päivitetty 12.1.2021
laki velvoittaa pidättämään ennakonpidätykset työntekijöidensä puolesta, mutta ennakonpidätysten ja kaikkien niiden muiden palkanlaskuoikeuksien saaminen voi olla vaikeaa. Yhdysvaltalaisista työntekijöistä 82 prosenttia kertoo huomanneensa jossain vaiheessa virheen palkkapussissaan. Ja kun Setä Samuli löytää jotain vikaa, se voi tarkoittaa 15% sakkoa tai enemmän!
vaikka vähennysten ja ennakonpidätysten laskeminen ei ole kovin monimutkaista, voi olla pelottavaa pitää kaikki liikkuvat osat suorina. Siksi olemme koonneet tämän yksityiskohtaisen oppaan, jossa on kaikki mitä sinun tarvitsee tietää. Ja jos etsit tarkempia esimerkkejä palkanlaskennasta, tutustu yksityiskohtaiseen oppaaseen.
Jos etsit jotain tiettyä asiaa, voit vapaasti klikata minkä tahansa alla olevan aiheen hypätäksesi eteenpäin:
- bruttopalkka, nettopalkka ja verotettavat palkat
- ennakonpidätys vs. vähennykset
- pakolliset palkanlaskennat
- vapaaehtoiset palkanlaskennat
- Lisäluotot! Verovapaa vs. verovapaa työntekijä
bruttopalkka vs. nettomääräinen palkka
vähennykset ja ennakonpidätykset muodostavat bruttopalkan ja nettomääräisen palkan erotuksen. Bruttopalkka on summa, jonka työntekijä ansaitsee palkastaan tai tuntipalkastaan lisättynä bonuksilla, palkkioilla ja muilla korvauksilla. Jos esimerkiksi maksat työntekijöille kaksi kertaa kuukaudessa, 48 000 dollaria vuodessa tienaava palkansaaja ansaitsee 2 000 dollaria bruttopalkkaa jokaiselta palkkakaudelta. Tämä bruttopalkka on, jos useimmat laskelmat alkavat IRS: n ”palkat sovelletaan ennakonpidätys” työntekijöiden paychecks.
osa ennakonpidätyksistä on pakollisia ennakonpidätyksiä, muut vähennykset ovat vapaaehtoisia eli työntekijällä on mahdollisuus jättää ne maksamatta. Monet vapaaehtoiset vähennykset kuten sairausvakuutus tai 401 (k) maksut ovat ennen veroja vähennyksiä, jotka alentavat työntekijän verotettavaa bruttopalkkaa. Kun ennakonpidätykset ja vähennykset on tehty, jäljelle jäävä nettopalkka on se, mitä maksat työntekijöillesi.
ennakonpidätykset vs. vähennykset
ennakonpidätykset ja vähennykset käsitellään usein synonyymeinä palkkakuiteissa. Teknisesti, kuitenkin, termi ennakonpidätys viittaa erityisesti liittovaltion tai osavaltion veroja, jotka otat pois työntekijöiden palkkasekkejä ja lähettää hallitukselle. Kaikki ennakonpidätykset ovat pakollisia.
vähennykset ovat yleensä vapaaehtoisia, ja niihin kuuluvat opt-in-eläkesäästäminen, sairausvakuutus tai lahjoitukset. On myös joitakin vastentahtoisia vähennyksiä, kuten silloin, kun palkkoja ulosmitataan jäännösverojen tai elatusmaksujen maksamiseksi. Osa vähennyksistä on ennen veroja, eli ne pienentävät bruttopalkkaa verolaskelmia varten. Toiset otetaan sen jälkeen, kun verot on jätetty maksamatta. Älä huoli, jos tämä on hämmentävää-tarkastelemme tarkemmin erityisiä vähennyksiä alla.
