kirjoittanut: Eman Abouzeid
termejä kuten osto, osto ja hankinta käytetään usein vaihdellen. CIPS kuitenkin erottaa ”ostot & hankinnat” seuraavasti:
ostot: määritellään ”toiminnoiksi, jotka liittyvät organisaation tarvitsemien tavaroiden ja palvelujen ostamiseen”. Ostaminen on vain yksi osa laajempaa hankintatoimintoa, ja siihen sisältyy toimintoja, kuten tilaaminen, nopeuttaminen, tavaroiden vastaanottaminen varastoon ja toimittajille maksaminen.
hankinnat: määritellään ”tuotteiden tai palvelujen hankintaan liittyväksi toiminnaksi”. Hankinta on laajempi termi kuin ostaminen; yleensä siihen luetaan ostosopimuksen tekemistä edeltävät toiminnot. Se sisältää esimerkiksi:
– tarpeen tunnistaminen.
– hankinta (eli mahdollisten toimittajien tunnistaminen ja arviointi).
– sopimuksen jälkeinen toiminta (sopimushallinta & toimittajasuhteiden hallinta).
tässä analyysissä ostamisen ja hankinnan perusprosessit on tiivistetty seuraavasti:
ostoprosessi sisältää:
– Ostopyyntöjen vastaanottaminen (PR) käyttäjäosastolta.
– hankkimalla lainauksia toimittajilta ja arvioimalla niitä.
– virallisen ostotoimeksiannon (po) asettaminen.
– vastaanottavat tuotteet / materiaalit varastoon.
– Maksun suorittaminen tavarantoimittajille.
hankintaprosessi sisältää:
– Toimitusmarkkinoiden seuranta.
– potentiaalisten toimittajien tunnistaminen.
– valmistellaan hyväksyttyjen toimittajien luetteloa.
– sisäisten käyttäjäyksiköiden oikeiden tarpeiden tunnistaminen.
– muunnetaan tarpeet selkeiksi eritelmiksi, jotka tavarantoimittajat voivat ymmärtää.
– lainausten hankkiminen ja arviointi.
– oikeiden toimittajien valinta.
– tehokkaat neuvottelut.
– Sopimuskehitys.
– Sopimushallinta.
– maksu.
– toimittajasuhteiden hallinta.
perustuu edellä mainittuihin:
hankinta on sateenvarjo / laajempi termi kattaa ostamisen.
hankinta on hankintaa laajempi prosessi, koska se sisältää vain vähän varsinaista hankintaa edeltäviä toimintoja (eli oikeiden tarpeiden kartoittamista, selkeiden määritysten laatimista, markkinoiden kartoittamista) & muutamia varsinaisen hankinnan jälkeisiä toimintoja (eli toimittajasuhteiden hallintaa, sopimusten hallintaa).
ostaminen on ”Reaktiivisempaa” sisäisiin tarpeisiin. Samaan aikaan hankinnoissa on ”proaktiivinen” lähestymistapa, koska se toimii käyttäjäosaston kanssa oikeiden tarpeiden tunnistamisessa. Lisäksi hankinnat edistävät tuotesuunnittelua markkinatuntemustaan hyödyntäen.
ostaminen on enemmän ”transaktiota” – keskittyy vain ostotransaktioihin toimittajasuhteiden sijaan.
hankinnat ovat enemmän ”Relationaalisia” – keskittyvät luomaan ja ylläpitämään hedelmällisiä ja rakentavia pitkäaikaisia suhteita päteviin toimittajiin / toimittajiin.
ostamisella on ”lyhyen aikavälin tavoitteet”-5 oikeuden saavuttaminen (oikea laatu – oikea määrä – oikea hinta – oikea paikka – oikea aika).
hankinnat ovat enemmän ”strategisia tai niillä on pitkän aikavälin tavoitteita”-ne edistävät organisaation kilpailuedun ja sen strategisten tavoitteiden saavuttamista.
johtopäätöksenä:
hankinta on laajempi termi kuin ostaminen ja sillä on laajempi prosessi kuin ostaminen.
hankinnat ovat ennakoivampia, suhteellisempia ja strategisempia kuin hankinnat.
Kiitos, että varasit aikaa artikkelini lukemiseen !