology. Ne ovat myös yleisiä organisaatioissa, jotka ovat käynnissä suuria ohjelmia liiketoimintaprosessien muutos.
ulkoisilla Pmoilla on monia samoja ominaisuuksia kuin sisäisillä, mutta ne ovat myös ”todella hyviä kommunikoimaan asiakkaiden ja niiden sidosryhmien ja tuotetiimien kanssa, jotka kehittävät johtamaasi työtä”, Grieshaber sanoi.
PMOS, kuten kaikki, kehittyy ja muuttuu digitaalisen vallankumouksen aikana. Gartner odottaa PMO: n roolin muuttuvan digitaalisen murroksen vuoksi, varsinkin kun tekoäly tulee läpäisevämmäksi ja ottaa käyttöön perinteiset PMO-toiminnot. Vuoteen 2030 mennessä he ennustavat, että organisaatiossa voi olla useita PMOs: iä, jotka ”sulautuvat yhdeksi toiminnoksi, joka koskee muutosta, strategiaa, projektin evoluutiota ja organisaation hallintoa” huhtikuussa 2017 julkaistun raportin mukaan.
tarvitsetko PMO: ta?
paras paikka aloittaa harkittaessa, tarvitaanko PMO: ta vai ei, on katsoa tarkkaan, miten yritys toimii ja nähdä, toimivatko sen eri osa-alueet jo harmoniassa järjestelmien ja ryhmien välillä, vai toimivatko ne siiloina, joissa on erilaisia järjestelmiä, eivätkä puhu usein keskenään. Jos yrityksesi on jälkimmäinen, niin PMO voi auttaa. Myös, jos olet aikeissa toteuttaa merkittäviä hankkeita tai strategian muutoksia — tai strategia sinulla jo ei täyty, PMO voi olla oikea organisaatiollesi.
”Jos vetät projekteja, niillä on merkittävä kustannustaso tai niillä on merkittävä vaikutus, silloin voit todella hyötyä PMO: sta”, Fritsch sanoi. ”Mitä suuremmat hankkeet, sitä suurempi budjetti, sitä enemmän on hankkeita, sitä enemmän voi hyötyä PMO: sta.”
se, minkä yritykset nykyään tunnustavat PMOs: ksi, ei ehkä kuitenkaan ole sitä, mitä ne tulevaisuudessa näkevät. Gartner odottaa IT-Pmojen määrän vähenevän digitaalisen vallankumouksen seurauksena, joskin osa muuttuu muutoshallintatoiminnoiksi ja osaksi C-tason strategiatoimintoa. Analyytikkoyritys odottaa myös, että vuoteen 2030 mennessä ihmisten, älykkäiden koneiden ja tekoälyn väliset kumppanuudet poistavat ”noin 80 prosenttia työstä”, joka edustaa suurinta osaa nykyajan projektinhallinnan kurinalaisuudesta, käytännöistä ja toiminnasta”, raportissa sanotaan. PMO-ammattilaisille se tarkoittaa käyttäytymisen ja käytäntöjen mukauttamista. Yrityksille se tarkoittaa ammattiin tehtävien muutosten omaksumista organisaatioidensa — ja niiden pohjalinjojen-hyväksi.