sähköpostiviestintä alkoi vuonna 1971, kun Ray Tomlinson lähetti ensimmäisen sähköpostin itselleen. Vaikka tämä tekniikka on jo 43 vuotta vanha, lähetetään miljardeja sähköposteja joka päivä. Joskus Luemme ja lähetämme päivittäin enemmän sähköposteja kuin tapaamme oikeita ihmisiä. Sähköpostiviestinnässä teemme kuitenkin samoja virheitä, joita meidän tulisi välttää omaksi parhaaksemme. Joten miten parantaa sähköposteja?
alla 10 vinkkiä tehokkaaseen sähköpostiviestintään:
ole selkeä ja ytimekäs
useimmilla ihmisillä on liian vähän aikaa päivässä lukea ja vastata sähköposteihin. Sähköpostin rungon tulee olla informatiivinen ja suora. Pidä sähköpostit lyhyinä ja selkeinä, lukija arvostaa sitä. Harkitse bulleted pistettä tai kirjallisesti erillinen sähköposti kunkin aiheen sinun täytyy kommunikoida jonkun kanssa.
muista: Pitkät sähköpostit imevät ihmisistä elämän.
ole kohtelias
ellet ole hyvissä väleissä jonkun kanssa, vältä epämuodollista kieltä, jargonia, slangia ja sopimattomia lyhenteitä. Mieti, miltä sähköpostisi” tuntuu ” tunnetasolla. Jos tunteesi voitaisiin ymmärtää väärin, keksi toinen tapa lausua sanasi. Ole ystävällinen, kunnioittava ja kiitollinen.
Haluatko tietää, milloin kannattaa käyttää rentoa, muodollista, vakavaa tai ystävällistä sävyä?
käytä selkeää aiheriviä
asiarivin perusteella ihmiset päättävät, avataanko Sähköposti vai ei. Monet ihmiset saavat valtavan määrän sähköposteja, on tärkeää kuvata, mitä lukija löytää sisältä.
kiinnitä huomiota oikeinkirjoitukseen ja kielioppiin
Tämä on helppo tapa osoittaa, että välität. Yritä lukea viestisi ääneen, jotta saat kiinni kielioppivirheistä tai hankalasta fraseerauksesta, jonka saatat muuten menettää.
muista, että sähköposti ei ole koskaan yksityinen
viestisi voi välittyä muille ihmisille tietämättäsi. Jos tietosi ovat erittäin luottamuksellisia, varmista, että ne tulevat oikealle henkilölle.
laita pääkohtasi alkuun
Jos vastaat kysymykseen jonkun sähköpostissa, laita vastaus lähelle alkua. Useimmat ihmiset eivät tykkää lukea pitkiä kappaleita saada pääasia lopussa viestin.
käytä VASTAUSNÄPPÄINTÄ
Sisällytä Edellinen viesti, kun vastaat sähköpostiin. Älä aloita uutta sähköpostia. Tämä käytäntö säästää aikaa ja vastaanottajan aikaa.
ole ympäristöystävällinen
Vältä sähköpostien tulostamista aina kun mahdollista. Pystyt pitämään viestintäsi paremmin järjestyksessä ja lisäksi säästämään puita.
Vältä huutamista
Älä käytä kaikkia korkkeja, se viittaa huutamiseen. On myös vaikeampaa lukea kirjoitettuja kirjaimia, jotka ovat kaikki samankokoisia, joten anna lukijoille tauko.
Sisällytä allekirjoituksesi
älä piiloudu sähköpostin taakse vaan liitä mukaan nimesi. Sulje viestisi sanoilla” terveisin”,” terveisin ”tai” kaikkea hyvää ” tilanteesta riippuen. Älä unohda kirjoittaa yrityksen nimeä omalla nimelläsi.
ymmärrä, että kun viestisi on lähetetty, sitä on mahdotonta muistaa. Lähettämällä väärän viestin jollekulle saatat vahingoittaa ja pilata yrityksesi tai urasi. Tarkista aina viestisi ja vastaanottajan rivi ennen sähköpostin lähettämistä.
Bonusvinkki: käytä sähköpostipohjaa!
Säästä aikaa kauniiden sähköpostikampanjoiden luomiseen käyttämällä muokattavia sähköpostimalleja, jotka näkyvät oikein kaikilla laitteilla!
Create stunning templates