Ennakonpidätyksillä ja vähennyksillä on kaksi ratkaisevaa yhteistä tekijää: kunkin työntekijän kohdalta otetaan oikea summa ja rahat lähetetään sitten oikealle verottajalle tai palveluntarjoajalle.
pakolliset ennakonpidätykset
liittovaltion tulovero
yrityksen omistajana on sinun vastuullasi pidättää ja maksaa liittovaltion tulovero työntekijöistäsi. Ensinnäkin, muista, että tulovero perustuu kahteen tekijään: 1) bruttopalkka tai palkat maksat työntekijä ja 2) ennakonpidätys tiedot, jotka työntekijät antoivat niiden W-4 lomake. Tiedät jo heidän palkkansa. Heidän W-4 lomake kertoo, jos sinun täytyy pidättää veroja heille naimisissa tai yhden verokannan, kuinka monta huollettavia he väittivät, ja mahdolliset lisäsummat työntekijä haluaa pidätetään näistä tuloista.
osavaltioiden ja kuntien tulovero
aivan kuten liittovaltion tulovero, käytät bruttopalkkaa perusteena valtion ja paikallisen tuloveron ennakonpidätykselle. Jokainen valtio asettaa nämä hinnat erikseen (joissakin valtioissa ei ole tuloveroa lainkaan), joten sinun on tutustuttava sääntöihin, joita sovelletaan sijaintiisi ja työntekijöihisi. Kannattaa myös varmistaa, että olet ajan tasalla viimeisimmistä palkkaveroprosenteista.
fica
fica, liittovaltion Vakuutusmaksulaki, vaatii työnantajia pidättämään Sosiaaliturva-ja Medicare-verot työntekijöiden palkoista. Vakuutetun on pidätettävä tietty prosenttiosuus työntekijän verotettavasta bruttopalkasta, ja hänen on myös vastattava tätä maksua palkkaperusteen enimmäisrajaan asti. Nämä prosentit eivät muutu, joten varmista aina, että pidätät ja sovit oikean määrän verovuodelle. Vuonna 2021 työnantajien FICA-korko hajoaa sosiaaliturvan osalta 6,2 prosenttiin ja 1.45% Medicare, tai 7,65% yhteensä kullekin. Lue lisää FICASTA ja ennakonpidätyksestä tarkemmin täältä.
osavaltion Työttömyysvakuutus (SUI)
jokainen osavaltio asettaa Oman työttömyysvakuutusasteensa, joten koko Yhdysvalloissa ei ole standardia.kun rekisteröidyt osavaltiosi työnantajaksi, sinun on myös rekisteröidyttävä osavaltion työttömyysturvavirastoon. SUI: ta laskettaessa on tärkeää muistaa, että nämä verot on maksettava sen mukaan, missä työntekijä asuu, ei sen mukaan, missä yritys toimii. Jos sinulla on tiimi etätyöntekijöitä, tämä voi saada hieman monimutkainen, mutta useimmissa valtioissa on online-resursseja auttaa sinua löytämään tiesi.
Valtion työkyvyttömyysvakuutus
tällä hetkellä viidessä osavaltiossa on jonkinlainen valtion työkyvyttömyysvakuutus, joka pidätetään työntekijöiden palkasta: Kaliforniassa, Havaijilla, New Jerseyssä, New Yorkissa ja Rhode Islandilla. Jokaisella on erilaiset ennakonpidätysvaatimukset sekä se, miten ne määrittelevät palkat ja paljon muuta.
liittovaltion työttömyysvero (FUTA)
tällä verolla rahoitetaan työttömyysturvaa työpaikkansa menettäneille työntekijöille. Työnantajana, sinun täytyy laskea 6% palkasta jokainen työntekijä ansaitsee määrittää, kuinka paljon olet velkaa liittovaltion työttömyysverot. FUTA ei kuitenkaan jää työntekijän palkasta pois, joten älä tee sitä virhettä.
työnantajien on lain mukaan maksettava työttömyysveroa, kunnes työntekijä saavuttaa kalenterivuoden verotettavaa palkkaa 7 000 dollaria. Sen jälkeen vuoden vastuu niistä täyttyy. Liittovaltion työttömyysverot maksetaan neljännesvuosittain. Etkö ole varma, onko sinun maksettava FUTA? Katsokaa liittovaltion työttömyysveroja.
pakollisten työnantajamaksujen tallettaminen
kun olet suorittanut palkanlaskennan, sinun on talletettava liittovaltion tuloverot, sosiaaliturva ja Medicare-varat, jotka pidätit IRS: lle. Näitä maksuja varten on kaksi talletusaikataulua – puoliviikkoinen tai kuukausittainen -. Lisätietoja oikea aikataulu yrityksesi IRS julkaisu 15-T. muista tiedosto neljännesvuosiraportti lomake 941 tai vuosittain lomakkeella 944 osoittaa palkat olet maksanut, vinkkejä työntekijät ovat raportoineet sinulle, ja työn verot. Sinun on myös noudatettava valtion verotalletussääntöjä.
