Jos omistat pienyrityksen, ennemmin tai myöhemmin, sinun on seurattava yrityksesi jokapäiväisiä kuluja rakentaessasi yritystäsi alusta asti.
se voi tuntua tarpeettomalta aloittaessasi, sillä pienemmät pääomakulusi voivat tuntua perusteettomilta ja vaikuttaa vain vähän liiketoimintaasi. Mutta mitä nopeammin aloitat liiketoiminnan kuluraportin ylläpitämisen säännöllisin väliajoin, sitä vähemmän työtä sinun on tehtävä verokaudella ja aikoina, jolloin käyttöpääomasi on alhainen.
mikä on yritysten kuluraportti?
Jos nimi on mikä tahansa, liikekuluraportit näyttävät siltä, että ne seuraisivat jokaista senttiä, jonka käytät pyörittäessäsi yritystäsi, mutta vaikka tämä on jossain määrin totta, se ei ole aivan sitä, mitä ne ovat. Kuluraportit ovat lähinnä lomakkeita, joissa täsmennetään kaikki raha, joka on käytetty matkustamiseen, aterioihin, majapaikkaan, koulutukseen, oheispalveluihin ja ajanvietteeseen, jonka työntekijä tai yrityksen omistaja ostaa omasta taskustaan, sen sijaan, että hän käyttäisi aiemmin annettua päivärahaa.
Lomake tai raportti täytetään säännöllisesti (tyypillisesti kuukausittain tai neljännesvuosittain), minkä jälkeen se toimitetaan yhtiön kirjanpitäjälle, maksuosastolle tai omistajalle. Kun kulut on perusteltu ostokuittilla ja yrityksen hyväksynnällä, ilmoituksen tehneelle lähetetään lasku aiheutuneiden kulujen korvaamisesta.
syyt liiketoiminnan kuluraporttiin
Kuluraportit voivat olla työläitä, mutta viime kädessä ne palvelevat yhtiön etua taloudellisessa kiistassa tai tilintarkastuksessa. Jättämällä nämä raportit säännöllisesti, voit varmistaa, että sinä ja työntekijäsi budjetoivat asianmukaisesti menoja tarpeen pitää yrityksesi taloudellisesti turvallinen, sekä ylläpitää yrityksen moraali ja liikearvo.
kukaan työntekijä (tai yrityksen omistaja) ei haluaisi koskaan käyttää henkilökohtaisia varojaan siihen työhön, johon heidät palkataan. Näin ollen kuluraportin pitäminen ja kirjaaminen jättää kaikki osapuolet paremmalle taloudelliselle tilanteelle kuin se, että tällaiset kustannukset annettaisiin työntekijän tai omistajan vastattavaksi yrityksen sijasta.
Jos olet soolouralla tai pyörität mikroyritystä, kuluraportit voivat tuntua typeriltä, mutta jälleen kerran ne ovat yhtä tärkeitä yrityksellesi kuin Applen tai Disneyn kaltaisen yrityksen työntekijälle. Seuranta, jossa käytät varoja harjoittaa oman pienyrityksen ammatillista toimintaa ovat osa yrityksesi verotuksen valvontaa ja olisi käytettävä, kun arkistointi veroja tarkasti huomioon, kuinka paljon rahaa yrityksesi on viettänyt koko vuoden.
Kuinka tehdä yrityksellesi räätälöity kuluraportti
yksittäiset toimialat voivat sanella, mitä pienyrityksen kuluraporttilomakkeiden tulee sisältää sen perusteella, mitkä kustannukset ovat yrityksellesi tavanomaisia liiketoiminnan harjoittamiseen. Esimerkiksi, jos useat työntekijäsi ovat myynnissä, ja heidän odotetaan joskus ottaa potentiaalisia ja vakiintuneita asiakkaita ulos lounaalle tai illalliselle, yrityksesi kuluraporttilomakkeen pitäisi kuvastaa mahdollisuutta myyntitiimin jäsen lähettää kuitti ruokaa ja viihdettä ja tiedot kuluista helposti niin, että ne voidaan korvata summa vietti wining ja ruokailu asiakas. Siksi, merkintä tai koodi ateriat pitäisi olla standardi yrityksesi kuluraportti lomake.
