arkistotutkimus on yleensä sekundaaritutkimusta monimutkaisempaa ja aikaa vievää, ja se asettaa haasteita relevanttien dokumenttien tunnistamisessa, paikantamisessa ja tulkinnassa. Vaikka arkistoilla on samanlaisia piirteitä ja piirteitä, ne voivat myös vaihdella merkittävästi. Vaikka julkisesti rahoitetuilla arkistoilla voi olla toimeksiantoja, jotka edellyttävät niiden olevan mahdollisimman helposti saatavilla, muunlaisilla, kuten yritys -, uskonnollinen-tai yksityisarkistoilla, on eriasteinen pääsy ja löydettävyys. Joitakin aineistoja voidaan rajoittaa muilla tavoin, kuten arkaluonteisia tai turvaluokiteltuja tietoja tai julkaisemattomia teoksia sisältäville aineistoille, tai aineiston luovuttajan kanssa tehdyillä sopimuksilla. Lisäksi arkistotiedot ovat usein ainutlaatuisia, ja tutkijan on oltava valmis matkustamaan päästäkseen niihin. Myös silloin, kun materiaalit ovat saatavilla digitaalisessa muodossa, niihin voi liittyä rajoituksia, jotka kieltävät niiden käytön paikan ulkopuolella.
arkistokokoelmien paikantaminen
ennen verkkohakua unionin luettelot olivat tärkeä työkalu aineistojen löytämisessä kirjastoista ja arkistoista. Yhdysvalloissa tutkijat ovat käyttäneet National Union Catalogia ja National Union Catalog of Manuscript Collections-kokoelmaa arkistojen paikantamiseen, vaikka suuri osa sen tiedoista on sittemmin siirtynyt verkkojärjestelmiin.
yhä useampi Arkistolaitos löytyy verkkohaun kautta. Lisäksi portaalit, kuten Europeana, Digital Public Library of America ja National Library of Australian Trove tarjoavat linkkejä jäseninstituutioihin.
Isossa-Britanniassa Jisc isännöi Arkistojubia, kun taas OCLC: n ArchiveGrid tarjoaa kansainvälisen portaalin lähinnä kirjastopohjaisille laitoksille, jotka käyttävät MARC: tä omistustensa luettelointityökaluna. Association of Canadian Archivists (ACA) on tehnyt yhteistyötä ohjelmistoyritys Artefactualin kanssa luodakseen Archivescanadan, kun taas Australian Society of Archivists on käyttänyt samaa ohjelmistoa hakemistossaan Archives in Australia. Hakua ja löytämistä helpottavat monet muut verkkohakuvälineet, kuten englanninkielisten kirjallisuuden Käsikirjoitusten ja kirjeiden Sijaintirekisteri, Janus guide to archival materials in institutions in Cambridge, UK, ja CARTOMAC: Archives littéraires d ’ Afrique.
Jos arkistoa ei löydy verkkohaulla tai julkisesti noteeratulla kokoelmalla, tutkija voi joutua jäljittämään sen olemassaoloa muilla keinoin, kuten seuraamalla muiden tutkijoiden sitaatteja ja viittauksia. Tämä koskee erityisesti sellaisten yritysten tai muiden organisaatioiden hallussa olevia aineistoja, jotka eivät välttämättä käytä arkistonhoitajaa eivätkä siten ole tietoisia aineistojensa laajuudesta tai sisällöstä.
hyvin rajoitetuissa arkistoissa pääsy voidaan rajoittaa vain henkilöille, joilla on tietty pätevyys tai kytkös korkeakouluihin, ja silloin vain tietyn tasoisille. Ne, joilla ei ole tarvittavia valtakirjoja, voivat joutua pyytämään esittelykirjeitä yksityishenkilöltä tai toimielimeltä arkistoon toimittamista varten.
arkistojen sisältämien aineistojen paikantaminen
arkistot sisältävät yleensä ainutkertaisia aineistoja ja niiden organisaatio voi myös olla täysin ainutlaatuinen tai omalaatuinen niitä ylläpitävälle laitokselle tai organisaatiolle. Tämä on yksi tärkeä ero kirjastoihin, joissa aineisto on järjestetty standardoitujen luokittelujärjestelmien mukaan. Perinteisesti arkistot ovat noudattaneet respect des fonds-periaatetta, jossa alkuperä ja alkuperäinen järjestys säilytetään, vaikka arkistonhoitaja voi tehdä joitakin fyysisiä tai älyllisiä uudelleenjärjestelyjä arkistojen käytön helpottamiseksi. Arkistokuvauksen perusohje on International Council on Archives (ICA) – järjestön laatima Kansainvälinen Arkistokuvauksen standardi (international Standard of Archival Description, General) (isad/G tai ISAD). Yhdysvaltalaisia instituutioita voi ohjata myös arkistojen kuvaaminen: SISÄLTÖSTANDARDI (DACS) ja Kanadassa Arkistokuvauksen säännöt (Rad). Sen ymmärtäminen, miten arkistokuvaukset ja apuvälineiden löytäminen rakentuvat, tunnetaan arkistoälynä.