vapaaehtoiset palkanmaksuvähennykset
eläkevakuutusmaksut
työnantajana sinulla on muutamia vaihtoehtoja pienyritysten työntekijöiden eläkesäästöohjelmille: SEP-IRA, SIMPLE-IRA tai perinteinen 401k. useimmat eläkemaksut ovat ennen veroja ja työnantaja maksaa ne usein tiettyyn prosenttiosuuteen asti. Vuodelle 2021 työntekijät voivat osallistua jopa $19,500 401k-suunnitelmaan. Yli 50-vuotiaat työntekijät voivat lisätä 7000 dollarin lisärahoituksen saadakseen heidät 26000 dollariin vuodessa.
terveyshyödyt
pienyritysten, joissa on alle 50 kokoaikaista työntekijää, ei tarvitse tarjota työntekijöilleen terveyshyötyjä, mutta se on paras etuus, jota työntekijät tavoittelevat. Useimmiten terveydenhuoltoetuuksien kustannusten kerääminen tehdään ennakonpidätyksenä. Muista, että terveys suunnitelma palkan vähennykset mukaan lukien maksut joustavat menot tilejä tai terveys säästötilit olisi perustettava dollarin määrä eikä prosenttiosuus tai työntekijän palkka.
henkivakuutus tai työkyvyttömyysvakuutus
monet työnantajat tarjoavat ryhmähenkivakuutusohjelmia sekä lyhyt-ja pitkäaikaisia työkyvyttömyysvakuutuksia varmistaakseen, että työntekijät saavat edelleen osan palkastaan, vaikka he vammautuisivat. Kuten terveydenhuollon suunnitelmat, näitä ohjelmia hallinnoidaan usein suuri vakuutusyhtiö, joka voi hoitaa rekisteröinnit puolestasi. Sinun täytyy varmistaa, että asianmukaiset vähennykset tehdään ja maksetaan jokaiselle työntekijälle, joka valitsee ohjelmaan.
pysäköinti-tai työmatkaliikenne
Työmatkaetuudet antavat mahdollisuuden vähentää työntekijöidensä pysäköintikulut tai kauttakulkumaksut ennen veroja. Huomaathan, että näitä varoja ei voi käyttää pyöräilyyn liittyvien kulujen, polttoaineen tai autovakuutuksen korvaamiseen. Vuodesta 2021 alkaen verottajan raja kuljetus-tai pysäköintikuluissa on 270 dollaria työntekijää kohti kuukaudessa, eivätkä maksut ole enää verovähennyskelpoisia työnantajalle.
Health & wellness
nämä ohjelmat voivat olla tapa edistää hyvinvointia työpaikalla ja sisältävät usein palkan vähennyksiä alennetuista kuntosalijäsenyyksistä, painonpudotusohjelmista, tupakoinnin lopettamisohjelmista ja ennaltaehkäisevistä terveystarkastuksista. He voivat myös olla maksuja lyömällä tiettyjä maaleja. Etuudet voivat olla verovapaita, mutta korvaukset ja palkkiot työntekijöille eivät. Työnantajat voivat vähentää kuntosalijäsenyyskulujen tukia sen verovuoden liiketoimintakuluina, jona ne on maksettu.
univormut
Jos yrityksesi vaatii univormuja ja veloittaa niistä työntekijöitä, muista, että palkan vähennykset kustannusten kattamiseksi eivät voi vähentää työntekijän tuntipalkkaa alle minimipalkan 7,25 dollaria tunnissa tai vaikuttaa heidän ylityökorvaukseensa Fair Labor Standards Act-lain nojalla. Kuitenkin, sinulla on oikeus prorate vähennys ajan niin kauan kuin niiden tuntitaksa ei alenneta.