toinen esimerkki pienyrityksen kuluraporttien tehokkaasta räätälöinnistä tarpeidesi mukaan on antaa koodi tai merkintä, joka on omistettu koulutus-tai konferenssimaksuille. Monilla teollisuudenaloilla pysyminen uuden teknologian, ajatushautomoiden aivoriihien tai sertifiointiuudistusten tasalla on välttämätöntä kilpailukyvyn säilyttämiseksi. Jos yrityksesi ei säännöllisesti ota huomioon tällaisia tapahtumia ja työpajoja vuosibudjetissa, kyseisen vaihtoehdon sisällyttäminen mukautettuun kuluraporttiin korvausta varten on kätevä ja järkevä valinta.
malleja tai näytteitä yleisten yritysten kuluraporttien löytyy verkossa helposti, mutta jokainen pienyritys on ainutlaatuinen ja sinun pitäisi yrittää muokata malleja vastaamaan erityisiä liiketoiminnan tarpeisiin. Joskus nämä mallit ovat vain painetussa paperimuodossa ja toiset ovat kaikki digitaalisia. Joka tapauksessa, muista varmistaa, että kaikki korvattavaksi pyydetyt kustannukset tuetaan laskulla tai kuitilla. Tämä ei ole vain hyvä toimenpide oman kirjanpidon tiedostot, mutta voi myös olla tarpeen, jos verotarkastus on tarpeen.
Jos et ole ennen käyttänyt kuluraporttia etkä osaa päättää, haluatko käyttää paperilomaketta tai verkko-optiota, aloita paperilomakkeella, kunnes sinulla on tapana täyttää sellainen ennen siirtymistä pilvipalveluun tai digitaaliseen sovellukseen.
alla on esimerkki pienyritysten kuluraportista:
tämä malli voi olla yksinkertainen, mutta se kaappaa minimin siitä, mitä yrityksesi kuluraporttien pitäisi seurata, ja sitä voidaan helposti muokata sisältämään useampia luokkia tai erilaisia tapahtumia. Työntekijöiden, jotka usein matkustavat konferensseihin, viihdyttävät asiakkaita tai osallistuvat useisiin koulutuspajoihin ja-istuntoihin vuosittain, olisi voitava syöttää kaikki tietonsa kunkin lomakkeen kuukauden (tai pidempään) aikana.
Jos yllä oleva malli on liian alkeellinen, yksinkertainen verkkohaku voi paljastaa laajan valikoiman paperisia ja digitaalisia kuluraporttivaihtoehtoja, joista valita. Jos olet kiinnostunut pilvipohjaisista kuluraporttien seurantapalveluista, yritykset kuten Procurify, Zoho Expense ja Rydoo tarjoavat suosittuja järjestelmiä, jotka tekevät kulujen tallentamisesta yksinkertaista ja intuitiivista.
Kuinka ottaa pienyrityksen verotuksellinen valvonta
pienyritysten omistajien olisi viisasta alkaa käyttää kuluraportteja heti, kun he pystyvät saamaan yrityksensä vauhtiin. Sen lisäksi, että tarjoaa sinulle mahdollisuuden seurata, missä pienyrityksen rahaa on menossa milloin tahansa, niiden avulla voit valmistautua verokauden ja pysyä ennen tilintarkastus, sekä vakuuttaa työntekijöille he tuntevat arvostetaan tietäen heidän yrityksensä kattaa kulut, kun he olivat keskittyneet tekemään työnsä.
menestyvä yritys on sellainen, jossa verotuksellinen valvonta on tiukasti yrityksen omistajan käsissä, ja vakiintunut liikekuluraporttijärjestelmä voi auttaa sinua saavuttamaan tämän.