Hvis du ejer en lille virksomhed, skal du før eller senere spore din virksomheds daglige udgifter, når du bygger din venture fra bunden.
det kan virke unødvendigt, når du først starter, da dine mindre kapitaludgifter kan virke uvæsentlige og have ringe effekt på din virksomhed. Men jo før du begynder at opretholde en forretningsudgiftsrapport med et regelmæssigt interval, jo mindre arbejde skal du gøre i skattesæsonen og tidspunkter, hvor din driftskapital er lav.
Hvad er en Forretningsudgiftsrapport?
Hvis navnet er en indikation, ser forretningsudgiftsrapporter ud som om de sporer hver cent, du bruger, mens du kører din virksomhed, men selvom det til en vis grad er sandt, er det ikke nøjagtigt, hvad de er. Udgiftsrapporter er i det væsentlige former, der stemmer overens med alle de penge, der bruges på rejser, måltider, logi, uddannelse, tilfældige, og underholdning, som en medarbejder eller virksomhedsejer køber ud af deres egen lomme i modsætning til at bruge en tidligere leveret dagpenge.
formularen eller rapporten udfyldes regelmæssigt (typisk månedligt eller kvartalsvis) og sendes derefter til virksomhedens bogholder, kreditorafdeling eller ejer. Når udgifterne er berettiget med en kvittering for køb og virksomhedsgodkendelse, sendes den person, der indgav rapporten, en check for refusion af afholdte udgifter.
årsager til, at du skal bruge en Forretningsudgiftsrapport
udgiftsrapporter kan være en kedelig opgave, men i sidste ende tjener de virksomhedens bedste i tilfælde af en økonomisk tvist eller revision. Ved at indgive disse rapporter regelmæssigt kan du sikre dig, at du og dine medarbejdere budgetterer korrekt for udgifter, der er nødvendige for at holde din virksomhed økonomisk sikker, samt opretholde virksomhedens moral og velvilje.
ingen medarbejder (eller virksomhedsejer) vil nogensinde bruge deres personlige midler til at udføre det job, de er ansat til at udføre for en løn. Så at holde og indgive en udgiftsrapport efterlader alle involverede parter i en bedre økonomisk situation end at lade sådanne omkostninger antages af medarbejderen eller ejeren i stedet for af virksomheden.
Hvis du er en solopreneur, eller hvis du driver en mikrovirksomhed, kan udgiftsrapporter virke tåbelige, men igen er de lige så vigtige for din virksomhed som for en medarbejder hos et selskab som Apple eller Disney. Sporing, hvor du bruger dine midler til at engagere dig i din lille virksomheds professionelle aktiviteter, er en del af din virksomheds finanspolitiske kontrol og bør bruges, når du arkiverer skatter for nøjagtigt at redegøre for, hvor mange penge din virksomhed har brugt hele året.
Sådan oprettes en udgiftsrapport, der er skræddersyet til din virksomhed
individuelle brancher kan diktere, hvad din lille virksomheds udgiftsrapportformularer skal indeholde, baseret på hvilke omkostninger der er standard for din virksomhed at drive forretning. For eksempel, hvis et antal af dine medarbejdere er i salg, og de forventes at lejlighedsvis tage potentielle og etablerede kunder ud til frokost eller middag, skal din virksomheds udgiftsrapportformular afspejle muligheden for salgsteammedlemmet til at indsende en kvittering for mad og underholdning og detaljerne om udgiften let, så de kan blive refunderet for det brugte beløb til at vinde og spise en klient. Derfor skal indtastning eller kode for måltider være standard på din virksomheds udgiftsrapportformular.
et andet eksempel på effektivt at skræddersy din lille virksomheds udgiftsrapporter til dine behov er at give mulighed for en kode eller post dedikeret til trænings-eller konferencegebyrer. I mange brancher i dag er det nødvendigt at holde sig på toppen af ny teknologi, tænketank brainstorming sessioner eller certificeringsfornyelser for at forblive konkurrencedygtige. Hvis din virksomhed ikke regelmæssigt redegør for sådanne begivenheder og værksteder i det årlige budget, er det et praktisk og fornuftigt valg at inkludere denne mulighed på en tilpasset udgiftsrapport til refusion.
skabeloner eller eksempler på generelle forretningsudgiftsrapporter kan nemt findes online, men hver lille virksomhed er unik, og du bør forsøge at ændre skabeloner for at afspejle dine specifikke forretningsbehov. Nogle gange er disse skabeloner kun i et trykt papirformat, og andre er alle digitale. Uanset hvad skal du huske at sikre dig, at alle omkostninger, der anmodes om refusion, understøttes af en faktura eller kvittering. Dette er ikke kun et godt mål for dine bogføringsfiler, men kan også være nødvendigt, hvis en skatterevision er nødvendig.
Hvis du aldrig har brugt en udgiftsrapport før og ikke kan afgøre, om du vil bruge en papirformular eller en onlineindstilling, skal du starte med en papirrapport, indtil du bliver vant til at udfylde en, før du flytter til en skybaseret tjeneste eller et digitalt program.
et eksempel på en grundlæggende udgiftsrapport for små virksomheder er inkluderet nedenfor:
denne skabelon kan være forenklet, men den fanger minimum af, hvad din virksomheds udgiftsrapporter skal spore, og kan let ændres til at omfatte flere kategorier eller en række begivenheder. Medarbejdere, der ofte rejser til konferencer, underholder klienter eller deltager i flere træningsværksteder og sessioner hvert år, skal kunne indtaste alle deres oplysninger i måneden (eller længere) på hver formular.
hvis skabelonen ovenfor er for rudimentær, kan en simpel online søgning afsløre et stort udvalg af papir-og digitale udgiftsrapportindstillinger at vælge imellem. Hvis du er interesseret i cloud-baserede udgiftsrapportsporingstjenester, tilbyder virksomheder som Procurify, Coco Cost og Rydoo populære systemer, der gør udgiftsoptagelse enkel og intuitiv.
Sådan tager du skattekontrol af din lille virksomhed
ejere af små virksomheder ville være klogt at begynde at bruge udgiftsrapporter, så snart de er i stand til at få deres virksomhed fra jorden. Ud over at give dig muligheden for at holde styr på, hvor din lille virksomheds penge går til enhver tid, giver de dig mulighed for at forberede dig på skattesæsonen og holde dig foran en revision, samt forsikrer medarbejdere, de føler sig værdsatte ved at vide, at deres virksomhed dækker de afholdte udgifter, mens de var fokuseret på at udføre deres job.
en succesfuld virksomhed er en, hvor den finanspolitiske kontrol er fast sikret i virksomhedsejerens hænder, og et etableret forretningsudgiftsrapportsystem kan hjælpe dig med at opnå det.