näiden painettujen ja online-luetteloiden ja luetteloiden laatimista koskevien standardien ja sääntöjen lisäksi arkistonhoitajat voivat myös tarjota pääsyn luetteloihinsa sovellusliittymien kautta tai koodausstandardien EAD (koodattu arkistokuvaus) (joka liittyy fondeihin, sarjoihin ja esineisiin) ja EAC (koodattu arkistokonteksti)(arkiston luoneet organisaatiot ja ihmiset) kautta.
Etsintäapuväline on yleinen arkistonhoitajien luoma lähdeviite aineistojen paikantamiseen. Niitä on monenlaisissa muodoissa, kuten rekistereissä, korttiluetteloissa tai inventaarioissa. Monia arkistodokumenttien apuvälineitä löytyy nykyään verkosta verkkosivuina tai ne ladataan asiakirjoiksi, kuten Kongressin kirjaston harvinaisesta kirjasta & Erikoiskokoelmat. Apuvälineiden löytämisen yksityiskohtaisuus voi vaihdella rakeisista erätason kuvauksista karkeisiin keräystason kuvauksiin. Jos arkistossa on suuri ruuhka käsittelemätöntä aineistoa,ei välttämättä löydy minkäänlaista apua. Vuoden 2005 tienoilla monet pohjoisamerikkalaiset keräilyarkistot ovat omaksuneet ideologian nimeltä ”enemmän tuotetta, vähemmän prosessia” (More Product, Less Process), jolla pyritään lyhentämään käsittelyaikaa tai helpottamaan ruuhkia, jotta materiaaleihin pääsisi käsiksi nopeammin, minkä tuloksia voidaan kuvailla minimaalisesti aidsin löytämiseksi.
vaikka useimmat arkistovarastot toivottavat tutkijat tervetulleiksi ja niillä on ammattitaitoista henkilökuntaa, jonka tehtävänä on auttaa heitä, asiakirjojen suuri määrä merkitsee sitä, että apuvälineiden löytämisestä voi olla vain vähän hyötyä: tutkija joutuu metsästämään läpi suuria määriä asiakirjoja etsiessään tutkimukseensa liittyvää aineistoa. Jotkin asiakirjat voidaan salassapitosyistä sulkea julkisuudelta, ja toiset voidaan kirjoittaa arkaaisella käsialalla, muinaisilla tai vierailla kielillä tai teknisellä terminologialla. Arkistodokumentit luotiin yleensä välittömiin käytännön tai hallinnollisiin tarkoituksiin, ei tulevien tutkijoiden hyödyksi, ja niiden ymmärtämiseksi saatetaan tarvita lisää kontekstitutkimusta. Monet näistä haasteista kärjistyvät, kun tiedot ovat edelleen tuottavan elimen hallussa tai yksityisissä käsissä, jolloin omistajat tai huoltajat eivät ehkä halua tarjota pääsyä ulkopuolisille tiedustelijoille ja kun apuvälineiden löytäminen voi olla vielä alkeellisempaa tai olematonta.
Consulting archival materialssedit
on-siteEdit
arkistoaineistoa säilytetään yleensä suljetuissa pinoissa ja kiertämättöminä. Käyttäjät pyytävät nähdä arkistoista tiettyjä aineistoja ja voivat tutustua niihin vain paikan päällä. Kun käyttäjä on paikantanut tietueen sijainnin löytöavustimen tai muun löytötyökalun avulla, hän voi joutua lähettämään pyynnön arkistoon, esimerkiksi pyyntölomakkeella. Jos osa arkiston tiloista sijaitsee erillisessä rakennuksessa tai laitoksessa, aineistojen noutaminen kestää päiviä tai viikkoja, jolloin käyttäjän on esitettävä pyyntönsä ennen paikan päällä tapahtuvaa kuulemista.
