korvaus ei saa ylittää liikematkojen veroprosenttia. Pysäköinti ja tietullit ovat lisävähennyksiä, koska ne eivät sisälly tavanomaiseen kilometrimaksuun.
mikä on ”kohtuullinen aika”? Verottajan mukaan kyse on faktoista ja olosuhteista. Siinä on kuitenkin suuntaviivoja, joissa määritellään, mikä on kohtuullinen aika.
Jos työntekijä on saanut ennakkoa, se on pitänyt antaa 30 päivän kuluessa matkapäivästä. Kulu on todennettava 60 päivän kuluessa kulun maksamisesta.
ylimääräinen korvaus– mahdollinen ylimääräinen korvaus on palautettava 120 päivän kuluessa siitä, kun työnantajalta on saatu selvitys maksamatta olevista ennakkomaksuista.
nämä ovat veroviraston ohjeita, ja yhtiöllä on vapaus panna täytäntöön rajoittavampia sääntöjä. Esimerkiksi, yhtiö voi vaatia näyttöä menoja yli $25, eikä IRS $75 raja.
samoin yhtiö voi maksaa kilometrikorvauksesta verottajan vakiohintaa halvemmalla. Vastuullisen järjestelyn mukaiset korvaukset eivät ole työntekijöille veronalaista tuloa, eikä niitä näy työntekijöiden 1040-luvulla. työntekijät eivät voi enää vähentää maksamattomia kuluja.
Ei-tilitettävät järjestelyt
vastuullisen järjestelyn vaihtoehtona on vähennys-tai ei-tilitettävät järjestelyt. Määritelmän mukaan ei-kirjanpitovelvollinen suunnitelma on sellainen, joka ei täytä vastuullisen suunnitelman vaatimuksia.
rutiininomaisesti näissä suunnitelmissa työnantaja tarjoaa työntekijälle tietyn määrän tai korvauksen matkakuluja varten. Työntekijä ei tilitä työnantajalle näiden varojen menoja.
päivärahan määrä on veronalaista tuloa ja se tulisi sisällyttää työntekijän W-2: een. Kuten edellä mainittiin, TCJA on muuttanut merkittävästi ulos-of-pocket kulujen vaikutusta työntekijän tuottoon, koska ne eivät ole enää vähennyskelpoisia eriteltynä vähennyksenä.
tämä lisää korvaussuunnitelmien tarkistamisen tärkeyttä ja sen varmistamista, että työntekijät ovat tietoisia siitä, miten nämä muutokset voivat vaikuttaa heihin
tavanomaiset ja tarpeelliset
riippumatta siitä, korvaako työnantaja kulun vai kuuluuko se työntekijälle, sovelletaan samoja veroviraston ohjeita. Kulun on oltava tavallinen ja välttämätön IRS: n sääntöjen mukaan.
ilmaisuilla ”tavallinen” ja ”välttämätön” on verotuksessa erityinen merkitys, eikä näiden sanojen yhteistä käyttöä voida soveltaa tässä yhteydessä.
tavalliset kulut ovat yleisesti käytettyjä ja yleisten toimialan standardien mukaan hyväksyttyjä kuluja – toisin sanoen kuluja asioista, joita tyypillisesti tarvitaan yrityksen pyörittämiseen. Kulu on välttämätön, jos se on hyödyllistä ja tarkoituksenmukaista liiketoiminnan.
keskity sanaan ”avulias.”Kulu on hyödyllinen, mutta ei välttämätön, ammatin tai liiketoiminnan asianmukaiseen hoitamiseen.
se, mikä on tavallista ja tarpeellista, riippuu myös yksittäisestä tilanteesta. Voi olla tavallista ja tarpeellista keskustella asiakkaan kanssa liiketoimista kalliissa ravintolassa ja tarjota limusiinipalvelua neuvoteltaessa miljoonien dollarien sopimuksesta. Sen sijaan 500 dollaria vuosittain ostavan asiakkaan kohdalla saman tekemistä ei pidettäisi tavanomaisena ja tarpeellisena.
kulujen on oltava sekä tavanomaisia että välttämättömiä, jotta ne olisivat vähennyskelpoisia tai korvattavia. IRS: llä on myös oikeus soveltaa” ylenpalttista ” kriteeriä liiketoimintakuluihin ja se voi kieltää kaikki kulut, joita se pitää ylenpalttisina tai kohtuuttomina. Näitä kriteerejä sovelletaan yleensä vain äärimmäisissä olosuhteissa.
on tärkeää niin IRS-näkökulmasta kuin eettisestikin, että kaikki työntekijöiden korvaukset hoidetaan asianmukaisesti ja tasapuolisesti. Tätä aluetta voidaan helposti käyttää väärin. Asettaminen ja seuraavat politiikkaa näiden menojen on välttämätöntä, jotta yritys on taloudellisesti vastuussa ja välttää IRS tutkimuksia. Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä Victor Evansiin osoitteessa [email protected], Ross Walker [email protected] tai vonlehmanin veroneuvoja.