Liittomaksut
Liittomaksut lasketaan yleensä ennalta määrättynä prosenttiosuutena työntekijän bruttopalkasta ja maksetaan säännöllisesti paikalliselle liitolle. Vuoden 2018 korkeimman oikeuden päätös Janus vastaan American Federation of State, County, and Municipal Employees (AFSCME) muutti sääntöjä maksujen perimisestä ammattiliittojen kaupoissa työskenteleviltä ammattiliittojen ulkopuolisilta työntekijöiltä. Nyt liittoon kuulumattomien työntekijöiden on aktiivisesti osallistuttava näiden maksujen keräämiseen. Useimmilla liitoilla on myös erityisiä vaatimuksia palkkataulukoille ja palkkalistoille, joten varaa aikaa sääntöjen ja määräysten tarkistamiseen liittokumppanisi kanssa. Unionin maksuja ei voida pitää verovähennyksinä ennen veroja.
529 koulutuksen säästösuunnitelmat
lähes kaikissa osavaltioissa on nyt jonkinlainen verolataus 529 koulutuksen säästösuunnitelma, joka tarjoaa palkansaajille kätevän tavan säästää. Joissakin valtion suunnitelmissa on vähimmäismaksuvaatimukset yhdessä muiden 529 suunnitelman sääntöjen kanssa. Suurinta osaa hallinnoivat suuret sijoitusyhtiöt, mutta jokaisella valtiolla on hyödyllinen verkkosivusto täynnä tietoa 529 palkanlaskennasta.
työpaikalla annettavat tai hyväntekeväisyyteen annettavat lahjoitukset
automaattinen antaminen antaa työntekijöille mahdollisuuden tukea suosikkiasiaansa siten, että heidän palkastaan vähennetään ennalta valittu summa koko vuoden ajalta. Muista saada kirjallinen tai sähköinen opt-in Tämän tyyppinen vähennys ja työskennellä hyvämaineinen kumppani, kuten United Way.
palkkojen ulosmittaus
vaikka työntekijöiden ei tarvitse suostua palkkansa ulosmittausmääräyksiin, niitä pidetään silti vapaaehtoisina, koska ne eivät kuulu pakollisiin valtion ennakonpidätyksiin. Tuomioistuin voi vaatia, että työnantaja perii palkan velan tai elatusmaksujen maksamatta jättämisestä tai muusta syystä. Tyypillisesti ulosmittaustilaus tulee ohjeet siitä, miten sinun täytyy lähettää nämä maksut.
Extra credit! Vapautetut vs. Ei-vapautetut työntekijät
Fair Labor Standards Act vahvisti nykyiset minimipalkka -, ylityösäännöt ja muut työnormit, jotka sinun on tunnettava saadaksesi palkanlaskenta kohdalleen. Siinä määriteltiin myös työntekijäryhmät, jotka liittyvät ensisijaisesti ylityösuojaan.
- ”Vapaamuotoiset” työntekijät voivat ansaita ylityökorvausta 1,5 kertaa säännöllisen tuntipalkkansa verran ja heille on maksettava vähintään liittovaltion minimipalkka 7,25 dollaria tunnilta.
- ”vapautettujen” työntekijöiden (jotka on vapautettu ylityökorvauksista) on oltava palkattuja, ansaittava vähintään 455 dollaria viikossa ja suoritettava työtehtäviä, kuten esimies -, hallinto-tai asiantuntijatehtäviä.
tämän eron ymmärtäminen on välttämätöntä palkanlaskennan (ja viime kädessä vähennysten) kannalta, koska ylityökorvaukset on laskettava osana Verovapaiden työntekijöiden bruttopalkkaa. Puhumattakaan siitä, että rikkomukset voivat olla kalliita; työnantajat, jotka rikkovat FLSA: n minimipalkka-tai ylityökorvauslakeja, voivat olla juridisesti vastuussa sekä palkan vajauksesta että vahingoista. Hallitus tarjoaa tämän kätevän oppaan, joka auttaa varmistamaan, että olet yhteensopiva. Muista tarkistaa osavaltion ylitöiden vaatimukset myös täältä.
miten tämä tekijä vaikuttaa palkan vähennyksiin? Tietyissä olosuhteissa työnantaja voi vähentää palkan, jos vapautetut työntekijät jäävät pois töistä.
That ’ s (finally) all, folks!
Palkanmaksuvähennykset eivät välttämättä ole aina hauskoja, mutta niiden saaminen oikein on tärkeä osa yrityksen onnistumista. Toivomme, että tämä opas on ollut hyödyllinen sinulle, kun suunnittelet seuraavaa palkanlaskentaasi ja rakennat tiimin, joka auttaa sinua saavuttamaan kaikki tavoitteesi.