lukusali on yleensä arkistossa tai sen läheisyydessä oleva tila, jossa käyttäjät voivat tutustua arkistoaineistoon henkilökunnan valvonnassa. Joidenkin materiaalien ainutlaatuinen, hauras tai herkkä luonne edellyttää joskus tietynlaisia rajoituksia niiden käytölle, käsittelylle ja/tai päällekkäisyydelle. Monet arkistot rajoittavat sitä, millaisia esineitä lukusaliin voi tuoda ulkopuolelta, kuten kyniä, muistilappuja, laukkuja ja jopa vaatteita, jotta ne eivät varoisi varastamista tai materiaalivahinkojen vaaraa. Muita rajoituksia voidaan asettaa niiden materiaalien lukumäärälle, joita voidaan tarkastella tiettynä ajankohtana, kuten käyttäjän rajoittaminen yhteen laatikkoon kerrallaan ja kaikkien materiaalien asettaminen tasaiseksi ja näkyväksi koko ajan. Jotkut arkistot tarjoavat perustarvikkeita, kuten romupaperia ja lyijykyniä tai vaahtokiiloja epätavallisen suurten materiaalien tukemiseen. Arkistossa voi olla saatavilla päällekkäisyyspalveluja, vaikka käytännöt, kustannukset ja tarvittava aika voivat vaihdella. Yhä useammin arkistojen avulla käyttäjät voivat myös käyttää omia laitteitaan, kuten käsikameroita, kännyköitä ja jopa skannereita, materiaalien kopioimiseen. Vaikka valkoisen tai minkä tahansa muun hansikkaan käyttö on suosittua televisio-ohjelmissa, arkistodokumenttien käsittelyssä ei välttämättä tarvita sivujen ja tekstin hauraudesta johtuvia huolia. Niitä voidaan tarvita käsittelymäärissä, joissa on huono sidos, jos käsineet poistetaan sisäsivuilta lian ja muun materiaalin kulkeutumisen estämiseksi, ja niitä tulee käyttää valokuvia käsiteltäessä. Tarkista aina arkistonhoitajalta, tarvitaanko käsineitä vai ei.
arkistot voivat myös tarjota pääsyn sisältöön mikrofilmin kautta (mukaan lukien tuoteseloste ja muut formaatit) alkuperäisen arkiston haurauden tai suosion vuoksi. Samasta syystä voidaan toimittaa myös digitaalisia kopioita. Ennen kuin pyydät pääsyä alkuperäiseen, varmista, että tuotteet, jotka on muotoiltu uudelleen, ovat sopivia tarpeisiisi. Syitä pyytää pääsyä alkuperäiseen sisältöön voisi olla tarve tarkastella värikuvaa (arkkitehtoninen perspektiivi ja korkeuspiirustukset, kartat ja suunnitelmat jne.) tai saavutettavuussyistä (vähäistä näköhuimausta ei yleensä pidetä syynä alkuperäisteosten saatavuuteen, koska vaikutusta voidaan lieventää hitaammalla elokuvan läpikäymisellä).
jotkin aineistot voivat sisältää elävien henkilöiden yksityisyyttä ja luottamuksellisuutta koskevia tietoja, kuten lääkärin-ja opiskelijarekistereitä, ja ne vaativat erityistä huolellisuutta. Materiaaleja, jotka saattavat sisältää henkilökohtaisia tietoja, kuten sosiaaliturvatunnuksia tai nimiä, on käsiteltävä asianmukaisesti, ja arkisto voi tarjota sensuroituja kopioita materiaaleista tai kieltää pääsyn materiaaleihin kokonaan yksityisyyden tai muiden lainsäädännöllisten huolenaiheiden vuoksi.
Off-site and electronic materialsEdit
yhä useammat arkistoaineistot digitoidaan tai syntyvät-digitaalisiksi, jolloin niitä voidaan käyttää muualla kuin paikan päällä Internetin tai muiden verkottuneiden palvelujen kautta. Arkistot, joilla on yleisön saatavilla digitaalista aineistoa, voivat tehdä omistuksistaan löydettäviä Internetin hakukoneille jakamalla tai paljastamalla niiden sähköisiä luetteloita ja/tai metatietoja käyttäen standardeja, kuten Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH). Joissakin laitoksissa on verkkoportaaleja, joissa käyttäjät voivat vapaasti käyttää arkiston saataville asettamaa digitaalista aineistoa, kuten New Yorkin yleisen kirjaston arkistoa tai Smithsonian Institutionin arkistoa. Hallitukset ja niihin liittyvät laitokset voivat käyttää näitä ”sähköisiä” tai ”virtuaalisia” lukusaleja ladatakseen asiakirjoja ja materiaalia, joita yleisö on pyytänyt esimerkiksi FOIA: n pyyntöjen kautta tai tietojen julkistamista koskevien käytäntöjen mukaisesti.